Gestão de Documentos

Resumo

Neste guia você conhecerá a visão principal do móduloDocumentos e Assinatura(o "gestor de documentos"). Aqui você poderá ver todos os documentos emitidos, revisar seu status, acessar seus pendentes de assinatura ou revisão e gerenciar ações em massa sobre eles.

Ao finalizar, você saberá:

• Como acessar o gestor de documentos.
• O que significa cada aba e coluna.
• Quais ações você pode realizar a partir desta tela.

Antes de começar

Antes de usar o gestor de Documentos, certifique-se de que:

• Sua empresa tem o móduloDocumentos e Assinaturaativado.
• Seu usuário possui permissões para acessarAdministrativo > Documentos e Assinatura.
• Você conhece, pelo menos de forma básica, o que é um modelo de documento (não é obrigatório, mas ajuda a entender o contexto).

Passos para usar esta funcionalidade

Caminho na plataforma

Caminho:Administrativo > Documentos e Assinatura > Documentos

Passos

1. No menu lateral esquerdo, vá atéAdministrativo.
2. Clique emDocumentos e Assinatura.
3. Selecione a opçãoDocumentos.
4. Você verá avisão de documentos, organizada em diferentes abas e colunas.

A seguir, detalhamos o que você pode fazer nesta visão.

Abas de Documentos

O gestor de documentos é organizado em diferentes abas. Dependendo das suas permissões, você verá algumas ou todas as seguintes:

1. Todos os Documentos
   • Mostra a lista geral de documentos associados a colaboradores.
   • Normalmente inclui colunas como: Colaborador, Tipo de documento, Status de revisão, Status de assinatura, Visibilidade, Data de emissão, entre outras.
   • A partir daqui você pode aplicar filtros, baixar documentos e executar ações em massa.
2. Minhas assinaturas pendentes
   • Mostra apenas os documentos que você, como usuário, deve assinar (por exemplo, como supervisor, representante legal ou outro assinante).
   • É a caixa recomendada para gerenciar rapidamente seus pendentes de assinatura.
3. Minhas revisões pendentes
   • Mostra os documentos nos quais você está configurado comorevisor.
   • A partir daqui você pode revisar, aprovar ou rejeitar documentos, individualmente ou em massa.
4. Todos os pendentes
   • Mostra uma visão consolidada de documentos que ainda estão em fluxo (revisão e/ou assinatura), de acordo com as permissões do usuário.
   • É especialmente útil para administradores que precisam monitorar o andamento do fluxo de assinatura.
5. Lixeira
   • Contém os documentos enviados para exclusão.
   • A partir daqui você pode revisar quais documentos foram excluídos recentemente e, conforme as regras da sua empresa, restaurá-los, excluí-los permanentemente ou deixar que sejam excluídos definitivamente.

Filtros e busca

Na parte superior de cada aba da visão Documentos, você encontrará ferramentas para refinar as informações:

• Buscador: permite buscar por nome do colaborador, CPF/ID ou outros critérios conforme configuração.
• Filtros simples: por exemplo, status de assinatura, tipo de documento, visibilidade, empresa, entre outros.
• Filtro avançado(quando disponível): permite combinar múltiplos critérios (empresa, centro de custo, cargo, atributos personalizados, intervalos de datas, etc.) para selecionar um conjunto específico de documentos.

Usar corretamente os filtros vai te ajudar a encontrar rapidamente os documentos que precisa revisar, assinar ou gerenciar.

Ações disponíveis na visão

No gestor de documentos você verá uma lista de documentos com ações disponíveis:

• Seleção de linhas: você pode marcar um ou mais documentos usando as caixas de seleção.
• Menu "Ações"(ações em massa): é habilitado quando há documentos selecionados e inclui opções como:
  • Baixar documentos.
  • Notificar revisores, colaboradores ou assinantes da empresa.
  • Enviar documentos para a Lixeira ou restaurar (conforme a aba em que estiver).
  • Outras ações específicas conforme a aba.
• Ações por documento(ícones em cada linha):
  • Visualizar/baixar o documento.
  • Notificar participantes do fluxo (revisor, assinantes, colaborador).
  • Ocultar ou mostrar o documento para o colaborador.
  • Modificar assinantes (quando o fluxo permitir).
  • Enviar para a Lixeira.

O que acontece após a ação

De acordo com a aba e a ação realizada:

• Os documentos novos ou atualizados aparecerão na lista com seu status correspondente (por exemplo, "Pendente de revisão", "Pendente de assinatura", "Assinado", etc.).
• Se você enviar documentos para a Lixeira, eles serão movidos para a abaLixeirae deixarão de aparecer na visão principal.
• Ao restaurar documentos da Lixeira, eles voltarão a ficar visíveis na aba principal ou na visão correspondente.
• As ações de notificação enviarão e-mails aos usuários envolvidos (revisor, assinantes, colaborador), de acordo com a configuração do módulo.

Notas importantes e limitações

• A visibilidade de abas e ações depende daspermissõesatribuídas ao seu usuário.
• Algumas opções do menu "Ações" podem variar conforme o país, a configuração do módulo e os produtos contratados.
• Os documentos enviados para a Lixeira permanecem apenas por 60 dias, conforme a configuração da plataforma; após esse prazo, são excluídos definitivamente.
• Nem todos os usuários podem restaurar documentos da Lixeira; essa ação dependerá do perfil atribuído ao seu usuário.

Boas práticas e recomendações

• Antes de aplicar ações em massa, sempre revise os filtros ativos para garantir que está trabalhando com o grupo correto de documentos.
• Utilize a abaMinhas assinaturas pendentescomo sua caixa de trabalho para documentos que você deve assinar pessoalmente.
• Se você gerencia o módulo como administrador, revise periodicamenteTodos os pendentespara identificar gargalos em revisão ou assinatura.
• Use aLixeiracomo mecanismo de segurança em caso de erros (por exemplo, documentos emitidos por engano), mas evite manter informações desnecessárias por longos períodos.

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🤖 Este artigo foi traduzido com inteligência artificial. Ver artigo original.