El principal objetivo de ofrecer estas configuraciones y gestiones de vacaciones dentro de la plataforma es proporcionarte una herramienta integral y altamente personalizable. Esto facilita la administración eficiente de los beneficios laborales de tu equipo, alineándose tanto con las normativas legales vigentes como con las políticas internas de tu organización.
A través de este procedimiento, aprenderás a configurar los parámetros de las Vacaciones Legales y los Días Administrativos, adaptando el sistema a los requerimientos específicos de tu empresa.
Paso a paso
Paso 1: Navega a la sección de configuración de vacaciones
Para comenzar, inicia sesión en la plataforma y dirígete al menú de configuración utilizando la ruta indicada a continuación.
RUTA: Administrativo > Asistencia > Configuraciones > Vacaciones > Tipos de Vacaciones
Una vez allí, visualizarás el panel central donde se listan los tipos de vacaciones existentes en tu sistema.
Paso 2: Selecciona el tipo de vacación que deseas configurar
A continuación, identifica el tipo de vacación que deseas ajustar (por ejemplo, Vacaciones Legales o Días Administrativos) y haz clic en el ícono del lápiz de edición correspondiente.
Ten en cuenta la diferencia: Las Vacaciones Legales representan el derecho al descanso remunerado que el colaborador tiene tras un año completo de servicio. En cambio, los Días Administrativos son jornadas libres remuneradas destinadas a trámites personales; estos constituyen un beneficio extralegal (un plus que tu empresa puede ofrecer de forma voluntaria, sin obligación legal).
Paso 3: Define la información básica y el flujo de aprobación
En este punto, verás un formulario en pantalla donde deberás ingresar o modificar los siguientes campos de identificación y control de solicitudes:
Nombre: Escribe aquí el identificador principal del tipo de vacación que estás editando o creando.
Código: Ingresa un identificador único que permitirá al sistema diferenciar este concepto de otros de forma inequívoca.
Método de aprobación: Selecciona quién será el encargado de autorizar estas solicitudes. Podrás elegir entre "Recursos Humanos", "Supervisor" o una combinación de ambos. Ten en cuenta que si el método incluye a Recursos Humanos, la plataforma creará automáticamente una tarea pendiente para cada usuario que posea permisos de aprobación.
Notificar Supervisor: Indica si deseas que se envíe un correo electrónico automático al supervisor cada vez que un colaborador solicite este tipo de descanso, independientemente de quién sea el aprobador final.
Descripción: Si lo consideras necesario, utiliza este espacio opcional para redactar detalles o aclaraciones adicionales sobre este beneficio.
Paso 4: Configura los límites de sobregiro y vencimientos
Ahora, desplázate un poco hacia abajo en el formulario para establecer las reglas de control de saldos y expiración de los días:
Limitar Sobregiro: Marca esta casilla si deseas restringir la cantidad de días que un colaborador puede solicitar de forma anticipada (quedando con saldo negativo).
Días de Sobregiro / Días máximos a sobregirar: En caso de permitir saldos negativos, define detalladamente en estas casillas la cantidad máxima de días que un colaborador puede exceder al realizar su solicitud.
Habilitar vencimiento: Selecciona esta opción si deseas colocar un límite de tiempo para tomar estos días de descanso. Si el plazo se cumple y el colaborador no los ha utilizado, los días expirarán de forma automática.
Plazo de vencimiento (meses): Define los meses de validez de los días. Si dejas este campo en blanco, el sistema asumirá que las vacaciones no tienen un vencimiento automático.
Notificación de vencimiento (días): Ingresa con cuántos días de anticipación (por defecto se sugiere 30) deseas que se genere una alerta antes de que expire el saldo. Si lo dejas en blanco, no se enviarán recordatorios.
Paso 5: Ajusta las opciones de solicitud y otros campos de nómina
Después de definir los límites, puedes personalizar las condiciones del beneficio activando o desactivando las siguientes casillas según las políticas de tu empresa:
Habilitar Vacaciones Parciales: Al marcar esta casilla, permitirás que tu equipo solicite fracciones de tiempo (como medio día de vacaciones) en lugar de jornadas completas.
Generar Certificado: Activa esta opción si necesitas que el sistema genere de manera automática un comprobante o documento de vacaciones que se guarde en la carpeta del empleado.
Incluir en el finiquito: Selecciona esta alternativa si el saldo pendiente de este concepto debe ser liquidado en el proceso de término de contrato.
Considerar reconocimiento de antigüedad: Activa esta casilla si la acumulación o el derecho a estos días depende del tiempo total de servicio del colaborador.
Paso 6: Configura las opciones avanzadas de cálculo y asignación
Para lograr una experiencia de cálculo aún más adaptada a la realidad de tu empresa, la plataforma te presentará las siguientes opciones avanzadas que determinan cómo se descuentan los días:
Días hábiles (o laborables): El sistema descontará únicamente los días en los que se trabaja regularmente. Es decir, excluirá de forma automática los fines de semana (o solo los domingos, dependiendo del caso) y los feriados que caigan dentro del periodo de descanso.
Días corridos (o calendario): El sistema incluirá absolutamente todos los días consecutivos del almanaque que abarque la solicitud, descontando también los fines de semana y feriados que se encuentren en ese rango.
Días laborales según contrato: El sistema descontará estrictamente los días en los que el colaborador tenía la obligación de asistir a trabajar, basándose de forma exacta en la jornada pactada en su contrato y la configuración de turnos de la empresa.
Incluir días inhábiles después de la fecha de término de las vacaciones solicitadas: Si dejas activa esta opción, los días inhábiles posteriores al término de las vacaciones solicitadas por los colaboradores se sumarán de manera automática al total de días del periodo.
Mostrar proporción de días acumulados: Al mantener activa esta casilla, el colaborador verá su saldo acumulado en tiempo real. Si la desactivas, los días proporcionales de vacaciones no se mostrarán ni serán considerados para el cálculo de la nómina.
No Proporcionar Vacaciones el Primer Año: Si seleccionas esta opción, el colaborador no acumulará días proporcionales durante su primer año de servicio; el saldo completo se mostrará recién al cumplir el año (fecha de devengo) y estos días proporcionales no se considerarán en caso de finiquito antes de ese periodo.
No Incluir Proporción al Cambiar Días Devengados Entre Años: Al marcar esta casilla, la proporción de vacaciones se calculará respetando la política configurada para el año en curso y no la del año siguiente.
Alertar al Acumular Periodos: Al seleccionar una cantidad específica de periodos, el sistema alertará a los colaboradores 30 días antes de que se complete la acumulación de dichos ciclos de vacaciones.
Asignar automáticamente al crear un Colaborador: Si activas esta opción, el tipo de vacación se asignará de inmediato a las fichas nuevas. Nota: Debes tener creada al menos una política de vacaciones en el sistema para desbloquear y utilizar esta casilla.
Paso 7: Guarda tus configuraciones
Una vez que hayas revisado y completado cada uno de los campos requeridos, desplázate hasta la parte inferior de la pantalla y presiona el botón Guardar.
Resultado esperado
Al hacer clic en guardar, el sistema procesará los cambios y mostrará un mensaje de confirmación en la esquina de la pantalla indicando que el tipo de vacación ha sido configurado con éxito. A partir de ese momento, todas las nuevas solicitudes que realicen tus colaboradores, así como los cálculos de saldos y las aprobaciones, se regirán estrictamente bajo las nuevas reglas y parámetros que acabas de establecer.
Consideraciones adicionales
Flexibilidad vs. Cumplimiento Legal: Aunque la plataforma te ofrece una gran flexibilidad para personalizar si los fines de semana o los días festivos se integran dentro de los periodos de descanso, recuerda que las decisiones de configuración deben tomarse siempre respetando y garantizando el cumplimiento de las leyes laborales nacionales vigentes en tu país.