Cómo gestionar la inscripción a una ruta de aprendizaje mediante una Solicitud en Workflow

Este proceso permite crear una solicitud flexible en Workflow para que uno o varios usuarios puedan solicitar la inscripción de ruta de aprendizaje.

El flujo es manual, ya que se inicia cuando un usuario completa un formulario dentro de Buk, y puede incluir etapas de revisión o aprobación, como la validación del supervisor, antes de ejecutar la acción final “Inscribir a una ruta de aprendizaje”.

Al crear la plantilla, el administrador podrá definir quiénes tendrán permiso para iniciar la solicitud, eligiendo entre:

• Área o subárea específica.
• Cargo.
• Administrador de solicitudes.
• Lista personalizada de usuarios.
• Todos los colaboradores.
• Perfil de usuario.
  
  Esta configuración permite adaptar el flujo a las necesidades de cada organización, asegurando que solo los usuarios adecuados puedan iniciar solicitudes de inscripción a una ruta de aprendizajes.

📌 Disponible solo para clientes con el módulo de Workflow activo.

 

¿Qué es una solicitud en Workflow?

Una Solicitud es un flujo flexible que se inicia cuando un usuario completa un formulario dentro de Buk.
Este flujo puede incluir etapas de revisión o aprobación, y termina con una acción configurada por el administrador, como “Inscribir a ruta de aprendizaje”.

A diferencia de las automatizaciones, las solicitudes no se activan por eventos del sistema, sino que deben ser creadas manualmente por usuarios definidos como solicitantes.

Configuración del flujo flexible

1️⃣ Crear la plantilla

1. Ve a Administrativo → Workflow → Solicitudes.

2. Selecciona Acciones → Configuración →

3. Selecciona “Empezar desde cero”

4. Asigna un nombre (por ejemplo, solicitud de inscripción a rutas de aprendizaje).
5. En Tipo de flujo, elige Flexible.
6. Guarda los cambios para ingresar al diseño del flujo.

2️⃣ Definir quiénes podrán iniciar la solicitud

1. En la sección Inicio, selecciona las áreas, cargos, perfiles o grupos de usuarios que podrán crear la solicitud.
2. Guarda los cambios.
   
   

💡 Solo los usuarios definidos en esta sección podrán enviar solicitudes de inscripción.

3️⃣ Agregar etapa de aprobación (opcional)

1. Crea una segunda etapa y puedes definir quién será el aprobador.
2. Puedes incluir un mensaje o instrucción interna para la aprobación:
   “Supervisor: revisa la solicitud y aprueba si corresponde la inscripción al curso.”
   
   

💡 Esta etapa permite validar que el curso solicitado sea pertinente antes de la inscripción.

4️⃣ Configurar la acción final

1. En el Final del flujo flexible, selecciona Añadir acción → Inscribir a un curso.
2. Configura los campos:
   
   Ruta: selecciona el curso del LMS.
   
   Tipo de inscripción: define si será obligatoria u opcional.
3. Guarda los cambios y activa la plantilla.
   
    

📌 Cuando el flujo llegue a esta etapa, el sistema inscribirá automáticamente al colaborador en la ruta de aprendizaje seleccionada.

Cómo se usa la solicitud

 Rol: Solicitante

1. Ve a Inicio → Solicitudes → Crear solicitud.

2. Selecciona la plantilla creada Ejemplo: Solicitud de Inscripción a ruta de aprendizaje.

3. Completa la información requerida: colaborador, ruta y motivo (opcional).

4. Envía la solicitud.
   🟡 Estado inicial: Pendiente de aprobación del supervisor.

Rol: Aprobador

1. Accede a Inicio → Mis solicitudes → Todos
2. Abre la solicitud y revisa los datos.
3. Selecciona una acción:
   
   Aprobar: el flujo avanza hacia la inscripción.
   
   Rechazar: la solicitud se detiene y se notifica al solicitante.
   
    

🟢 Estado tras aprobación: En ejecución de acción final.

 Rol: Sistema / LMS

1. Una vez aprobada, Workflow ejecuta la acción final “Inscribir a una ruta de aprendizaje”.
2. El colaborador queda inscrito automáticamente en la ruta seleccionada
3. Estado final en Workflow: Completada.

 Rol: Colaborador inscrito

1. El colaborador verá el curso en Mis Capacitaciones dentro de la Webapp.
2. Desde ahí podrá iniciar o continuar el curso según la configuración del LMS.
   

🟢 Estado final: Curso disponible para el colaborador.

Recomendaciones

• Mantén el flujo simple (una solicitud, una aprobación y una acción final).
• Verifica que las instancias del curso estén abiertas y activas.
• Si la instancia se cierra, el sistema dejará de inscribir automáticamente.
• Utiliza el historial de Workflow para revisar el estado de las solicitudes (pendientes, aprobadas o completadas).

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