El módulo de Onboarding de Buk te permite organizar y acompañar el proceso de incorporación de una persona a la empresa.
A través de este módulo puedes definir tareas, automatizar correos, recopilar información antes del ingreso y hacer seguimiento al avance del proceso de onboarding de cada colaborador.
Este artículo está pensado como una guía general para entender cómo funciona el módulo, cómo se conectan sus partes y en qué artículo profundizar cada tema.
Qué puedes hacer con Onboarding
Con Onboarding puedes preparar un proceso de incorporación más ordenado y consistente para cada nuevo ingreso. Por ejemplo, puedes:
- coordinar tareas entre distintas personas
- automatizar comunicaciones
- solicitar información antes del ingreso
- dar seguimiento al avance del proceso
- estandarizar onboardings según área o cargo
Cómo funciona Onboarding
Onboarding funciona en una lógica simple: primero configuras lo que quieres usar y luego lo aplicas a una persona.
Primero preparas la configuración base del módulo, como tareas, correos, pre ingreso y procesos. Luego creas el onboarding de una persona usando esa configuración. Desde ahí, el proceso queda activo y puedes hacer seguimiento a su avance. En términos generales, el módulo se compone de dos grandes partes.
Plantillas
Aquí preparas la base de tu onboarding. En esta parte defines las tareas, los correos, el pre ingreso y las plantillas de procesos que luego podrás reutilizar.
Procesos
Aquí creas, administras y realizas seguimiento de los onboardings. Es decir, tomas la configuración anterior y la aplicas a cada caso.
Las piezas principales del módulo
Tareas
Las tareas son acciones que deben completarse como parte del proceso de onboarding. Por ejemplo, pueden servir para entregar un equipo, enviar credenciales o pedir al nuevo colaborador que complete alguna acción.
En esta sección es importante distinguir entre dos conceptos:
- Plantilla de tarea: es la configuración reutilizable
- Tarea real: es la tarea ya creada dentro del onboarding de una persona
Una tarea puede estar asignada al nuevo colaborador, al supervisor o a una persona específica. Esa persona será la responsable de ejecutarla y marcarla como completada.
Además, según su configuración, una tarea puede tener plazo, prioridad, descripción y visibilidad para el colaborador.
El nuevo colaborador verá las tareas que le correspondan y que estén configuradas como visibles para él. Otras personas, como supervisores o responsables específicos, verán las tareas que tengan asignadas.
Si quieres revisar este tema en detalle, consulta el artículo Tareas - Manual.
Correos
Los correos permiten automatizar comunicaciones dentro del onboarding.
Por ejemplo, puedes configurar mensajes de bienvenida, recordatorios o instrucciones para distintas personas involucradas en el proceso.
También aquí conviene distinguir entre dos niveles:
- Plantilla de correo: es la configuración reutilizable
- Correo programado o enviado: es la ejecución real de ese correo dentro del onboarding de una persona
Cuando se crea un proceso, Buk toma esa configuración y programa los envíos según lo definido.
Si quieres profundizar en este tema, revisa el artículo Correos - Manual.
Pre ingreso
El pre ingreso permite iniciar y preparar un onboarding para una persona que todavía no ha ingresado formalmente a la empresa.
Esto sirve cuando necesitas avanzar con parte del proceso antes de que exista el colaborador creado en la plataforma. Por ejemplo, puedes solicitar información, reunir documentos y dejar preparado el onboarding con anticipación.
En la práctica, el pre ingreso funciona como una etapa previa al alta. Durante ese período, la persona aún no ha ingresado oficialmente, pero ya puede avanzar en el envío de datos o documentación requerida. Al mismo tiempo, el proceso de onboarding puede quedar armado desde antes, con sus tareas y correos correspondientes.
Esto permite que, una vez completado el pre ingreso y realizada el alta, la incorporación no parta desde cero, sino que ya venga preparada y en seguimiento.
- Plantilla de pre ingreso: es la configuración reutilizable del flujo
- Pre ingreso real: es la ejecución de ese flujo para una persona específica
Dependiendo de la configuración disponible en tu plataforma, este flujo puede considerar distintas etapas, como completado de información, revisión, aprobación o creación de ficha.
Si quieres conocer esta sección con más detalle, revisa el artículo Pre ingreso - Manual.
Procesos
Los procesos son la parte donde todo lo anterior se une.
Una plantilla de proceso agrupa tareas y correos para dejar armado un onboarding tipo. Luego, al crear un proceso para una persona, esa configuración se transforma en un onboarding real:
En otras palabras, el proceso es la instancia concreta que se ejecuta para un colaborador específico.
Al crear un proceso, Buk genera las tareas reales, programa los correos y asocia el pre ingreso si corresponde. Desde ese momento, ya puedes hacer seguimiento al avance del onboarding.
Si quieres aprender a crear, editar o revisar onboardings reales, consulta el artículo Procesos - Manual.
Cómo se conectan estas partes
Primero configuras las plantillas de tareas, correos, pre ingreso y procesos. Luego creas un onboarding para cada persona. A partir de eso, Buk genera la ejecución real del proceso y te permite hacer seguimiento.
Qué ve cada persona en el onboarding
La experiencia dentro del módulo cambia según el rol de cada persona involucrada.
Nuevo colaborador
Puede ver sus tareas y el avance de su onboarding, según lo que se haya configurado como visible para él, en la seccion "Mi Onboarding".
Responsable de tareas
Puede ver las tareas que le fueron asignadas y gestionarlas según corresponda, en la sección Administrativo>Onboarding>Mis Tareas.
Encargado del proceso o administrador
Puede revisar el proceso completo, incluyendo tareas, correos, pre ingreso y estado general del onboarding de los procesos de los que es encargado.
Cómo seguir aprendiendo el módulo
Este artículo busca darte una visión general del funcionamiento de Onboarding.
Para profundizar en cada parte, te recomendamos continuar con estos artículos:
- Procesos
- Tareas
- Correos
- Pre ingreso
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