Este artículo te guiará paso a paso para utilizar la herramienta de autogestión de documentos de la plataforma. A través de este proceso, podrás generar y descargar de forma autónoma documentos esenciales como certificados de renta, de antigüedad o laborales, directamente desde tu perfil, ahorrando tiempo y evitando trámites administrativos manuales con el equipo de Recursos Humanos.
Ten en cuenta que la disponibilidad de esta función y de ciertos tipos de documentos depende de que el administrador de la plataforma los haya habilitado previamente para tu cuenta, ajustándose siempre a las normativas legales vigentes en tu país.
Paso a paso
Paso 1: Ingreso a tu ficha personal
Para comenzar el proceso, inicia sesión en la plataforma y dirígete a tu espacio personal. Puedes hacerlo desde la sección "Tu compañía" o pinchando directamente sobre el ícono de la casa (Inicio) en el menú principal. Una vez allí, selecciona la opción Mi Ficha, lo que permitirá que el sistema te muestre toda tu información de colaborador.
Paso 2: Acceso a la sección de documentos
Una vez dentro de tu ficha, busca y accede a la sección llamada Documentos. En esta sección verás un botón con la opción Generar Archivo. Al pinchar en él, el sistema desplegará de inmediato una lista con los distintos tipos de certificados que tienes disponibles para emitir.
Paso 3: Selección del tipo de certificado
A continuación, revisa la lista desplegada y selecciona el documento específico que necesitas en este momento. Encontraras opciones adaptadas a las normativas de tu país y a las disposiciones de tu empleador, tales como el Certificado de Renta, Certificado de Antigüedad, Certificado Laboral, Certificado de ingresos y retenciones o la Liquidación de contrato, según corresponda.
Paso 4: Configuración de visibilidad y firmas
Al elegir el documento que deseas generar, el sistema te ofrecerá la alternativa de hacerlo visible; es fundamental que selecciones esta opción para asegurarte de poder visualizar el archivo final de manera adecuada. En este mismo punto, si el certificado requiere de alguna validación digital, el sistema te mostrará los nombres de los usuarios específicos que estamparán su firma en el documento.
Paso 5: Generación y descarga final
Para terminar, una vez que verifiques que toda la selección es correcta, procede a presionar el botón de Generar Documento. Verás que el sistema procesará tu solicitud durante unos instantes y, de forma automática, almacenará el certificado recién creado en la carpeta llamada Certificados. Para concluir, solo debes ingresar a dicha carpeta, buscar tu archivo y descargarlo directamente en tu dispositivo para utilizarlo según lo requieras.
Resultado esperado
Si realizaste el procedimiento correctamente, el documento seleccionado se procesará con éxito y quedará archivado de forma permanente y segura en tu carpeta digital de Certificados, quedando disponible para su descarga en cualquier momento.
Consideraciones adicionales
Certificados de vacaciones: Ten en cuenta que los comprobantes o certificados de vacaciones no se generan mediante este proceso manual. El sistema los crea y almacena de forma automática dentro de la carpeta Vacaciones una vez que tus solicitudes de días libres han sido formalmente aprobadas por tu jefatura.
¿Tu Certificado de Renta se genera en cero?: Si al descargar este documento notas que no refleja montos, se debe a que las liquidaciones del periodo consultado no se encuentran configuradas como visibles para los colaboradores. Para solucionarlo, debes contactar al área de Recursos Humanos de tu empresa y solicitarles que publiquen tus liquidaciones mensuales a través de la siguiente ruta del sistema:
Ruta: Remuneraciones > Procesos > Procesos > [Ingresar al mes de consulta] > [Seleccionar procesos correspondientes] > Acciones > Publicar liquidaciones.
Asistencia por falta de acceso: Si al seguir esta guía notas que no tienes acceso a las opciones mencionadas o no visualizas el botón para generar archivos, te sugerimos dirigirte al equipo de Recursos Humanos o Personas de tu organización para que verifiquen los permisos de autogestión en tu cuenta.