El objetivo de este artículo es guiarte en la gestión de una encuesta de clima una vez que ha sido iniciada. Aprenderás cómo monitorear tanto el avance global de la encuesta como el progreso detallado de las áreas y grupos. El artículo cubre cómo reenviar la encuesta y enviar recordatorios, así como gestionar a los participantes: activarlos o desactivarlos, agregar nuevos, trasladarlos entre grupos, y eliminar respuestas y reenviar formularios. También se explica cómo compartir la administración de la encuesta con otros colaboradores, otorgándoles permisos de modificación o lectura, y cómo restringir su visualización a divisiones, áreas o subáreas específicas. Finalmente, el artículo explica cómo finalizar la encuesta de clima.
Proceso en Plataforma:
Una vez que hayas completado la configuración de la encuesta de clima, podrás iniciarla haciendo clic en el botón "Comenzar encuesta". Automáticamente se enviará el mensaje de notificación de inicio a los colaboradores por correo.
A medida que los colaboradores respondan la encuesta, podrás monitorear el avance y realizar diversas acciones:
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Monitorear avance:
En la página principal, podrás revisar el "Avance Global" de la encuesta, que muestra el porcentaje de colaboradores que han respondido. Este porcentaje se calcula en función del total de participantes.
Además, en "Detalle áreas", puedes revisar el progreso de las áreas y grupos.
Para proteger el anonimato de los colaboradores, no podrás saber quién ha respondido y quién no, pero en esta sección podrás ver la cantidad de respuestas por grupo. Si un grupo ya cuenta con más de 4 respuestas, se mostrará en color verde con la etiqueta "Cumple", lo que indica que el grupo cumple con el criterio necesario para obtener resultados. Por el contrario, los grupos con menos de 4 respuestas aparecerán con la etiqueta "No cumple", lo que significa que, si finalizas la encuesta en ese momento, no podrás obtener resultados para ese grupo.
También puedes descargar el reporte de avance desde la pestaña "Participantes" haciendo clic en el ícono de "exportar". Se descargará un archivo Excel con el detalle de la participación.
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Recordatorios:
Puedes reenviar la encuesta haciendo clic en "Enviar recordatorios". El sistema enviará nuevamente la encuesta por correo a todos los colaboradores que aún no la hayan contestado.
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Desactivar/activar participantes:
Tienes la opción de activar o desactivar participantes. Un participante inactivo no podrá responder la encuesta ni será considerado en el porcentaje de participación, a menos que haya respondido antes de ser inactivado. Puedes desactivar a un participante desde la columna de acciones haciendo clic en "Inactivar". Para desactivar a varios colaboradores a la vez, puedes hacer una selección múltiple y elegir "Desactivar participantes" en el botón "Acciones". Si necesitas volver a activarlos, selecciona "Activar participantes"
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Agregar participantes:
Durante el curso de la encuesta, si necesitas agregar más participantes, puedes hacerlo manual o masivamente. Haz clic en el botón "Acciones" y selecciona "Agregar participantes manualmente" o "Agregar participantes masivamente". La incorporación de nuevos participantes actualizará automáticamente el porcentaje de avance global y el Detalle de áreas.
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Crear grupos/ Trasladar a participantes:
Para trasladar participantes, haz clic en '"Trasladar participante" en la columna "Acciones" y selecciona el grupo o subárea al que se trasladará el participante. También puedes hacer una selección múltiple y, desde el botón "Acciones", trasladar a varios participantes a la subárea deseada.También puedes crear nuevos grupos para trasladar a los participantes que no cumplen con el criterio. Para hacerlo, selecciona a los colaboradores y, desde el botón "Acciones", elige "Crear nuevo grupo". Asigna un nombre al nuevo grupo y elige si dependerá de una área existente con la opción "Crear desde una vertical existente", seleccionando el nivel y el nombre del área, o si deseas crear un área completamente nueva con la opción "Crear desde una nueva vertical"
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Borrar respuestas y reenviar encuesta:
En caso de que algún colaborador haya cometido un error al responder la encuesta, puedes eliminar sus respuestas y reenviar la encuesta. Para hacerlo, puedes hacerlo uno a uno desde la columna de acciones, haciendo clic en "Borrar respuestas y reenviar formulario", o realizar una selección múltiple y elegir "Borrar respuestas y reenviar formulario" desde el botón "Acciones".
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Compartir administración:
En la pestaña "Administradores", puedes otorgar acceso a colaboradores para que puedan monitorear la encuesta. Una vez que les des acceso, se les habilitará la sección "Cultura" en el menú lateral, donde podrán acceder a "Encuestas".
Desde el botón "Acciones", puedes compartir la administración con un colaborador específico seleccionando "Agregar usuario". En "Usuario", elige al colaborador del listado. En "Permiso", selecciona si deseas otorgar "Modificación", permitiéndole realizar todas las acciones descritas en este artículo, o "Lectura", permitiéndole solo revisar los avances sin realizar modificaciones.
Además, puedes elegir la opción "Mostrar solo algunas áreas" para limitar la visualización del usuario. Si seleccionas una división (Nivel 1), el colaborador podrá ver todas las áreas y subáreas dentro de esa división. Si eliges una área (Nivel 2), el colaborador solo verá las subáreas dentro de esa área específica. Finalmente, si eliges una subárea (Nivel 3), el colaborador solo podrá visualizar esa subárea en particular.
- Finalizar encuesta de clima:
Te recomendamos monitorear la encuesta y, una vez que el porcentaje de avance global sea representativo y las subáreas y grupos cumplan con el criterio de visualización, procedas a finalizar la encuesta. Para hacerlo, en el menú lateral, ve a "Clima", selecciona la pestaña "Activas", busca la encuesta que deseas cerrar y, en la columna "Acciones", haz clic en "Finalizar".
Al finalizar la encuesta de clima, los resultados se procesarán automáticamente y podrás revisar la reportería desde la pestaña "Historial".
Revisa el siguiente artículo para aprender a revisar la reportería de una Encuesta de Clima - Reportería encuesta de clima
Módulos Requeridos:
- Base: Gestión de personas
- Módulos: Encuestas
Palabras Claves:
Clima, encuesta, monitorear, recordatorios, desactivar participantes, inactivar participantes, porcentaje de avance, trasladar participantes
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I. Cómo crear una encuesta de Clima: Formulario
II. Cómo crear una encuesta de Clima: Configuración general
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