¿Cómo firmar electrónicamente un certificado de capacitación? – Mexico

En este artículo aprenderás cómo se genera y se firma electrónicamente un certificado de capacitación en Plataforma Buk: qué debe configurar el administrador, cómo lo firma el colaborador desde su ficha y cómo descargar los certificados y diplomas.

ℹ️ La firma electrónica aplica a los certificados de capacitación que se generan como documentos en Plataforma Buk, a partir de una plantilla de documento. Los diplomas de Buk Capacitaciones no se firman electrónicamente: llevan las firmas en imagen configuradas en el diploma.

💡 En resumen: el administrador asocia una plantilla de documento al curso y genera el certificado para quien aprobó. El colaborador lo firma desde Mi Ficha > Documentos: abre el documento pendiente, ingresa su contraseña, recibe un código por correo o SMS, lo ingresa y hace clic en Firmar Documento.

Antes de comenzar

Plataforma Buk: esta función requiere que tu empresa use Plataforma Buk y el módulo de Documentos.
Plantilla de documento: debe existir una plantilla del certificado en el módulo de Documentos, con su flujo de firmas configurado (quiénes firman y en qué orden).
Curso aprobado: solo se puede generar el certificado para colaboradores que aprobaron el curso.
Datos del firmante: para recibir el código de verificación, el colaborador debe tener registrado su correo electrónico o su teléfono particular en Buk.

Paso 1 (administrador): Asocia la plantilla al curso

En Plataforma Buk, ve a Capacitaciones > Cursos.
En el curso, usa la acción Asociar plantilla.
En Plantilla, selecciona la plantilla de documento del certificado.
Haz clic en Asociar plantilla. Verás «Plantilla asociada exitosamente al curso».

La columna Plantilla de documento asociada mostrará la plantilla. Si quitas la plantilla después, los documentos ya generados no se eliminan.

Paso 2 (administrador): Genera el certificado

En el listado de cursos, usa la acción Generar certificado para colaborador.
Selecciona al colaborador. El listado incluye solo a quienes aprobaron el curso.
Haz clic en Generar certificado. Verás «Certificado generado exitosamente».

El certificado se crea como un documento del colaborador, con los datos definidos en la plantilla, y queda disponible en el módulo de Documentos para seguir su flujo de firma.

⚠️ Si no puedes generarlo:

«No se pueden generar certificados para cursos sin una plantilla asociada»: primero asocia una plantilla (Paso 1).

«No hay colaboradores que hayan completado este curso»: nadie ha aprobado aún el curso.

«El colaborador no está inscrito en el curso»: revisa su inscripción.

Paso 3 (colaborador): Firma el certificado

Ingresa a Mi Ficha > Documentos.
Haz clic en el documento pendiente de firma.
Ingresa tu contraseña de Buk.
Elige cómo quieres recibir el código de verificación: correo electrónico o SMS.
Ingresa el código que recibiste.
Haz clic en Firmar Documento.

Sabrás que el proceso terminó cuando veas tu firma y el código QR de validación en el PDF final.

💡 Si no recibiste el código, revisa tu carpeta de spam o pide que se reenvíe. Si sigue sin llegar, pide a tu administrador que revise el correo o el teléfono registrado en tu ficha.

Si el certificado también debe firmarlo un representante de la empresa

Si la plantilla incluye la firma de un representante (por ejemplo, el gerente o el encargado de capacitación), esa persona firma desde su bandeja:

Ve a Administrativo > Documentos y Firma > Documentos.
Entra a la pestaña Mis firmas pendientes.
Selecciona los documentos, haz clic en Acciones y luego en Firmar Documentos.
Sigue el flujo de firma del modal.

Los documentos firmados desaparecen de la bandeja de pendientes.

Descargar certificados y diplomas

Certificado firmado (Plataforma Buk):

Colaborador: desde Mi Ficha > Documentos, abre el certificado y descárgalo en PDF las veces que lo necesites.
Administrador: desde el módulo de Documentos, con los permisos de Documentos de tu perfil.

Diplomas de Buk Capacitaciones:

Colaborador: desde el curso aprobado en su portal o desde su ficha en Plataforma Buk.
Administrador, un diploma: en el reporte del curso o en Gestionar inscripciones, usa Descargar diploma en la fila de la persona.
Administrador, varios diplomas de un curso: selecciona a los participantes y usa Descargar diplomas seleccionados.

⚠️ Ten en cuenta:

Para descargar diplomas de otras personas necesitas al menos Lectura en el permiso Administración general de Capacitaciones.

Solo se descargan los diplomas de quienes aprobaron el curso.

En Buk Capacitaciones, la descarga masiva de diplomas es por curso.

Consideraciones importantes

Seguridad: la firma electrónica es personal. Requiere tu contraseña y un código que solo tú recibes.
Integridad: un certificado firmado no se puede modificar. Si hay un error en sus datos, corrige la información (por ejemplo, en la ficha del colaborador o en la plantilla) y genera un nuevo certificado.
Diplomas vs. certificados: el diploma de Buk Capacitaciones se genera automáticamente al aprobar el curso y lleva firmas en imagen. El certificado de Plataforma Buk es un documento que se genera desde una plantilla y se firma electrónicamente.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no veo el certificado para firmar?

Porque aún no se ha generado. El administrador debe asociar una plantilla al curso y generar tu certificado después de que apruebes.

¿Puedo firmar mi diploma de Buk Capacitaciones?

No. Los diplomas llevan firmas en imagen; la firma electrónica aplica a los certificados generados como documentos en Plataforma Buk.

No me llega el código de verificación, ¿qué hago?

Revisa el spam, pide el reenvío y confirma con tu administrador que tu correo o teléfono estén bien registrados.

¿Se puede corregir un certificado ya firmado?

No. Se debe generar uno nuevo con los datos corregidos.