Este artículo te explica cómo entender los cobros que verás en tu factura si tienes contratado Bukplay E-Learning desde la Tienda de Cursos, y cómo verificar directamente en la plataforma qué te estamos cobrando.

ℹ️ ¿Aplica esto a tu caso? Esta explicación es válida si tu condición comercial de Bukplay es Tienda de Cursos (el modelo vigente). Si tu contrato de Bukplay es anterior y se gestiona como addon, los números que verás no van a calzar con esta lógica — contáctanos por Chat, Teléfono o Correo y lo revisamos juntos.

Los dos cobros de tu factura

En tu factura de Buk vas a ver dos cobros distintos y separados relacionados con Capacitaciones:

Estos dos números casi nunca son iguales — eso es lo esperado, no es un error.

¿Cómo verifico qué se me está cobrando en Bukplay?

La forma más directa de validar tu cobro es revisarlo en el LMS:

1. Entra a tu LMS → Tienda de Cursos.
2. Ve a Bukplay → Configurar → Licencias Bukplay.
3. Ahí verás el total de licencias: los usuarios activos del LMS que hoy tienen ficha activa en Buk.
4. Haz clic en "aquí" en el mensaje inferior para ver el listado completo de usuarios asociados a esas licencias.

Clickeando en el “aqui” del mensaje inferior verás la lista de usuarios donde podras filtrar a los usuarios activos que tienen ficha activa en Buk.

¿Por qué pueden no coincidir mis fichas y mis usuarios activos?

Si quieres entender la lógica detrás de los dos cobros, esta sección te lo explica en detalle.

Ficha activa → cobra tu suscripción a Buk Capacitaciones (LMS)

La ficha es el registro maestro de un colaborador dentro de tu organización: representa que la persona está vigente en tu empresa, con su información personal y laboral. Tener una ficha activa no implica automáticamente tener acceso a la plataforma Buk — son dos cosas independientes.

👉 Las fichas activas son las que se consideran para la facturación de la suscripción a Buk Capacitaciones (LMS).

Usuario activo del LMS con ficha activa → base del cobro de Bukplay

Un usuario activo es cualquier persona que tiene un usuario creado en Buk (desde Usuarios y Perfiles), con acceso habilitado a la plataforma, sin importar el perfil (administrador, relator, perfil normal, etc.). Tener un usuario activo permite iniciar sesión y acceder al módulo de Capacitaciones (LMS).

Para que un colaborador pueda inscribirse en un curso como estudiante, además del perfil de usuario necesita tener una ficha asociada.

👉 Los usuarios activos del LMS que además tienen ficha activa en Buk son los que se consideran para la facturación de Bukplay.

Razones frecuentes de la diferencia

• Colaboradores multificha: una persona puede tener N fichas activas (multiempresa, reingreso, contratos paralelos) y generar 1 solo usuario activo en el LMS. Por eso puede haber más fichas activas que usuarios activos.
• Colaboradores con ficha pero sin usuario en Buk: cuentan para la suscripción del LMS, pero no para Bukplay.
• Usuarios de Buk sin ficha activa: relatores externos, auditores u otras personas con acceso al LMS pero sin ficha en tu nómina. Suman al total de usuarios del LMS, pero no se cobran en Bukplay porque no tienen ficha activa.
• Un colaborador que dejó la empresa: la ficha se desactiva en Buk HCM (esa desactivación viaja luego al LMS, no se gestiona directamente ahí). Mientras el usuario en Buk siga activo, seguirá apareciendo en el LMS como usuario activo— aunque, al no tener ficha activa, ya no se factura en Bukplay.
• Diferencias por sincronización: el LMS y la plataforma Buk se sincronizan todos los días. Un usuario nuevo puede tardar hasta un día en reflejarse; una desactivación de ficha puede tardar entre 4 y 6 días hábiles.

Ejemplo: si tu empresa tiene 500 fichas activas pero solo 200 personas con usuario creado en Buk, tu suscripción a Capacitaciones se calcula sobre las 500 fichas, y Bukplay sobre los 200 usuarios activos con ficha activa.

El corte de facturación

Tu factura no refleja lo que ves hoy en Usuarios y Perfiles o en el LMS: refleja una foto de tus usuarios activos tomada entre el día 1 y el día 4 de cada mes, cargada a tu factura el día 5.

Hoy la pantalla de Licencias Bukplay siempre muestra el estado actual, no existe aún una vista del corte específico de esos días. Si necesitas entender un cargo de un mes ya facturado, la referencia más cercana es revisar cómo estaban tus usuarios en los primeros días de ese mes.

El primer mes de activación trae dos cobros

Al activar Bukplay, es normal ver dos cargos en tu primera factura: uno correspondiente al mes de activación y otro al mes en curso. A partir del segundo mes, el cobro es uno solo. No es un error ni un cobro duplicado — es el ciclo normal de activación.

¿Dónde reviso mis fichas y usuarios?

• Fichas activas: menú Colaboradores.

• Usuarios activos: puedes revisarlos de dos formas equivalentes:

• Usuarios y Perfiles → Usuarios en Buk Plataforma.

• Centro de datos → Usuarios, dentro del LMS (Capacitaciones).

Te recomendamos revisar periódicamente ambos listados para asegurar que la facturación refleje lo que realmente necesitas.

¿Y si sigo con dudas sobre mi factura?

Si después de revisar esta guía la diferencia entre tus fichas y tus usuarios activos sigue sin cuadrar con lo facturado, contáctanos a través de nuestros canales de atención. Chat | Teléfono | Correo. ¡Felices te ayudamos!

💡¿Aún tienes dudas?
Si este artículo no responde completamente tu consulta o necesitas apoyo en un caso particular, nuestro equipo está disponible a través de los canales de atención.

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