Dentro de la gestión de los procesos de selección, muchas veces se necesita que otra persona de la empresa participe o esté al tanto de ese proceso, sin que sea parte del equipo de reclutamiento. Por ejemplo, un Hiring Manager, que quiere seguir el avance de los candidatos, un líder del área que solicitó la vacante, un entrevistador que solo participa en una etapa puntual o un colaborador de RRHH que ayudará a mover el proceso.

Para eso existe la función "Compartir", la cual le da acceso a esa persona al proceso, eligiendo qué puede ver y hacer, y a qué etapas llega. Así cada quien ve solo lo que necesita.

¿Cómo se comparte un proceso? 

Para dar acceso a un colaborador dentro de un proceso de selección, sigue estos pasos:

1. Ingresa al proceso de selección que deseas compartir.
2. Haz clic en el botón de los tres puntos y selecciona Compartir proceso.
3. En la ventana emergente, busca y selecciona al colaborador con quien deseas compartir la información. Puedes incluir a varias personas agregando una por fila.
4. Asigna los accesos correspondientes a cada persona:
   • Tipo de permiso: Elige entre Lectura, Lectura sensible, Revisor o Modificación.
   • Etapas: Selecciona si la persona tendrá acceso a todas las etapas del proceso o únicamente a algunas.
5. Activa la casilla de notificación por correo electrónico si deseas informarles (Opcional).
6. Haz clic en Actualizar Proceso para guardar los cambios.

Visibilidad de etapas

Al momento de compartir, puedes limitar el alcance de visibilidad del candidato según la participación de cada colaborador. Para esto se tienen dos opciones:

• Compartir todas las etapas (opción por defecto): Otorga visibilidad sobre todas las etapas actuales y sobre las que se agreguen a futuro. Es la opción recomendada cuando se requiere un seguimiento completo del proceso.
• Compartir solo algunas etapas: Te permite seleccionar manualmente las etapas específicas a las que accederá el colaborador. La persona solo podrá ver y interactuar con los candidatos que se encuentren en dichas etapas. Debe seleccionarse al menos una etapa.

👉 Ejemplo: A un entrevistador técnico puedes compartirle el proceso con permiso de Revisor únicamente para la etapa "Entrevista técnica". De esta manera, podrá evaluar, calificar y mover a los candidatos de esa fase sin acceder al resto del embudo ni a la información sensible. 

Niveles de permisos y alcance

Puedes elegir entre cuatro niveles de acceso para definir qué acciones puede realizar cada usuario:

1. Lectura

Permite supervisar el proceso sin realizar ningún tipo de modificación.

• Lo que puede hacer: Ver el proceso, sus etapas, postulaciones de candidatos, historial, documentos, estadísticas y agregar notas o comentarios.
• Lo que no puede hacer: Ver información sensible, mover o evaluar candidatos, ni editar la configuración del proceso.

Uso recomendado: Líderes de área que solo necesitan dar seguimiento al avance de la búsqueda.

2. Lectura sensible

Incluye todas las funcionalidades del permiso de Lectura, sumando el acceso a la información confidencial o sensible del proceso y del postulante.

• Información sensible del proceso: Rango salarial (sueldo mínimo y máximo) y campos personalizados definidos como sensibles.
• Información sensible del candidato: Expectativa de renta y campos personalizados definidos como sensibles.
• Acciones adicionales: Permite visualizar mensajes y documentos adjuntos del candidato, además de subir nuevos archivos.
• Lo que no puede hacer: Mover o evaluar candidatos, ni editar el proceso.

Uso recomendado: Jefaturas que necesitan evaluar las expectativas salariales antes de tomar decisiones, pero que no intervienen en la gestión del proceso.

3. Revisor

Diseñado para quienes analizan activamente a los postulantes, sin necesidad de modificar la estructura del proceso ni consultar datos salariales.

• Lo que puede hacer: Ver datos personales básicos (nombre, contacto y CV), revisar comentarios de otros evaluadores, calificar, completar el scorecard, agendar entrevistas, enviar correos a postulantes, descartar candidatos y moverlos entre las etapas que tiene asignadas.
• Lo que no puede hacer: Ver información sensible (renta/rango salarial), editar la estructura del proceso (cerrar el proceso, cambiar nombres, crear o eliminar etapas e invitar usuarios), enviar cartas de oferta, aplicar evaluaciones/assessments o modificar datos del candidato.

Uso recomendado: Hiring Managers o paneles evaluadores que participan en etapas específicas del embudo.

4. Modificación

Es el nivel más alto de acceso. Otorga las mismas facultades operativas de un reclutador dentro del proceso.

• Lo que puede hacer: Todas las acciones de Lectura y Lectura sensible (incluye acceso a datos confidenciales), mover candidatos entre cualquier etapa, evaluarlos, descartarlos, editar la estructura del proceso, gestionar cartas de oferta e importar candidatos.

Uso recomendado: Integrantes del equipo de RR. HH. o Selección que gestionarán activamente la búsqueda.

Resumen 

Consideraciones Importantes

• Disponibilidad de usuarios: Solo es posible buscar y agregar a colaboradores activos dentro de la empresa.
• Modificación de accesos existentes: Un colaborador no puede estar agregado dos veces al mismo proceso. Si necesitas ajustar sus permisos o etapas, debes editar su registro existente en la lista.
• Restricción para re-compartir: Ninguna persona con la que hayas compartido el proceso podrá volver a compartirlo con otros usuarios. Esta facultad es exclusiva del responsable que administra el proceso.

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