Objetivo
O artigo a seguir é um guia técnico para configurar orevisor (visador), aordem dos signatáriose ofluxo automáticode assinatura eletrônica para os gestores documentais da plataforma.
Escopo
Destinado aAdministradoreseGestores Documentaisdo módulo de Documentos e Assinatura Digital. Inclui também as definições técnicas para integrações viaAPI.
Limitações
Atualmente, a ordem e o fluxo automático de assinaturanão são suportadospara os seguintes tipos de arquivos:
- Certificados de férias.
- Certificados de benefícios.
Glossário
- Revisor/Visador:Colaborador responsável por aprovar ou rejeitar um documento antes que se inicie o processo de assinatura.
- Ordem de assinatura:Sequência estabelecida (1º, 2º, 3º) na qual os atores devem assinar.
- Fluxo automático:Sistema de notificações que é disparado para o próximo ator assim que o anterior completa sua ação.
- Signatário Empresa:Representante Legal (RRLL), Supervisor ou outro usuário que assina em nome da organização.
-
Variável de assinatura:Marcadores como
{{firma.primer_firmante.nombre}}que extraem dinamicamente o nome dos atores configurados.
Passo a Passo: Configuração na Plataforma
1. Configuração do Modelo
Para estabelecer as regras do jogo, vá emAdministrativo > Documentos e Assinatura > Modelos:
- Revisor:Ao editar um modelo, marque o check“Este modelo requer revisor”. Você poderá atribuir ao supervisor do colaborador ou a qualquer usuário ativo na plataforma.
-
Ordem de Assinaturas:Marque“Este modelo requer assinatura”e depois“Definir ordem para as assinaturas”.
- Dica:Arraste com o mouse os atores (Empregado, RRLL, Supervisor ou Outro) para definir quem assina primeiro. São permitidos até3 signatários.
-
Variáveis Dinâmicas:Utilize
{{firma.primer_firmante.nombre}}e{{firma.segundo_firmante.nombre}}no corpo do documento para que a Buk escreva automaticamente os nomes dos signatários selecionados.
2. Geração Massiva de Documentos
EmAdministrativo > Documentos e Assinatura > Documentos > Aba: "Todos os documentos":
- Clique emGerar documentose selecione seu modelo.
-
Importante!:Marque o check“Quero que os documentos sejam gerados visíveis”se deseja que o fluxo de assinatura e início das notificações seja automático.
- Nota:Os documentos serão visíveis para o colaborador somente quando o fluxo for concluído.
- Selecione os colaboradores e finalize o processo escolhendo o RRLL correspondente.
3. O Fluxo de Revisão e Assinatura
Dependendo da sua configuração, o sistema atuará assim:
- Se houver Revisor:A primeira notificação chega no e-mail do revisor. Enquanto não aprovar, ninguém poderá assinar.
- Se houver Ordem de Assinatura:Uma vez aprovado pelo revisor, é notificado oSignatário 1. Somente quando este assinar, será notificado oSignatário 2, e assim sucessivamente.
- Sem Ordem:Todos os signatários são notificados simultaneamente assim que o documento é aprovado.
4. Ações do Revisor
O revisor receberá um e-mail com o botão"Revisar aqui".
- Também pode gerenciar isso pela plataforma na aba“Minhas revisões pendentes”.
- Se o revisorrejeitar, o fluxo é cancelado e você deverá corrigir e gerar novamente o documento.
Especificações para API (Endpoints)
Se você utiliza integrações, considere os seguintes parâmetros no objetosignatures:
-
signature_type: Define o tipo (employee_signature,legal_agent_signature,supervisor_signature, etc.). -
position: Valor entre 1 e 3 para a ordem. -
reviewer_id: ID do colaborador atribuído para a revisão prévia.
Informações Gerais
- Módulos requeridos:Assinatura Digital e Gestão Documental.
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🤖 Este artigo foi traduzido com inteligência artificial. Ver artigo original.