Sí. Con el Reporte Personalizado puedes elegir qué datos de capacitación necesitas (avance, notas, aprobación, horas o costos), organizarlos como prefieras y descargarlos en Excel o CSV. En este artículo encontrarás los pasos esenciales, ejemplos listos para usar y qué hacer si el reporte sale vacío. Para el detalle de cada opción, revisa el artículo «Cómo crear y gestionar un reporte personalizado».
💡 En resumen: ve a Reportes > General > Reporte Personalizado > Nuevo reporte. Elige las métricas, cómo agruparlas y los filtros, haz clic en Previsualizar y Guardar. Luego usa Descargar Reporte, elige un período de máximo 12 meses y el formato. El archivo queda disponible en Historial.
Antes de comenzar
- Permisos: con Plataforma Buk, necesitas al menos Lectura en Administración general. Si tu empresa usa solo Buk Capacitaciones, necesitas el rol Administrador limitado, Administrador o Súper administrador.
- Divisiones: si tu empresa usa divisiones, el reporte solo incluye a los colaboradores de las divisiones a las que tienes acceso.
- Qué reporte usar:
| Necesitas… | Usa |
|---|---|
| El avance, las notas, las encuestas o las evaluaciones de un curso | El reporte del curso: Reportes > E-learning > Cursos > Ver detalle |
| Cruzar información de varios cursos, personas o períodos | El Reporte Personalizado |
| Si tu empresa usa Plataforma Buk: informes prediseñados con datos de la ficha | Los exportadores de Capacitaciones en Plataforma Buk |
Paso 1: Crea el reporte
- Ve a Reportes > General y haz clic en Reporte Personalizado.
- Haz clic en la pestaña Nuevo reporte.
- Elige las Métricas: los datos que quieres medir, como porcentaje de avance, nota, aprobado, horas realizadas o costos.
- En Agrupar por, elige cómo organizar esas métricas: por ejemplo, nombre del colaborador, división, jefe actual, nombre del curso, instancia, proveedor o tus categorías personalizadas (como «Área» o «Cargo»).
- Si quieres, define el orden con Ordenar por.
- Aplica Filtros para acotar la información: curso, instancia, proveedor, fechas de la instancia o identificador del colaborador.
Paso 2: Previsualiza y guarda
- Haz clic en Previsualizar para revisar qué columnas tendrá el reporte y en qué orden.
- Si la estructura es la que necesitas, haz clic en Guardar y ponle un nombre.
- Si quieres que otros administradores también lo usen, activa Este reporte será público.
⚠️ La previsualización muestra datos de ejemplo, no los reales («Los datos de esta vista no son reales y sirven solo para previsualizar el reporte»). Sirve para validar la estructura; para saber si hay datos, descarga el reporte.
Paso 3: Descarga el reporte
- Haz clic en Descargar Reporte.
- En Para este reporte deseas obtener los datos en base a, elige Fecha de inscripción o Fecha de última actualización.
- Elige el período: Este mes, Mes anterior, Este trimestre, Trimestre anterior, Este año, Año anterior o fechas manuales.
- Elige el formato: XLSX (Excel) o CSV.
- Haz clic en Descargar.
El archivo se genera en segundo plano. Puedes seguir trabajando y descargarlo después desde la pestaña Historial.
⚠️ Ten en cuenta:
- El rango máximo es de 12 meses y no se pueden elegir fechas futuras.
- Por defecto, el reporte se filtra por fecha de inscripción, no por fecha de finalización o aprobación.
- El reporte muestra el resultado vigente de cada colaborador (su último intento). Para ver todos los intentos de una evaluación, abre el reporte del curso y entra al detalle del participante.
Gestionar tus reportes y su historial
- Mis reportes: aquí están tus reportes guardados y los públicos de otros administradores. Puedes Descargar (con datos actualizados), Editar, y desde Más acciones (⋮), Ver detalle o Eliminar (solo los que creaste).
- Historial: muestra cada archivo generado, con su Estado de generación, la Fecha de generación y el rango usado. Si una generación falla, usa Reintentar generación del reporte.
ℹ️ Cada archivo del historial conserva los datos del momento en que se generó. Para obtener datos actualizados, descarga el reporte otra vez desde Mis reportes. Si el sistema te ofrece Reutilizar reporte, elige No, generar uno nuevo cuando necesites información fresca.
Ejemplos listos para usar
1. Cumplimiento de cursos obligatorios del trimestre
- Métricas: porcentaje de asistencia/avance, aprobado y nota.
- Agrupar por: nombre del colaborador, nombre del curso y participante opcional/obligatorio.
- Descarga: fecha de inscripción, Trimestre anterior, Excel.
- Cómo leerlo: avance 100 % y aprobado = cumplió; avance 100 % y no aprobado = completó, pero no alcanzó la nota; avance menor a 100 % = pendiente.
2. Horas de capacitación por división en el año
- Métricas: horas totales realizadas.
- Agrupar por: división y nombre del colaborador.
- Descarga: fecha de última actualización, Este año, Excel.
3. Costos por proveedor del semestre
- Métricas: costo empresa total y costo total.
- Agrupar por: proveedor y nombre del curso.
- Descarga: fecha de inscripción, fechas manuales de los últimos 6 meses, Excel.
Errores frecuentes y cómo resolverlos
| Mensaje o situación | Qué hacer |
|---|---|
| «No se ha podido generar el reporte, asegúrese que las fechas y el formato ingresado son correctos.» | Completa las fechas y el formato antes de descargar. |
| «…asegurate que el rango de fechas seleccionado es válido.» | Usa un rango de máximo 12 meses, sin fechas futuras y con la fecha de inicio anterior a la de término. |
| «…asegúrese que ha seleccionado al menos una división.» | Selecciona al menos una división en Filtro por División. |
| «Ya se está generando un reporte igual…» | Espera y descárgalo desde Historial. |
| Aviso de demora por un período amplio o muchas agrupaciones | Divide el período (por ejemplo, por trimestre) o reduce las agrupaciones. |
| El reporte sale vacío | Revisa que haya inscripciones en el período (el filtro es por fecha de inscripción) o usa Fecha de última actualización. |
| Columnas vacías o filas repetidas | Combinaste métricas y agrupaciones que no se relacionan entre sí (por ejemplo, evaluación de impacto en cursos que no la tienen). No es un error: quita la métrica o agrupación que no aplica. |
Si no sabes qué deja el reporte vacío:
- Crea un reporte con una sola métrica y una sola agrupación, y descárgalo para confirmar que trae datos.
- Agrega las demás métricas, agrupaciones y filtros de a uno, descargando cada vez, hasta encontrar cuál lo deja vacío.
Si necesitas más de 12 meses: genera un reporte por período (por ejemplo, uno por semestre) y combínalos en Excel.
Preguntas frecuentes
¿Me llega el reporte por correo?
No. El archivo se genera en segundo plano y lo descargas desde la pestaña Historial.
¿Por qué no aparece un colaborador que terminó el curso este mes?
Porque el reporte filtra por fecha de inscripción. Si se inscribió antes del período, amplía el rango o usa Fecha de última actualización.
¿Puedo ver todos los intentos de una evaluación en este reporte?
No. Muestra el resultado vigente. Revisa los intentos en el detalle del participante, en el reporte del curso.
¿Puedo reutilizar un reporte?
Sí. Al guardarlo queda en Mis reportes y cada descarga trae los datos actualizados.
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