El código de seguridad en la firma de documentos responde a la necesidad de garantizar que solo la persona autorizada pueda completar el proceso de firma digital. Este mecanismo protege la integridad y autenticidad de los documentos, asegurando que la firma sea válida y atribuible únicamente al firmante designado. Su uso es fundamental para resguardar la confianza en los procesos de gestión documental y cumplimiento normativo dentro de la plataforma.
Funcionamiento general
El código de seguridad opera como un factor de autenticación adicional en el flujo de firma digital. En términos generales, su funcionamiento se define por:
Generación dinámica: el sistema crea un código único cada vez que se solicita una firma digital, evitando reutilizaciones y reduciendo riesgos de acceso no autorizado.
Envío seguro: el código se envía directamente al correo electrónico registrado del firmante, asegurando que solo la persona con acceso a ese correo pueda recibirlo.
Validación obligatoria: la firma del documento solo se habilita tras ingresar correctamente el código recibido, lo que confirma la identidad del firmante en ese momento específico.
Este proceso refuerza la trazabilidad y la seguridad, ya que cada firma queda asociada a una acción verificable y a una persona identificada.
Requisitos previos
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Debes tener habilitada la configuración de "Habilitar firma electrónica".
Necesitas contar con un correo electrónico o número de teléfono válido y registrado en la plataforma, ya que allí recibirás la el código de validación.
Debes tener al menos un documento con solicitud de firma digital pendiente.
Alcance y límites
El código de seguridad se utiliza exclusivamente en el contexto de la firma digital de documentos dentro del módulo Documentos y Firma de Buk. Su función es validar la identidad del firmante en cada solicitud de firma, aportando una capa adicional de protección frente a accesos indebidos o suplantaciones.
Este mecanismo cubre el momento exacto de la firma y no reemplaza otras medidas de autenticación o gestión de usuarios en la plataforma. No es necesario utilizar el código de seguridad fuera del proceso de firma digital ni en acciones que no requieran validación reforzada de identidad.
Relación y diferencias con otros elementos
El flujo de firma digital: que define el proceso completo de solicitud, revisión y firma de documentos.
El correo de notificación: que informa sobre la solicitud de firma, pero no valida la identidad por sí mismo.
A diferencia de simples notificaciones o recordatorios, el código de seguridad cumple una función activa de control de acceso en el acto de firmar. Mientras el flujo de firma organiza las etapas y el correo notifica, el código de seguridad es el elemento que asegura que la firma solo pueda ser ejecutada por la persona correcta en el momento adecuado. Su propósito es estrictamente la autenticación puntual y no la comunicación o el seguimiento del proceso.
Módulo requeridos
Debes tener contratado el módulo de Firma Digital y Gestión Documental.
Consideraciones importantes
Este código se genera de manera dinámica cada vez que solicitas una firma digital, lo que evita su reutilización y reduce los riesgos de accesos no autorizados.
El envío de código tiene un límite de 2 intentos para solicitar el código de verificación por SMS. Si un usuario solicita el código dos veces pero no completa el proceso de firma en ninguna de esas ocasiones, el sistema bloqueará el envío de nuevos códigos a ese número de teléfono, por lo que debe solicitar el código mediante correo.
No debes confundir este código con el correo inicial de notificación; mientras el correo solo te informa sobre la solicitud, el código cumple una función activa de control de acceso en el momento exacto en que firmas.
Tags
Documentos y Firma, Código de seguridad, Firma digital, Validación de identidad, Autenticación, Seguridad.
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