En este artículo te enseñaremos a preparar el onboarding de tus equipos de Personas: qué debería lograr, a qué cargos aplica, qué contenido necesita y ejemplos concretos de tareas y notificaciones que puedes usar como referencia.
1. Qué debería lograr
Para los equipos de Personas, el onboarding debe asegurar que la persona tenga los accesos y herramientas que necesita, conozca las políticas y procesos internos, entienda a qué equipos acompañará y cuáles serán sus primeras responsabilidades. También debe prepararla para manejar información confidencial y atender sus primeros casos con apoyo, antes de trabajar de forma autónoma.
2. Qué cargos/características aborda este artículo
Cargos a los que aplica: Analistas y generalistas de Personas, reclutadores, encargados de administración de personal y remuneraciones, especialistas de capacitación y desarrollo organizacional, HR Business Partners, entre otros. Estos cargos cumplen funciones distintas, por lo que el contenido debe ajustarse a las responsabilidades de cada persona.
Características de estos roles:
Familia funcional y tareas: gestionan procesos relacionados con la experiencia de los colaboradores, como selección, contratación, remuneraciones, capacitación o evaluación de desempeño. Su trabajo requiere conocer las políticas internas y mantener información correcta y actualizada.
Dinámica y coordinación del equipo: se relacionan con colaboradores, jefaturas y otras áreas para resolver solicitudes y coordinar procesos. Necesitan saber quién toma cada decisión, qué pueden resolver directamente y cuándo deben pedir apoyo.
Confidencialidad y criterio de atención: pueden acceder a información personal, contractual o de remuneraciones. Deben aprender cómo resguardarla y cómo abordar consultas o situaciones sensibles según los procedimientos de la empresa.
3. Ejemplos de tareas
Puedes adaptar estas tareas según la función y el nivel de responsabilidad de la persona. Los momentos son referencias para distribuir el aprendizaje; ajústalos al calendario y a los procesos de tu empresa.
4. Qué contenido específico necesita
El contenido del onboarding de Personas debe combinar la preparación común a cualquier ingreso con el conocimiento de los procesos que la persona tendrá a cargo. Dentro de una misma área, las responsabilidades pueden variar bastante: atraer candidatos, administrar información laboral, gestionar remuneraciones, desarrollar a los equipos o acompañar a las jefaturas.
El objetivo es que la persona conozca los procedimientos y criterios de la empresa, y tenga apoyo para aplicarlos en sus primeras actividades.
Te sugerimos estructurar el contenido en estos cuatro pilares, personalizando el último según la función de cada persona:
Herramientas y accesos listos: activación del correo corporativo y acceso a las plataformas, documentos y canales de atención que necesita para su trabajo. Los permisos deben corresponder a sus responsabilidades, especialmente cuando permiten consultar o modificar información de otros colaboradores.
Documentos, políticas y resguardo de información: firma de los documentos de ingreso que correspondan y revisión de las políticas internas relevantes para el cargo. Incluye las pautas de confidencialidad, manejo de información y uso de los canales autorizados para compartir documentos o responder consultas.
Integración y coordinación con otras áreas: presentación al equipo de Personas, asignación de un compañero guía y reuniones con las áreas o jefaturas con las que trabajará. Explica cómo se reciben las solicitudes, quién es responsable de cada proceso y cómo se derivan los casos que requieren apoyo.
Conocimiento de los procesos según su función:
Si trabaja en selección: etapas del proceso de contratación, perfiles buscados, criterios de evaluación, coordinación con las jefaturas y comunicación con los candidatos.
Si trabaja en administración de personal o remuneraciones: procedimientos de ingreso y actualización de información, revisión de novedades, calendario de cierres y controles que debe completar antes de validar un cambio.
Si trabaja en capacitación o desarrollo organizacional: planificación de actividades, detección de necesidades, procesos de evaluación y seguimiento de la participación y los resultados.
Si acompaña a líderes o áreas como generalista o HR Business Partner: contexto de los equipos asignados, prioridades de sus jefaturas, consultas habituales y criterios para abordar o derivar situaciones sensibles.
Planifica las tareas para que tengan un orden lógico. Por ejemplo, la revisión de los procedimientos y las pautas de confidencialidad debería ocurrir antes de que la persona gestione sus primeros casos. Distribuye el aprendizaje según las actividades que realizará, con espacios para practicar y resolver dudas.
5. Ejemplos de notificaciones
Al diseñar las notificaciones, recuerda que su objetivo es entregar información, dar contexto o preparar interacciones importantes. Cuando necesites comprobar que una acción se realizó, como revisar una política, completar una capacitación o validar un primer caso, crea una tarea para darle seguimiento.