Este artículo explica cómo utilizar el nuevo importador de documentos de Buk, una experiencia rediseñada que permite cargar archivos a las fichas de los colaboradores de forma guiada y centralizada, en un solo flujo dividido en cuatro pasos.

La nueva experiencia reemplaza el flujo tradicional de subida masiva y agrega capacidades nuevas pensadas para resolver dos necesidades concretas:

• Subir varios archivos a la vez y que cada archivo llegue automáticamente al colaborador correcto, sin armar planillas previas ni clasificarlos a mano, incluso cuando los archivos no estén nombrados con el RUT del colaborador.
• Distribuir un mismo archivo (o un conjunto de archivos) a un grupo de colaboradores en una sola operación, sin repetir el proceso por cada persona.

El resultado: menos clics, menos errores de asignación y un control más claro de la configuración de visibilidad, revisión y firma de los documentos importados.

Alcance y limitaciones

El artículo está dirigido a usuarios administradores y usuarios con perfiles personalizados que tengan permiso para cargar documentos en las fichas de colaboradores.

Limitaciones importantes a tener en cuenta al momento de leer este artículo:

• El importador acepta archivos en los siguientes formatos: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, CSV, TXT, JPG, JPEG, GIF, PNG, PPT, PPTX, RAR, ZIP y XML.
• El peso total de los archivos seleccionados en una misma carga no puede superar 1 GB.
• Cada importación admite un máximo de 5.000 archivos.
• La asignación automática con Buk AI analiza archivos PDF, DOCX, JPG, JPEG y PNG.
• La firma electrónica avanzada requiere que los archivos sean PDF.
• El acceso al importador depende de los permisos de edición sobre la ficha del colaborador. Si el usuario no tiene permiso para editar a un colaborador, no podrá importarle documentos.
• El sistema reconoce como la misma carpeta solo aquellas cuyo nombre coincide exactamente, incluyendo mayúsculas, minúsculas, tildes y espacios. Cualquier diferencia, aunque sea mínima, crea una carpeta separada. Para evitar duplicados y errores de ruta, revisa que los nombres sean idénticos en cada carga.

Definiciones y glosario

Importador de documentos: herramienta que permite cargar uno o varios archivos hacia las fichas de uno o varios colaboradores en una sola operación.

Modo "Archivos personales": cada archivo se asigna a un colaborador específico. Permite subir archivos individuales y carpetas completas, donde cada carpeta se asigna a un colaborador y todos sus archivos viajan con esa asignación.

Modo "Archivos compartidos": permite distribuir los archivos seleccionados a un grupo de colaboradores. Cada archivo cargado se replica para cada colaborador seleccionado.

Asignación automática: el importador intenta detectar a quién pertenece cada archivo a partir del nombre del archivo, reconociendo el RUT del colaborador, con o sin puntos y guion, y el email corporativo. Si en una empresa existen varias fichas para una misma persona, también reconoce el código o nombre de la ficha cuando aparece en el nombre del archivo.

Buk AI: asistente que lee el contenido de los archivos que no se pudieron asignar por nombre y sugiere a qué colaborador corresponde cada uno. 

Historial de cargas: registro de las importaciones realizadas, disponible como pestaña dentro del importador y en el historial de cargas general de Buk.

Ficha: registro laboral del colaborador dentro de una empresa. Una persona puede tener más de una ficha (por ejemplo, en distintas empresas del holding o con distintas relaciones laborales).

Unidad de asignación: elemento que se asigna a un colaborador en el paso 2. Puede ser un archivo suelto o una carpeta completa.

Visibilidad: atributo que controla si el documento queda visible para el colaborador en su portal o si solo lo ve el área de personas.

Revisor: persona designada para revisar y aprobar o rechazar el documento antes de que continúe el flujo.

Firmante: persona que debe firmar electrónicamente el documento. 

• Tipos disponibles: colaborador, supervisor, representante legal y "otro".

Casos de uso

El nuevo importador resuelve principalmente los siguientes escenarios:

• Carga masiva con asignación automática: el área de personas recibe un lote de contratos, anexos o certificados ya nombrados con el documento de identidad o el email del colaborador. Sube todos los archivos al mismo tiempo, el importador los asigna y se cargan en bloque.
• Carga masiva sin renombrar archivos: los archivos vienen de otro sistema y no siguen ninguna nomenclatura. Buk AI lee y analiza su contenido y sugiere el colaborador de cada uno.
• Carga masiva con asignación mixta: parte de los archivos se reconoce automáticamente y el resto se asigna manualmente desde la misma pantalla, sin tener que abrir las fichas una por una.
• Distribución de un archivo a un grupo de colaboradores: políticas internas, reglamentos, manuales o comunicados que deben quedar archivados en la ficha de un conjunto de colaboradores. Se sube una sola vez y se selecciona el grupo destino (listado de colaboradores).
• Carga con flujo de firma asociado: documentos que requieren la firma del colaborador o de un representante legal pueden configurarse en el mismo paso de importación, indicando los firmantes, el orden y si el flujo de firma debe iniciarse automáticamente.
• Carga con flujo de revisión asociado: documentos que requieren validación previa pueden enviarse directamente a un revisor durante la carga.
• Carga con estructura de carpetas: cuando se arrastran carpetas completas, el importador puede conservar esa estructura dentro de la ficha del colaborador o consolidar todos los archivos en una carpeta única.
• Carga histórica de gran volumen: migraciones desde otro sistema, donde la importación corre en segundo plano y el resultado queda disponible en el historial.

Proceso de ejecución individual (modo "Archivos personales")

Ruta: Menú lateral > Reportería > Importadores > Importadores > Documentos. En la pantalla de inicio selecciona Archivos personales. El flujo es un asistente de cuatro pasos: Subir, Asignar, Configurar e Importar.

El flujo es un asistente de cuatro pasos:

Paso 1: Subir

1. Preparar los archivos es opcional. Si nombras cada archivo con el RUT del colaborador, con o sin puntos y guion, o con su email corporativo, el importador lo asignará automáticamente. Si el colaborador tiene más de una ficha, agrega también el código o nombre de la ficha. Ejemplos válidos: contrato11111111-1.pdf, anexo_usuario@email.com.pdf F1-11.111.111-1.pdf. Si tus archivos no siguen ninguna nomenclatura, no te preocupes, en el paso siguiente podrás pedirle ayuda a Buk AI.
2. Arrastra los archivos al área central de carga, o haz clic en el enlace "haz clic para seleccionar archivos o carpetas".
3. Puedes arrastrar archivos sueltos, carpetas completas o ambos.
4. El componente muestra el total de archivos seleccionados y el peso acumulado. Si superas 1 GB, los 5.000 archivos o subes un formato no permitido, aparecerá un aviso bloqueando el avance.
5. "La transferencia de tus archivos comienza apenas los sueltas y continúa en paralelo mientras avanzas por los pasos siguientes."
6. Cuando termines, haz clic en el botón "Siguiente" de la barra inferior.

Paso 2: Asignar

1. El importador hace una asignación automática a partir del nombre de cada archivo o carpeta. Verás dos secciones: "Archivos asignados" y "Requieren atención". 

   Cómo decide el importador:

   • Si el nombre trae RUT y código de ficha, el archivo queda asignado.
   • Si trae RUT y el colaborador tiene una sola ficha, queda asignado y la ficha se muestra fija.
   • Si trae RUT y el colaborador tiene varias fichas, se usa la primera ficha que aparezca en el nombre del archivo. Si no aparece ninguna, el archivo queda en "Requieren atención" para que elijas la ficha.
   • Si no se identifica al colaborador, el archivo queda en "Requieren atención" con los campos vacíos.
2. En Requieren atención verás primero los archivos sin colaborador identificado, marcados en rojo, y luego los que tienen colaborador pero necesitan que elijas la ficha.
3. Asignar con Buk AI. Si quedaron archivos sin asignar, haz clic en el botón Asignar con Buk AI. El asistente lee el contenido de esos archivos y sugiere a qué colaborador corresponde cada uno. Los archivos que ya se asignaron por nombre no se vuelven a analizar.
   • En la parte superior verás tres indicadores: archivos asignados por Buk AI, asignados por coincidencia de nombre y archivos por revisar.
   • Los archivos asignados por Buk AI quedan marcados con un ícono junto al colaborador. Si cambias la asignación manualmente, el ícono desaparece.
   • Buk AI sugiere, no decide. Revisa y confirma las asignaciones antes de importar.
   • El análisis funciona sobre archivos PDF, DOCX, JPG, JPEG y PNG. Los demás formatos quedan como "por revisar".
   • Al subir una carpeta, todos sus archivos se asignan a un mismo colaborador, nunca se reparten entre distintas personas.
   • Si el servicio no está disponible, los archivos quedan como "por revisar" y puedes asignarlos manualmente sin interrumpir la importación.
4. Para asignar o corregir manualmente, haz clic sobre la fila y elige la persona y, si corresponde, la ficha. El selector de ficha indica si está activa o inactiva.
5. Puedes previsualizar el contenido del archivo desde el ícono de vista previa (disponible para PDF) antes de confirmar la asignación.
6. Si quieres descartar un archivo o una carpeta, usa el ícono de eliminar de la fila.
7. Al hacer clic en "Siguiente", si todavía quedan archivos sin asignar, el sistema mostrará una confirmación para que decidas entre "Asignar archivos" (volver al paso) o "Continuar sin asignar" (los archivos sin asignación no se cargarán).

Paso 3: Configurar

Esta configuración se aplica a todos los archivos del lote. Tiene tres secciones:

Carpeta destino:

• "Mantener estructura original": conserva las carpetas tal como se subieron. Los archivos sueltos quedan en la ficha del colaborador.
• "Usar ficha del colaborador": todos los archivos se guardan directamente en la ficha, sin crear carpetas
• "Usar carpeta específica": permite elegir una carpeta destino existente en el selector. Si además marcas "Crear una nueva carpeta dentro de la carpeta seleccionada", podrás ingresar el nombre de la nueva carpeta que se creará en cada ficha.
• "Comportamiento ante errores":
  • Carga parcial: se importan todos los archivos válidos y los que fallan quedan registrados como error.
  • Todo o nada: si algún archivo falla, no se importa ninguno.

Visibilidad:

• "Oculto": el archivo se importa pero no queda visible para el colaborador en su portal.
• "Visible": el archivo queda visible para el colaborador apenas se completa la importación.

Revisión y firma:

• Activa "Estos documentos necesitan un revisor" si la importación debe pasar por revisión previa. Selecciona el tipo de revisor (por ejemplo, otro firmante) y, si corresponde, el revisor concreto por cada empresa involucrada.
• Activa "Estos documentos requieren firma" para definir los firmantes. Pulsa "Agregar firmante" y elige el tipo: colaborador, supervisor, representante legal u otro. Por cada firmante de tipo representante legal u "otro" debes seleccionar la persona correspondiente para cada empresa del lote.
  • Reglas: máximo 1 colaborador, máximo 1 supervisor, hasta 2 firmantes adicionales del mismo tipo (representante legal u "otro"). No puedes repetir el mismo firmante.
• "Establecer el orden de firmas": activa esta opción para definir el orden en que se notificará a los firmantes. Si no la activas, todos los firmantes se notifican al mismo tiempo y pueden firmar en cualquier orden.
• Iniciar flujo de firmas automáticamente: al activarlo, los firmantes empiezan a recibir las notificaciones apenas termina la importación. Esta opción solo está disponible si la visibilidad está configurada como Visible.
• "Incluir QR de firma en todas las páginas del archivo": agrega el código QR de firma en cada página del PDF. Ten en cuenta que puede modificar los márgenes inferiores del documento.

Al terminar, haz clic en "Siguiente".

Paso 4: Importar

1. Revisa el resumen: cantidad total de archivos, cantidad de colaboradores destino, carpeta destino, visibilidad, firmantes y comportamiento ante errores. Si algún firmante tiene una ficha inactiva y por lo tanto no podrá firmar, el sistema te lo advertirá aquí.
2. Haz clic en Importar. El proceso ocurre en dos etapas:
   1. Transferencia de archivos. Mantén la pestaña abierta hasta que el sistema confirme que la importación quedó en curso. Si tus archivos ya terminaron de transferirse mientras configurabas, esta etapa es prácticamente inmediata.
   2. Procesamiento en segundo plano. Una vez confirmada la importación, puedes cerrar la pestaña, navegar por Buk o cerrar sesión. El proceso continúa igual.
3. Mientras la importación avanza, verás el progreso en pantalla y recibirás avisos de estado.
4. Al finalizar recibirás un correo con el resumen de la importación: archivos procesados, exitosos y fallidos. El botón del correo te lleva directamente al historial de cargas.
5. El resultado queda guardado en la pestaña Historial del importador, así que no necesitas conservar la pantalla final. Desde la vista final también tienes un acceso directo al historial.

Proceso de ejecución masivo (modo "Archivos compartidos")

Este modo distribuye uno o varios archivos a un conjunto de colaboradores al mismo tiempo. Se accede desde la misma pantalla del importador (Menú lateral > Reportería > Importadores > Importadores > Documentos), pero al inicio se selecciona la opción "Archivos compartidos" en la pantalla de elección de modo, y se hace clic en "Comenzar importación archivos compartidos".

Importante: en este modo no se usa el nombre del archivo para asignar. Los archivos se distribuyen a los colaboradores que selecciones manualmente en el paso 2, sin importar cómo se llamen.

El flujo también es un asistente de cuatro pasos:

Paso 1: Subir

1. Arrastra los archivos al área central o usa el enlace para seleccionarlos desde tu computador.
2. Al igual que en el modo individual, se respetan los formatos permitidos, el límite de 1 GB y el máximo de 5.000 archivos.
3. Haz clic en "Siguiente" para continuar.

Paso 2: Asignar

1. El importador muestra una tabla con los colaboradores a los que tienes acceso. Usa los filtros disponibles para acotar el listado por empresa, área, cargo, ubicación, etc.
2. Marca el checkbox de cada colaborador que debe recibir los archivos. Puedes seleccionar uno por uno o usar el checkbox de cabecera para seleccionar todos los registros visibles.
3. Existe un límite en la cantidad de colaboradores que puedes seleccionar en una misma carga.
4. Haz clic en "Siguiente". Si no hay colaboradores seleccionados, el botón permanece deshabilitado.

Paso 3: Configurar

La configuración se aplica a la combinación archivo-colaborador: cada archivo cargado se generará para cada colaborador del grupo con los mismos atributos.

Las opciones de carpeta destino, visibilidad, revisión y firma, y comportamiento ante errores son las mismas que en el modo Archivos personales.

Consideración: no se puede importar un documento a un colaborador cuyo estado sea incompatible con la configuración elegida. Por ejemplo, si configuras firma del supervisor, los colaboradores sin supervisor asignado quedarán registrados como error.

Paso 4: Importar

1. En el resumen verás la cantidad total de documentos a generar, que corresponde a los archivos cargados multiplicados por los colaboradores seleccionados, los colaboradores destino y las preferencias configuradas.
2. Haz clic en Importar. Al igual que en el modo Archivos personales, hay una etapa de transferencia en la que debes mantener la pestaña abierta y luego el procesamiento continúa en segundo plano.
3. Recibirás un correo con el resumen al finalizar y el resultado quedará disponible en el Historial.

Historial de cargas

El importador tiene dos pestañas: Importar e Historial. En Historial encuentras el registro de todas las importaciones que has realizado.

Cada fila muestra: 

Estados posibles:

• Procesando: la importación está en curso.
• Completado: todos los archivos se importaron correctamente.
• Completado con alertas: parte de los archivos se importó y parte falló.
• Error: ningún archivo se importó.

Ver detalle abre un resumen con los documentos importados, no asignados y fallidos, los colaboradores asignados, la carpeta destino, la visibilidad y la configuración de revisión y firma.

Las importaciones del importador de documentos también aparecen en el Historial de cargas general de Buk, junto al resto de los importadores.

Consideraciones:

• Cada usuario ve únicamente sus propias importaciones. Los superadministradores ven las de toda la cuenta.
• El historial no muestra los nombres de los archivos cargados ni permite descargarlos.
• La vista refleja el estado del momento en que la cargaste. Recarga la página para ver actualizaciones.

Descargar el detalle de errores

Cuando una importación termina con archivos fallidos, la fila del Historial ofrece la acción Descargar errores, que entrega un archivo XLSX con una fila por archivo fallido y estas columnas:

• Nombre del documento
• Colaborador asignado
• Código de ficha
• Error
• Fecha
• Tipo de importación
• Usuario

La columna "Colaborador asignado" aparece vacía cuando el archivo falló antes de poder identificar al colaborador, por ejemplo cuando el RUT del nombre no corresponde a nadie. En ese caso el motivo queda descrito en la columna "Error".

La acción no aparece cuando la importación no tuvo errores, cuando los errores no tienen detalle registrado, como los fallos en la subida del archivo, o cuando la importación es anterior a la disponibilidad de esta funcionalidad.

Solo puede descargar el archivo la persona que realizó la importación.

También puedes llegar al Historial directamente desde la pantalla final del importador y desde el correo de término de la importación.

Módulos requeridos

Para utilizar el nuevo importador de documentos el cliente debe contar con:

• Plan base: Plataforma Esencial o Pro. La carga de documentos a la ficha forma parte del núcleo del módulo de Documentos.
• Módulo de Documentos / Gestión Documental / Firma electrónica: el cliente debe tener contratado el módulo. Si no está habilitado, las opciones de firma quedan ocultas.

Configuraciones y permisos necesarios

Para que un usuario pueda utilizar el nuevo importador deben cumplirse las siguientes condiciones de configuración:

• Permisos del perfil de usuario: el usuario debe pertenecer a un perfil que tenga marcado los permisos "Documentos y Firma" e "Importadores". Esto se configura en Administración > Usuarios y Perfiles > Perfil, dentro del perfil los permisos se encuentran en la pestaña "Administrativo" e "Información". Es activable por el administrador de la cuenta.
• Alcance del usuario: el importador solo permite cargar documentos a colaboradores sobre los que el usuario tiene permiso de edición. El alcance se controla por las reglas de visibilidad y acceso del perfil (empresa, sucursal, área, etc.) configuradas en Administración > Usuarios y Perfiles > Usuarios.
• Configuraciones relacionadas con firma electrónica: si se desea iniciar el flujo de firma desde el importador, debe estar habilitada la firma electrónica en la cuenta y los representantes legales y firmantes deben estar previamente cargados en Configuración > Empresa > Representantes legales.
• Carpetas de destino: si planeas usar la opción "Usar carpeta específica", la carpeta debe existir previamente en la ficha del colaborador o bien crearla desde la misma opción "Crear una nueva carpeta dentro de la selección".
• Asignación con Buk AI: está disponible por defecto. Si tu cuenta tiene restricciones para el tratamiento de documentos con IA, la funcionalidad puede deshabilitarse a nivel de cuenta, dejando disponibles la asignación por nombre de archivo y la manual.

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