Las plantillas de formularios son herramientas clave para recopilar información de tus candidatos de manera organizada. Te permiten obtener desde los datos básicos para una postulación hasta información complementaria y detallada según avance el proceso.
Para gestionar tus plantillas, dirígete a Selección > Plantillas > Formularios. En esta sección encontrarás una tabla resumen con todos tus formularios, su tipo, las plantillas de procesos a las que están asignados y la cantidad de preguntas que contienen.
Tipos de formularios
Existen tres categorías de formularios que puedes utilizar según el objetivo de tu búsqueda: De pregunta, de postulación externa y de postulación interna.
Formulario de Preguntas
Son formularios complementarios que puedes enviar a los candidatos en cualquier etapa del proceso, ya sea de forma manual o automática. Su función principal es solicitar información adicional que no se pidió en el momento de la postulación inicial.
Para crear un formulario de preguntas haz clic en Crear Plantilla de Formularios, asígnale un nombre, selecciona el tipo Formulario de preguntas y presiona el botón azul para comenzar a editarlo.
Formulario de Postulación Externa
Estos formularios se asocian a las plantillas de procesos y sirven para que los candidatos externos completen su información base al postular. Al enviarlo, el sistema crea automáticamente la ficha del postulante y lo ubica en la primera etapa del proceso “Postulantes".
Para crearlo sigue los mismos pasos anteriores, pero selecciona el tipo Formulario de postulación externa. Al ser de postulación, el sistema incluirá automáticamente tres preguntas obligatorias: Nombre, Primer apellido y Email.
Formulario de Postulación Interna
Diseñado específicamente para colaboradores que ya forman parte de tu organización y desean postular a una vacante interna. La ventaja es que puedes solicitar menos información, ya que muchos de sus datos ya existen en la plataforma.
Para crearlo selecciona el tipo Formulario de postulación interna al momento de crear la plantilla. Al igual que el externo, crea automáticamente la ficha del postulante en la etapa inicial.
Arma tu formulario
La construcción de un formulario se divide en dos grandes pasos: definir los elementos y configurar las notificaciones.
Elementos del Formulario
Una vez creada la plantilla, haz clic en Agregar Elemento para personalizar el contenido. Tienes las siguientes opciones:
Nueva pregunta
Puedes agregar un título y una descripción para dar contexto al candidato. Los tipos de respuesta disponibles son:
Respuesta corta: Máximo 100 caracteres.
Párrafo: Para respuesta más extensa.
Selección única: El candidato elige una sola opción de una lista.
Selección múltiple: Permite escoger una o varias opciones.
Importancia relativa: El candidato debe priorizar las opciones entregadas.
Selección de colaboradores: Permite escoger a un colaborador del listado.
Selección de sub-área: Permite escoger un área del listado.
Título
Se puede agregar un título para comenzar o dividir secciones.
Párrafo
Se puede agregar un párrafo de texto para dar contexto o introducir una pregunta.
Video
Se puede agregar una URL de un video.
Imagen
Se puede seleccionar una imagen de los archivos.
Campo de Sistema (Recomendado)
Estos campos son fundamentales, ya que la información capturada aquí se guarda directamente en la ficha del postulante y, si es contratado, se transfiere a su ficha de empleado. Esto evita la doble carga de datos y automatiza la creación del nuevo colaborador.
En el listado de campos encontrarás datos personales, formas de pago, información previsional y atributos personalizados.
El campo “Tipo de documento” permite verificar si el número de identificación del postulante es válido.
Una vez agregados los elementos, puedes reordenarlos fácilmente arrastrándolos a la posición que desees. No olvides usar el botón Previsualizar para revisar el resultado antes de hacer clic en Actualizar Formulario.
Notificaciones del Formulario
Para que el candidato esté bien informado durante el proceso, puedes configurar tres tipos de mensajes:
Mensaje de notificación por correo electrónico: El texto que acompaña al enlace del formulario cuando se envía por email.
Mensaje de bienvenida al iniciar el formulario: Lo que verá el candidato justo antes de empezar a responder.
Mensaje de salida de formulario: El mensaje de agradecimiento o confirmación que aparece al finalizar el envío.
Formularios en un Proceso
Los formularios se pueden agregar a un proceso de selección para que se le puedan enviar a los candidatos y recopilar su información.
Agregar Formularios a un Proceso
Puedes asociar formularios a un proceso de selección en dos momentos distintos: al configurar la estructura base en las plantillas o directamente sobre un proceso que ya esté en marcha.
Cuando creas o editas una plantilla de proceso, es necesario que selecciones obligatoriamente un formulario de postulación externo y uno interno. Estos son fundamentales para recolectar la información inicial de tus candidatos. Adicionalmente, tienes la opción de incluir uno o varios formularios de preguntas si deseas solicitar datos complementarios en otras etapas. Una vez que hayas definido estas opciones, solo debes guardar la plantilla para que la configuración quede establecida.
Si necesitas agregar formularios de preguntas a un proceso que ya está creado, el procedimiento es muy sencillo: solo debes abrir el proceso en cuestión y dirigirte a la pestaña de Formularios. Allí podrás visualizar todos los que ya están vinculados y, si necesitas incorporar otros, solo debes pulsar el botón Agregar formulario.
Es importante que consideres que, en esta instancia de un proceso ya activo, solo podrás sumar formularios de preguntas. Esto se debe a que los formularios de postulación (tanto internos como externos) son únicos para cada proceso y se asignan de manera definitiva al momento de su creación inicial, por lo que no pueden ser modificados o añadidos posteriormente.
Enviar Formularios en un Proceso
Existen tres caminos para enviar formularios de preguntas a los candidatos. Puedes elegir el que mejor se adapte a tu flujo de trabajo:
Desde el Proceso de selección
Dentro de la pestaña de tu proceso, selecciona a todos los candidatos a los que desees enviarles un formulario marcando la casilla junto a sus nombres o seleccionando toda una etapa. Luego, haz clic en el botón Acciones y selecciona Enviar formulario. Se abrirá una ventana para que elijas la fuente y la prueba específica; una vez seleccionada, el envío se realizará automáticamente a todo el grupo.
Desde la Ficha del postulante
Si necesitas enviar un formulario a una persona en particular, entra en su ficha personal. Allí, haz clic en el botón Acciones y elige Enviar formulario. Al igual que en el método anterior, deberás seleccionar la fuente y la prueba para que el sistema le envíe el acceso de inmediato.
Mediante Automatizaciones
Para optimizar tu tiempo, puedes configurar el envío automático de formularios cuando un candidato alcance una etapa específica. Para hacerlo, primero ingresa a la pestaña Automatización de tu proceso, ubica la etapa donde deseas que ocurra el envío y haz clic en + Nueva regla.
Luego, selecciona la acción Enviar formulario y configura cuándo debe ocurrir la acción, elige la prueba que se enviará y, si lo deseas, agrega condiciones específicas para filtrar quiénes deben recibirla.
Una vez activa la regla, cada vez que muevas a un candidato a esa etapa, el sistema se encargará de enviarle la prueba de forma automática.
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