Cómo crear una encuesta de satisfacción BukForms

Objetivo, alcance y limitaciones

Este artículo tiene como objetivo guiar paso a paso a los usuarios en la creación de encuestas de satisfacción tipo BukForms dentro del LMS. Esta funcionalidad está disponible para usuarios con permiso de modificación en "Planificación y gestión de participantes" para empresas que cuentan con integración con Buk (o roles súper administrador y administrador para aquellas sin integración) y permite generar encuestas independientes de cursos, con su propia configuración, inscripción de participantes y reportería.

¿Qué es BukForms?

Son instrumentos evaluativos o encuestas autónomas dentro de la plataforma. No están ligados a cursos e-learning o presenciales, y requieren inscripción directa de participantes. Cuentan con su propio sistema de reportería.

Proceso

1. Creación del instrumento

Desde BukForms, en el menú lateral, selecciona la opción Encuestas. Visualizarás el listado de evaluaciones creadas, las cuales puedes editar o eliminar. 

Para crear una nueva, haz clic en Agregar nuevo y completa la sección de configuración general:

• Nombre del instrumento
• Activar encabezado personalizado (opcional)
• Agregar páginas para dividir preguntas (opcional)
• Agregar preguntas

2. Tipos de preguntas

Puedes agregar:

• Selección múltiple: Selección múltiple (permite más de una respuesta).
• Selección única: Sólo una opción posible de respuesta.
• Menú desplegable: Lista de opciones con selección única.
• Fecha: Calendario para seleccionar una fecha específica.
• Hora: Selector de hora.
• Escala lineal: Escala numérica (ej: de 1 a 10).
• Escala múltiple: Múltiples afirmaciones que se puntúan bajo la misma escala.
• Texto abierto: Respuesta libre por parte del colaborador.
• Párrafo: Texto explicativo o instructivo (sin campo de respuesta).
• Subir archivo: Permite al colaborador cargar un archivo o imagen.
• Título: Inserta un encabezado o divisor de sección.

En cada pregunta puedes:

• Editar el texto
• Adjuntar una imagen
• Marcar si es obligatoria
• Ingresar alternativas y definir correctas

3. Carga masiva de preguntas

• Haz clic en y luego, descarga la plantilla Excel.

• Complétala con las preguntas y alternativas.

• Carga el Excel en la plataforma y selecciona "Iniciar carga masiva". 

Una vez hayas terminado de ingresar las pregguntas, haz clic en Crear y Editar. 

Otras configuraciones

A continuación, se despliega una visual con diferentes pestañas, que permiten la gestión de participantes, configuración de fechas y correos de recordatorio y visualización de reporte (una vez que haya recibido respuestas).

1. Fechas y correos: Desde esta vista puedes:

• Configurar apertura y cierre de la encuesta
• Activar correos base y recordatorios
• Personalizar los correos enviados a participantes
• Habilitar respuestas anónimas con URL externa

2. Participantes: Desde esta pestaña, puedes: 

• Inscribir colaboradores:

  • De forma masiva (ingresando su identificador en formato columna)
     

• Revisar información de los colaboradores y el estado de las encuestas:

  • Nombre y datos del evaluador y evaluado
  • Estado de la encuesta (pendiente, abierta o completada)
  • Fecha de envío del correo y de respuesta por parte del colaborador
  • Detalle de respuestas (haciendo clic en el ícono de ojo)
  • Resetear encuesta (eliminar reportería y reiniciar)
  • Generar link para aquellos participantes que no han respondido aún

3. Reportería
Desde la pestaña de reporte podrás visualizar y descargar los resultados generales de la encuesta y por pregunta, en formato PDF (con gráficos) o Excel.

¿Cómo acceder a la encuesta desde la vista del colaborador?

Los participantes verán las evaluaciones BukForms en el portal del colaborador bajo el menú "Mis evaluaciones”.

Creación y gestión de encuestas ligadas a cursos e-learning

Creación y gestión de encuestas ligadas a cursos e-learning

A diferencia de los BukForms, también puedes crear encuestas de satisfacción directamente asociadas a un curso e-learning. Los resultados de estas encuestas forman parte de la reportería del curso al que están vinculadas.

1. Crear la encuesta de curso

Dirígete al módulo LMS, en el menú lateral selecciona Planificación y Gestión y luego haz clic en Evaluaciones. Desde ahí, presiona Agregar Nuevo y elige la opción Encuesta de Satisfacción. Completa los datos generales y agrega las preguntas, de la misma forma que se crea un BukForm.

2. Asociar la encuesta al curso

Una vez creada la encuesta, debes vincularla al curso correspondiente. Para ello:

• Ve al curso e-learning que deseas evaluar.

• Dentro de la configuración del curso, accede a la pestaña de Contenido.

• En la sección "Evaluación", busca el campo Encuesta de Satisfacción y selecciona en el menú desplegable la encuesta que creaste.

• Guarda los cambios para finalizar la asociación.

3. Ver los resultados

Los resultados y el detalle de las respuestas de estas encuestas se consultan directamente en el Reporte por Curso, lo que te permite centralizar toda la información de la actividad formativa.

Los parámetros clave que debes tener en cuenta son:

• Permisos: Para crear y gestionar encuestas, los usuarios requieren el permiso de modificación en "Planificación y gestión de participantes" (en empresas con integración Buk) o los roles de súper administrador o administrador (en empresas sin integración).
• Inscripción de participantes: La plataforma permite inscribir colaboradores de forma masiva, facilitando la asignación a gran escala.
• Generación de reportes: Cada encuesta cuenta con su propia reportería, con resultados que puedes visualizar y descargar en formatos como PDF o Excel.

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