Vincular correctamente los cargos con las áreas de tu empresa es fundamental para mantener el organigrama limpio y estructurado. El sistema es muy flexible en este aspecto y te permite realizar esta asociación de dos maneras manuales distintas (desde la sección de Áreas o desde la sección de Cargos) logrando exactamente el mismo resultado. Además, si manejas un volumen alto de información, cuentas con una opción masiva mediante una plantilla de importación.
A continuación, te guiaremos de forma detallada a través de las opciones disponibles para que elijas la que mejor se adapte a tus necesidades de gestión.
Paso a paso
Paso 1: Vincular cargos desde la sección de Áreas (Opción Manual A)
Para comenzar con la primera alternativa, dirígete al panel lateral izquierdo de tu pantalla e ingresa a la siguiente ruta:
Ruta: Administrativo > Organización > Áreas.
Una vez allí, el sistema te mostrará el listado completo de la estructura de la empresa. Procede a seleccionar e ingresar específicamente a la subárea a la que le quieres vincular los cargos. Antes de continuar, es muy importante que te asegures de que dicha subárea no tenga subáreas hijas dependientes de ella.
Paso 2: Modificar los cargos de la subárea y guardar
Cuando te encuentres dentro de la subárea elegida, ve a la parte superior y pincha en la pestaña llamada Editar. Verás que se despliegan las configuraciones de la sección; ubícate en el campo denominado Cargos y agrega de la lista todos los puestos de trabajo que quieres vincular con esta área. Para terminar esta primera modalidad, presiona el botón Guardar. Verás que el sistema guardará los cambios de inmediato y actualizará las relaciones del área.
Paso 3: Vincular áreas desde la sección de Cargos (Opción Manual B)
Si prefieres hacer el proceso a la inversa y asignar las áreas directamente desde el puesto de trabajo, dirígete al panel lateral izquierdo e ingresa a esta ruta destacada:
Ruta: Administrativo > Organización > Cargos
Al cargar la sección, te encontrarás con la lista global de puestos de la empresa. Desplázate hacia abajo por la tabla y busca con calma el cargo específico al que le quieres vincular las áreas correspondientes. Debes pinchar en el cargo a editar.
Paso 4: Gestionar las subáreas del cargo y confirmar cambios
Una vez que localices el puesto, dirígete a la columna de Acciones y presiona el botón Mostrar. Al hacerlo, ingresarás directamente al panel interno de ese cargo. Ahora, ve a la pestaña Editar y desplázate hasta el campo llamado Sub-areas; aquí es donde debes agregar las subáreas con las que deseas vincular el cargo. Finalmente, desplázate un poco hacia abajo y haz clic en Guardar. Con esto, el sistema procesará la información y actualizará la ficha del cargo de forma exitosa.
Paso 5: Descargar la plantilla de carga masiva (Opción C)
En caso de que prefieras hacer este procedimiento para muchos colaboradores a la vez y ahorrar tiempo, puedes usar la herramienta masiva. Para iniciar este camino, dirígete al menú y sigue la siguiente ruta:
Ruta: Reportería > Importadores > Importadores.
Una vez allí, revisa el listado que muestra la pantalla y busca el modificador llamado "Sub Áreas y Cargos". En este punto, descarga la plantilla de Excel asociada para comenzar a trabajar con tus datos de manera externa.
Paso 6: Completar los códigos en el importador masivo
Luego de abrir el archivo que descargaste en tu computador, sitúate en la hoja titulada Sub Áreas y Cargos. En este espacio deberás linkear las subáreas y los cargos utilizando de forma estricta los códigos de identificación que vienen en las hojas de referencia llamadas Cargos y Sub Áreas.
Por ejemplo, si necesitas asignar el cargo "Talent Manager" a las subáreas "Ventas" (la cual está dentro del área de primer nivel "CHAMPAGNE VALDIVIESO" y del área de segundo nivel "GERENCIA COMERCIAL") y "Televentas" (que comparte la misma jerarquía superior), primero debes revisar sus códigos. Al verificar las hojas de referencia, verás que el código del cargo es talent_manager y los códigos de las subáreas son 90 y 91 respectivamente.
Con estos datos claros, debes llenar la hoja Sub Áreas y Cargos colocando el código del cargo (talent_manager) y los códigos de las subáreas (90 y 91). Recuerda que para asignar más de una subárea a un mismo elemento dentro de la celda, lo puedes hacer de forma muy simple separando los códigos mediante comas (","). Cuando termines de rellenar el archivo, guárdalo y súbelo a la plataforma para que el sistema procese todos los cambios masivos a la vez.
Resultado esperado
Si realizaste el proceso correctamente a través de cualquiera de las tres vías, notarás que los cargos y las subáreas habrán quedado completamente conectados en la base de datos de la plataforma. Esto permitirá que la estructura organizativa se refleje de manera automática en las fichas de tus colaboradores, optimizando la asignación de responsabilidades y la posterior emisión de reportes.
Consideraciones adicionales
Regla de validación jerárquica: Recuerda que el sistema está diseñado bajo una estructura lógica estricta, por lo que solo se pueden vincular de manera directa las áreas que se encuentren en el nivel más bajo de tu árbol organizacional; es decir, aquellas que no contienen subáreas hijas por debajo de ellas.