Las Etapas en el Pre-ingreso existen para estructurar el avance secuencial de la recolección de datos y validaciones administrativas antes del primer día de un nuevo colaborador. Permiten organizar el flujo de trabajo y definir en qué momento interviene cada actor (el candidato y el equipo de recursos humanos) para lograr la creación de la ficha de forma ordenada y lógica.
Funcionamiento general
Funcionan como pasos predefinidos que condicionan el avance del proceso de incorporación del candidato hacia la base de datos de la empresa. En términos conceptuales:
- El flujo transita inicialmente por una etapa de envío de formulario, donde el nuevo colaborador ingresa su información personal y antecedentes.
- Luego avanza a una etapa de revisión y asignación, donde un responsable interno valida los datos entregados y selecciona la plantilla correspondiente.
- Finaliza en una etapa de gatillador sistémico que da el pase para crear al usuario en la plataforma.
Alcance y límites
Corresponde utilizar este concepto para delimitar la secuencia estricta de recolección, revisión y aprobación de los datos de un futuro empleado antes de su integración oficial a la nómina. Cubre la fase puramente administrativa de captación de información.
En cuanto a sus límites, si la organización cuenta con Plataforma Pro, el alcance permite configurar flujos de aprobación personalizados y añadir etapas de validación adicionales a estas plantillas. Por el contrario, en la versión estándar, el alcance está limitado a utilizar las plantillas básicas por defecto, sin la posibilidad de incorporar estos flujos de aprobación extra.
Relación y diferencias con otros elementos
Se conectan de manera directa con los formularios, el proceso de Onboarding global y los Workflows de alta. La relación entre las etapas de pre-ingreso y el Workflow de alta es estrictamente secuencial: las etapas del pre-ingreso se encargan de recopilar y aprobar la información, y una vez que concluyen de manera exitosa, sirven como el gatillador que inicia automáticamente el Workflow de alta.