Provisión de Vacaciones – Mexico

Conoce qué es la provisión de vacaciones, por qué es importante y cómo se calcula en Buk.

Además, aprende las mejores prácticas para gestionar correctamente la provisión de vacaciones, permitiendo estimar el costo asociado al feriado legal de los colaboradores y facilitando el cumplimiento de las obligaciones contables de la empresa.

Alcance y limitaciones

Buk permite generar automáticamente la provisión de vacaciones a través de los archivos de Contabilidad.

El cálculo se realiza de acuerdo con la normativa vigente y los criterios definidos por la Dirección del Trabajo para el devengo de vacaciones, considerando a todos los colaboradores que perciban remuneración y generen días de vacaciones en el sistema.

Si tu empresa utiliza una metodología distinta para calcular la provisión, puedes personalizarla editando los ítems informativos creados al habilitar la funcionalidad de provisión de vacaciones.

Definición

¿Qué es la provisión de vacaciones?

La provisión de vacaciones es una estimación contable del monto que la empresa deberá asumir por concepto de feriado legal devengado por sus colaboradores.

Consiste en registrar periódicamente el costo de las vacaciones que los trabajadores van acumulando, permitiendo reflejar de manera anticipada esta obligación en la contabilidad y evitando concentrar el gasto cuando las vacaciones son utilizadas o cuando finaliza la relación laboral.

Esta provisión también sirve como referencia para estimar el monto que podría corresponder pagar por concepto de vacaciones pendientes en caso de un término de contrato.

Fórmula

El cálculo de la provisión de vacaciones considera, entre otros factores:

Los días de vacaciones devengados por el colaborador.
La remuneración utilizada como base de cálculo.
Los días de vacaciones pendientes por disfrutar.
Las vacaciones progresivas, cuando correspondan.
Los parámetros de cálculo configurados en la empresa.

La fórmula utilizada por Buk se basa en los criterios establecidos por la Dirección del Trabajo para el cálculo de las vacaciones devengadas y su valorización económica.

prima_acumulada_total 
- provision_prima_vacacional_acumulado_anterior 
- buk_prima_vacacional 
- buk_finiquito_prima

📌 Nota: En el mes en que se paga la prima vacacional, la provisión puede mostrar un monto negativo, reflejando el valor ya pagado y acumulado.

Sustento legal y aplicación

El archivo de Provisión de Vacaciones se genera por razón social y presenta la información de cada colaborador en dos secciones:

Saldo de vacaciones en días.
Saldo de provisión valorizado en dinero.

El documento mostrará una línea por cada colaborador, permitiendo visualizar de forma individual el saldo de vacaciones y el monto de la provisión correspondiente.

Al habilitar la funcionalidad de provisión de vacaciones, Buk crea automáticamente dos ítems informativos, los cuales son utilizados para calcular el valor monetario de la provisión.

Ítem 1: Valor diario de provisión de vacaciones

Nombre del ítem: buk_valor_diario_provision_vacaciones

Este ítem utiliza la siguiente fórmula:

ULTIMAS_LIQUIDACIONES_COMPLETAS(
'liquidacion.total_remuneraciones_fijas_imponibles / liquidacion.dias_trabajados',
1,FALSE,TRUE,TRUE,FALSE)
+
ULTIMAS_LIQUIDACIONES_COMPLETAS(
'liquidacion.total_remuneraciones_variables_imponibles',
3,FALSE,TRUE,TRUE,FALSE)/ ULTIMAS_LIQUIDACIONES_COMPLETAS('liquidacion.dias_trabajados',
3,FALSE,TRUE,TRUE,FALSE)

Esta fórmula calcula el valor diario de remuneración del colaborador considerando:

Las remuneraciones fijas imponibles de la última liquidación de sueldo completa, divididas por los días trabajados.
El promedio diario de las remuneraciones variables imponibles de las últimas tres liquidaciones de sueldo completas.

El resultado corresponde al valor diario que posteriormente se utilizará para calcular la provisión de vacaciones.

Ítem 2: Saldo de provisión de vacaciones

Nombre del ítem: buk_saldo_provision_vacaciones

Este ítem utiliza la siguiente fórmula:

informativos.buk_valor_diario_provision_vacaciones *
(vacacion.saldo_vacaciones_legales + vacacion.saldo_vacaciones_progresivas) *
ratio_provision

Esta fórmula realiza el siguiente cálculo:

Toma el valor diario obtenido en el ítem buk_valor_diario_provision_vacaciones.
Lo multiplica por la suma del saldo de vacaciones legales y vacaciones progresivas del colaborador.
Finalmente, aplica el ratio de provisión, cuyo valor predeterminado es 1,4.

El factor 1,4 corresponde a la relación entre días corridos y días hábiles (7 ÷ 5 = 1,4), permitiendo estimar el costo total del feriado legal considerando los días inhábiles.

Una vez calculados ambos ítems, el archivo de Provisión de Vacaciones mostrará para cada colaborador tanto el saldo de vacaciones en días como el monto valorizado de la provisión correspondiente.

También puedes previsualizar el cálculo asociado a un colaborador directamente desde la configuración del ítem.

Para ello, dirígete a Ítems > Informativos, selecciona el ítem correspondiente y haz clic en Previsualizar cálculo. Desde allí podrás revisar el resultado del cálculo aplicado al colaborador antes de procesarlo.

Para calcular los días devengados de vacaciones, considera que, de acuerdo con la Dirección del Trabajo, se debe dividir el número de días de vacaciones que corresponden al trabajador (incluyendo las vacaciones progresivas, cuando aplique) por los 12 meses del año. El resultado corresponde a los días hábiles de vacaciones que el empleador debe indemnizar por cada mes trabajado.

Por ejemplo:

15 días ÷ 12 meses = 1,25 días hábiles por mes.

Posteriormente, este resultado debe multiplicarse por el tiempo efectivamente trabajado desde la fecha de contratación hasta el término de la relación laboral, o bien, desde la fecha en que el trabajador cumplió su última anualidad hasta la fecha de término del contrato, considerando tanto los meses como los días transcurridos.

Procesos:

Una vez que hayas verificado los ítems de provisión, podrás descargar el archivo correspondiente.

Antes de continuar, asegúrate de que estos ítems estén asignados en la ficha de cada colaborador. Puedes realizar esta asignación de forma individual o de manera masiva mediante el importador de Ítems.

Una vez validada la configuración, dirígete a Procesos y haz clic sobre el archivo de Contabilidad. Se desplegarán dos opciones: Descargar y Regenerar.

Se recomienda siempre regenerar el archivo (o reprocesar el mes, si corresponde) antes de descargarlo, para asegurar que la información contenida esté actualizada.

Al descargar el archivo, se generará un documento por cada empresa con el siguiente formato de nombre:

Provisión-Vacaciones-(Nombre de la empresa)-Mes de Proceso-Año.

Requisitos mínimos

Pricing:

Para utilizar la funcionalidad de Provisión de Vacaciones, tu empresa debe contar con:

Plan Base: Gestión de Personas Esencial.
Módulo: Remuneraciones.

Configuraciones generales necesarias

Antes de utilizar la provisión de vacaciones, es necesario que el equipo de SAC realice el traspaso de tu empresa a esta funcionalidad.

Una vez realizado el traspaso, se habilitará la configuración general "Habilitar Provisión Vacaciones Contabilidad", la cual permite generar automáticamente la provisión de vacaciones desde los archivos de Contabilidad.

Además de la configuración principal, existen otras Configuraciones Generales que permiten personalizar el cálculo de la provisión de vacaciones sin necesidad de modificar los ítems informativos.

Entre ellas se encuentran:

Quitar empleados finiquitados de la provisión de vacaciones: Excluye del archivo de provisión a los colaboradores que ya se encuentran finiquitados.
Definir el ratio de provisión de vacaciones: Permite modificar el factor utilizado para valorizar la provisión, reemplazando el valor predeterminado cuando la empresa lo requiera.
Incluir gratificación en la provisión de vacaciones: Determina si la gratificación será considerada dentro del cálculo del valor de la provisión.
Usar la última liquidación de sueldo simulada en la provisión: Permite que el cálculo considere la última liquidación simulada, en lugar de la última liquidación procesada, cuando corresponda.

Fuentes de información

La información y los criterios utilizados para el cálculo de la provisión de vacaciones se sustentan en las interpretaciones y orientaciones emitidas por la Dirección del Trabajo:

¿Cómo deben contabilizarse los días hábiles de feriado? Dirección del Trabajo (DT). Disponible en: https://www.dt.gob.cl/portal/1628/w3-article-60177.html
¿Cómo se calcula el feriado proporcional? Dirección del Trabajo (DT). Disponible en: https://www.dt.gob.cl/portal/1628/w3-article-60200.html

Palabras clave

Provisión de vacaciones, provisión contable, saldo de vacaciones, vacaciones legales, vacaciones progresivas, feriado proporcional, contabilización de vacaciones, días devengados, contabilidad, remuneraciones.