Permite que uno o varios usuarios soliciten la inscripción de colaboradores en cursos del LMS mediante una solicitud flexible en Workflows, automatizando la gestión y adaptando los permisos de inicio según las necesidades de tu organización.
Requisitos previos
Aplica exclusivamente para clientes que no tengan contratado el módulo HCM Buk.
Contar con el módulo de Workflow activo en la plataforma.
Disponer de un usuario con permisos para la gestión en Capacitaciones y Workflows.
¿Qué es una solicitud en Workflow?
Una Solicitud es un flujo flexible que se inicia cuando un usuario completa un formulario dentro de Buk.
Este flujo puede incluir etapas de revisión o aprobación, y termina con una acción configurada por el administrador, como “Inscribir a un curso”.
A diferencia de las automatizaciones, las solicitudes no se activan por eventos del sistema, sino que deben ser creadas manualmente por usuarios definidos como solicitantes.
Configuración del flujo flexible
1️⃣ Crear la plantilla
- Ve a Administrativo → Workflow → Solicitudes.
Selecciona Acciones → Configuración →
- Selecciona “Empezar desde cero”
- Asigna un nombre (por ejemplo, Solicitud de inscripción a curso LMS).
- En Tipo de flujo, elige Flexible.
- Guarda los cambios para ingresar al diseño del flujo.
2️⃣ Definir quiénes podrán iniciar la solicitud
- En la sección Inicio, selecciona las áreas, cargos, perfiles o grupos de usuarios que podrán crear la solicitud.
- Guarda los cambios.
💡 Solo los usuarios definidos en esta sección podrán enviar solicitudes de inscripción.
3️⃣ Agregar etapa de aprobación (opcional)
- Crea una segunda etapa puedes definir quién será el aprobador.
- Puedes incluir un mensaje o instrucción interna para la aprobación:
“Supervisor: revisa la solicitud y aprueba si corresponde la inscripción al curso.”
💡 Esta etapa permite validar que el curso solicitado sea pertinente antes de la inscripción.
4️⃣ Configurar la acción final
- En el Final del flujo flexible, selecciona Añadir acción → Inscribir a un curso.
- Configura los campos:
- Curso: selecciona el curso del LMS.
- Instancia: selecciona una instancia vigente o futura el cual deseas incribir al participante
-
Tipo de inscripción: define si será obligatoria u opcional.
- Guarda los cambios y activa la plantilla.
📌 Cuando el flujo llegue a esta etapa, el sistema inscribirá automáticamente al colaborador en la instancia predeterminada del curso.
Cómo se usa la solicitud
Rol: Solicitante
- Ve a Inicio → Solicitudes → Crear solicitud.
- Selecciona la plantilla creada Ejemplo: Solicitud de Inscripción a curso.
- Completa la información requerida: colaborador, curso, instancia y motivo (opcional).
- Envía la solicitud.
🟡 Estado inicial: Pendiente de aprobación del supervisor.
Rol: Aprobador
- Accede a Inicio → Mis solicitudes → Todos
- Abre la solicitud y revisa los datos.
- Selecciona una acción:
- Aprobar: el flujo avanza hacia la inscripción.
-
Rechazar: la solicitud se detiene y se notifica al solicitante.
🟢 Estado tras aprobación: En ejecución de acción final.
Rol: Sistema / LMS
-
Una vez aprobada, Workflow ejecuta la acción final “Inscribir a un curso”.
-
El colaborador queda inscrito automáticamente en la instancia predeterminada del curso.
- Estado final en Workflow: Completada.
Rol: Colaborador inscrito
-
El colaborador verá el curso en Mi Espacio en Buk
-
Desde ahí podrá iniciar o continuar el curso.
Recomendaciones
- Mantén el flujo simple (una solicitud, una aprobación y una acción final).
- Verifica que las instancias del curso estén abiertas y activas.
- Si la instancia se cierra, el sistema dejará de inscribir automáticamente.
-
Utiliza el historial de Workflow para revisar el estado de las solicitudes (pendientes, aprobadas o completadas).
⚠️ Consideraciones de acceso
Solo los usuarios que tengan acciones habilitadas en el módulo de Capacitaciones con alguno de los siguientes permisos podrán configurar automatizaciones que incluyan la acción “Inscribir a curso”:
Permiso de Administración General
Permiso de cursos y contenido y planificación y gestion de participantes
Esto significa que si un usuario no posee permisos activos en el módulo de Capacitaciones con uno de estos perfiles, no podrá visualizar ni utilizar esta acción dentro de los flujos flexibles de Workflow.
✅ Te sugerimos confirmar con tu equipo si cuentas con los permisos adecuados antes de comenzar la configuración.
💡 ¿Necesitas más ayuda o quieres capacitarte?
Si el artículo no resolvió tu duda o buscas más formación, ingresa a nuestros Canales de Atención y Formación para:
- 📩 Canales de Contacto Directo: Encuentra el Chat, Teléfono y Correo disponible para tu país.
- 🎓 Visitar Buk Academy: Inscríbete en cursos y certificaciones.
👉 Ingresar a los Canales de Atención y Formación Buk