Las Tareas de Onboarding son las actividades e hitos prácticos que deben realizarse cuando una persona ingresa a la empresa. Sirven para organizar, estandarizar y coordinar todo el proceso de bienvenida, asegurando que cada participante (el nuevo colaborador, su jefatura o las áreas de apoyo) sepa exactamente qué debe hacer y en qué plazo.
¿Cómo funcionan las Tareas de Onboarding?
Las tareas se configuran dentro de Plantillas de Onboarding. Cada tarea incluye un nombre, una descripción clara, un nivel de prioridad, responsables asignados y materiales de apoyo (como enlaces a videos o archivos adjuntos).
A medida que el proceso avanza, las tareas guían paso a paso a todos los involucrados sin dejar nada al azar.
Tipos de Tareas: Estándar vs. Tareas Conectadas
En Buk existen dos formas en que funcionan las tareas:
- Tareas Estándar (Manuales): Son listas de verificación tradicionales donde la persona asignada debe ingresar a la plataforma y marcar la tarea como lista manualmente.
- Tareas Conectadas (Automáticas): Son tareas vinculadas directamente con otros módulos de Buk (como Firma de Documentos y Capacitaciones). En este caso, la plataforma genera la acción automáticamente (por ejemplo, enviar el contrato para firmar o inscribir en un curso) y actualiza el progreso en tiempo real sin que nadie tenga que marcarlo manualmente.
Planificación Temporal y Dependencias Lógicas
Para que el proceso sea ordenado y no abrumar al nuevo colaborador desde el primer día, las tareas se pueden organizan en el tiempo:
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Programación por días: Cada tarea se programa según la fecha de inicio del onboarding. Pueden activarse días antes del ingreso (pre-boarding), el primer día, o días/semanas después.
- Dependencias (Paso a Paso): Puedes definir que una tarea solo se habilite cuando otra tarea previa esté completada. Mientras la primera no se cumpla, la siguiente se mantendrá en estado Bloqueado para evitar que se realicen acciones fuera de orden.
¿Quiénes son los responsables?
Cada tarea tiene un responsable asignado según el tipo de acción:
- El nuevo colaborador: Actividades de su propio proceso (como firmar su contrato, hacer cursos de inducción o responder encuestas).
- El supervisor/Jefe directo: Por ejemplo para Acciones de liderazgo y acompañamiento (como reuniones 1 a 1 o bienvenida al equipo).
- Una persona específico: Equipos como TI, Gestión de Personas o Bienestar para la entrega de herramientas, accesos o trámites administrativos.
Trazabilidad: Progreso y Plazos
El sistema monitorea las tareas desde dos perspectivas independientes:
- Estado de la tarea (¿Se realizó?): Muestra la fase en que se encuentra la acción (Pendiente, En curso, Completada, Bloqueada o Cancelada).
- Cumplimiento del tiempo (¿Llegó a tiempo?): Indica de forma independiente si la tarea está A tiempo o Atrasada según los días límites configurados.
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