Las notificaciones permiten automatizar avisos e interacciones dentro del proceso de onboarding. Con ellas puedes, por ejemplo:
- Dar la bienvenida a una persona
- Enviar instrucciones previas al ingreso
- Avisar a un responsable que debe realizar una acción
- Informar al encargado del proceso o jefatura sobre hitos importantes
- Recordar información relevante antes o después del ingreso
En este artículo encontrarás cómo configurar plantillas de notificación, cómo programarlas, qué notificaciones existen por defecto en el módulo y dónde revisar su estado.
Plantilla de notificación y notificación generada
Antes de configurarlas, es importante distinguir entre estos dos conceptos:
Plantilla de notificación
Es la configuración reutilizable de una notificación. Funciona como un molde que puedes usar en distintos procesos o plantillas de proceso.
Instancia de notificación
Es la notificación concreta que se crea dentro del proceso de onboarding de una persona específica a partir de esa plantilla.
Cada instancia de notificación puede encontrarse en distintos estados, por ejemplo:
- Programado
- Enviado
- Eliminado
Por ejemplo, puedes tener una plantilla de notificación llamada "Bienvenida al equipo". Cuando esa plantilla se usa en el onboarding de una persona, se crea una instancia de notificación asociada a ese proceso, con sus destinatarios, su fecha de envío y su estado correspondiente.
Para qué sirve una plantilla de notificación
Las plantillas de notificación permiten estandarizar los mensajes frecuentes dentro del onboarding y evitar tener que redactarlos desde cero para cada ingreso.
Esto te ayuda a:
- Mantener una notificación consistente
- Ahorrar tiempo de configuración
- Automatizar avisos importantes
- Acompañar el onboarding con mensajes oportunos
Cómo crear una plantilla de notificación
Para crear una nueva plantilla de notificación:
- Ingresa a Administrativo > Onboarding > Plantillas > Notificaciones.
- Haz clic en Crear Plantilla.
- Completa la información requerida en el formulario.
- Guarda los cambios.
Una vez creada, la plantilla quedará disponible para ser utilizada dentro de una plantilla de proceso o al configurar el onboarding de un colaborador.
Una vez creada, la plantilla quedará disponible para ser utilizada dentro de una plantilla de proceso o al configurar un proceso de onboarding.
Qué puedes configurar en una notificación
Al crear o editar una plantilla de notificación, puedes definir los siguientes elementos:
Nombre
Corresponde al nombre interno de la plantilla. Sirve para identificarla rápidamente dentro de la biblioteca de configuraciones de Onboarding.
Ejemplo: Correo de bienvenida general
Asunto / Título
Es el asunto que tendrá el mensaje cuando se entregue al destinatario. Conviene que sea claro y fácil de reconocer.
Ejemplo: ¡Te damos la bienvenida a la empresa!
Destinatarios
Debes indicar a quién o a quiénes se enviará la notificación. Puedes seleccionar uno o varios destinatarios simultáneamente dentro de la misma plantilla, combinando las siguientes opciones:
- Nuevo colaborador
- Supervisor del colaborador
- Encargado del proceso
- Personas específicas: Permite ingresar correos de personas o casillas puntuales (separados por coma).
- Personas según organización: Permite definir destinatarios basándose en la estructura organizacional de la empresa (Empresa, Área y Cargo). Puedes seleccionar valores fijos (ej. Empresa: Buk, Área: TI, Cargo: Analista) o variables dinámicas relativas al colaborador (Empresa del colaborador, Área del colaborador, Cargo del colaborador).
Cuerpo de la notificación
Aquí redactas el contenido del mensaje. Puedes incluir instrucciones, contexto, enlaces, imágenes adjuntas o recordatorios relevantes para la etapa del proceso en la que se entregará.
Nota: Todos los receptores configurados se gestionan como destinatarios principales, lo que garantiza que cada persona tenga su registro e historial de entrega individual en la Central de Notificaciones.
Programación del envío
Puedes definir el momento exacto en que se enviará la notificación dentro del proceso:
- En base a la fecha programada de inicio de onboarding: Permite programar el envío X días antes o después de la fecha de ingreso.
- Al crear el proceso de onboarding: La notificación se programa o envía de forma inmediata al iniciar el proceso.
También puedes elegir la hora a la que se enviará la notificación dentro de la programación definida.
Variables en las notificaciones
Las variables permiten personalizar automáticamente el contenido del mensaje con los datos reales del proceso y de la persona.
Por ejemplo, puedes usar variables para incluir datos como:
- Nombre del nuevo colaborador ({{proceso.nombre_nuevo_empleado}})
- Fecha de inicio de onboarding ({{proceso.fecha_inicio}})
- Cargo, área y otros datos del proceso
Cuando la notificación se genera, Buk reemplaza automáticamente cada variable por la información correspondiente del colaborador.
Cómo usar variables
- Dentro del editor del mensaje, haz clic en el botón Variables.
- Copia la variable que necesites.
- Pégala en el asunto o cuerpo de la notificación.
Cómo se usan las notificaciones dentro del onboarding
Las plantillas de notificación no se envían de forma aislada. Para que se activen, deben incorporarse a una plantilla de Proceso, o bien agregarse al momento de crear un proceso de onboarding o en un proceso ya creado.
Cuando esto ocurre, la plantilla genera una instancia activa dentro del flujo del colaborador, y el sistema ejecuta o programa su entrega según la regla establecida.
Qué se recomienda considerar al crear notificaciones
- Usar nombres internos claros: El nombre debe permitirte identificar rápidamente el propósito de la notificación en la biblioteca.
- Cuidar el asunto: El asunto es lo primero que verá el destinatario; procura que sea breve, directo y descriptivo.
- Escribir mensajes simples: Mantén el cuerpo del mensaje enfocado en la acción o información que la persona necesita en ese momento.
- Aprovechar las variables organizacionales y del proceso: Usar destinatarios por estructura organizacional y variables dinámicas evita tener que actualizar plantillas manualmente cuando cambian las personas en los cargos.
- Definir bien el momento de envío: Ubica cada notificación en la etapa del onboarding donde aporte mayor valor (pre-boarding, primer día, primera semana, etc.).
Ejemplos de notificaciones frecuentes
- Bienvenida al nuevo colaborador
- Recordatorio previo al ingreso (Pre-boarding)
- Instrucciones para completar tareas o firmas iniciales
- Aviso de llegada al equipo directo, buddy o jefatura
- Coordinación de entrega de herramientas con el área correspondiente
- Encuestas de seguimiento inicial (14 o 30 días)
Notificaciones disponibles por defecto en Onboarding
Además de las notificaciones personalizadas que puedes crear en tus plantillas, el módulo de Onboarding incluye notificaciones automáticas predeterminadas del sistema que se activan ante eventos específicos:
- Mensaje de bienvenida: Se envía al colaborador al iniciar un proceso con plantilla de tipo pre ingreso.
- Recordatorio de tareas de onboarding pendientes: Se envía a los responsables de tarea mediante un recordatorio semanal, siempre que el proceso tenga activada esta opción y existan tareas con vencimiento próximo.
- Aviso de tarea de onboarding asignada: Se envía a los responsables de tarea al iniciar el proceso o cuando cambia el responsable de una tarea.
- Aviso de tarea editada: Se envía a los responsables de tarea cuando se edita una tarea, siempre que sigan asignados a ella.
- Aviso de nueva tarea: Se envía a los responsables de tarea cuando se asigna un nuevo responsable a una tarea.
- Aviso de término de onboarding: Se envía al encargado cuando el proceso se marca como terminado manualmente o cuando todas las tareas se completan.
- Hoy comienza tu proceso de onboarding: Se envía al colaborador cuando queda asignado al proceso.
- Seguimiento de proceso del colaborador: Se envía al encargado al asignar o cambiar al encargado del proceso, o al iniciar el proceso.
- Recordatorio de tareas pendientes: Se envía manualmente a los responsables de tarea desde el detalle de un proceso, cuando se utiliza la acción de recordatorio.
Dónde configurar estos correos
Si cuentas con permisos de administración, puedes revisar y gestionar todos los envíos desde la Central de Notificaciones, ubicada en el ícono de tuerca (Configuraciones ⚙️ > Central de Notificaciones).
Desde la Central de Notificaciones puedes:
- Pestaña Configuración: Activar o desactivar las notificaciones por defecto del módulo y seleccionar los canales de entrega habilitados.
- Pestaña Historial: Filtrar por el módulo Onboarding para revisar la lista de notificaciones enviadas, su fecha, destinatario, canal y estado.. Si un mensaje aparece como fallido, al pasar el cursor sobre el estado podrás visualizar el motivo específico del error.
Cómo revisar notificaciones enviadas o fallidas
Para hacer seguimiento a las notificaciones que salen desde Onboarding, entra al Historial de notificaciones y filtra por el módulo Onboarding.
Si una notificación aparece como fallida, al pasar el cursor sobre el estado podrás ver el motivo del error.
Cómo recibir una alerta automática cuando falle una notificación de onboarding
Si cuentas con el módulo de Workflow, puedes configurar una regla automática para que el sistema te notifique de inmediato si una notificación (como el mensaje de bienvenida) llega a rebotar o fallar.
Pasos para configurarlo en Workflow:
- Ve a Workflow > Plantillas de Workflow.
- Haz clic en Crear Plantilla y selecciona el tipo Flexible.
- En el evento, selecciona: Cuando una notificación rebota.
4. Agrega un filtro para especificar la notificación que deseas monitorear (ej. Notificación es igual a "Mensaje de bienvenida").
5. Define la acción que se ejecutará automáticamente cuando ocurra el rebote, por ejemplo:
- Generar una tarea pendiente para que alguien revise el caso.
- Enviar una notificación a la persona o equipo encargado.
De esta forma, ante cualquier fallo de entrega, se generará una alerta automática para resolver el caso de inmediato.