As incidências representam qualquer evento ou alteração na assiduidade ou na situação laboral de um colaborador durante um período de pagamento que modifica a forma como sua folha de pagamento é calculada. Seu registro permite que o sistema reflita com precisão a realidade laboral de cada pessoa, garantindo que pagamentos, descontos e benefícios sejam ajustados ao que realmente corresponde. Sem a gestão adequada das incidências, a folha de pagamento pode apresentar erros que afetam tanto o colaborador quanto a empresa.
Funcionamento geral
O sistema de folha de pagamento utiliza as incidências para ajustar os conceitos pagos ou descontados em cada período, conforme a situação de cada colaborador. Em termos gerais, seu funcionamento se define por:
- Ausências (Faltas): São ausências injustificadas que reduzem os dias pagos e podem afetar o pagamento do sétimo dia. O sistema desconta proporcionalmente o salário conforme a quantidade de faltas.
- Incapacidades: Correspondem a licenças médicas respaldadas pelo IMSS. São pagas conforme a lei, mas podem alterar o cálculo de comissões ou bônus variáveis. Exigem comprovante médico.
- Permisos: São ausências autorizadas, com ou sem remuneração, conforme a política interna. Se a permissão for sem remuneração, o sistema desconta os dias correspondentes.
- Vacaciones: Dias de descanso remunerados que são registrados para que o sistema calcule corretamente a média de comissões e outros conceitos variáveis. São pagos a 100% do salário.
- Horas extras: Tempo trabalhado além da jornada normal. São pagas com adicional (duplas, triplas, etc.) e exigem registro de data para maximizar a isenção fiscal. O sistema agrupa as horas extras por tipo e as converte em itens de percepção na folha de pagamento.
O sistema processa essas incidências antes do fechamento de cada período da folha de pagamento. Uma vez que o processo esteja no estado "Pago", não é possível realizar alterações nas incidências registradas.
Alcance y límites
As incidências aplicam-se a qualquer situação que altere a jornada de trabalho ou os pagamentos de um colaborador durante o período da folha de pagamento. Seu alcance inclui:
- Ajustar o salário base conforme os dias trabalhados e ausências.
- Modificar o cálculo de conceitos especiales como o sétimo dia, comissões e bônus variables.
- Registrar e pagar horas extras conforme a legislação vigente e as políticas internas.
- Refletir permissões, incapacidades e férias na folha de pagamento de forma diferenciada conforme sua natureza.
As incidências não cobrem situações que não impactam o cálculo da folha de pagamento, nem substituem a gestão de outros conceitos fixos ou variáveis que não dependem da assiduidade ou de eventos laborais. Afetam apenas o período em que são registradas e devem ser gerenciadas antes do fechamento do processo da folha de pagamento.
Relación y diferencias con otros elementos
- O registro de presenças: que documenta a presença diária do colaborador e pode ser fonte de informação para detectar incidências.
- Os conceitos fixos da folha de pagamento: que correspondem a pagamentos recorrentes não sujeitos a alterações por incidências, como o salário base mensal.
- Os itens de percepção e dedução: que refletem na folha de pagamento os efeitos das incidências, como descontos por faltas ou pagamentos por horas extras.
A diferença fundamental entre as incidências e outros elementos reside em sua natureza dinâmica e seu impacto direto sobre o cálculo da folha de pagamento em cada período. Enquanto os conceitos fixos permanecem constantes salvo por mudanças estruturais, as incidências respondem a eventos pontuais e exigem registro oportuno para assegurar a exatidão do pagamento. As incidências não substituem a gestão de outros benefícios nem a administração de conceitos fixos, mas complementam o processo da folha de pagamento ao refletirem a realidade operacional de cada colaborador.
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