Este artículo tiene como objetivo guiar a los usuarios en la etapa de resultados del proceso de evaluación de desempeño en la plataforma Buk. Se explican las funcionalidades de reportería individual y general, detallando paso a paso cómo acceder a la información relevante sobre participantes, evaluadores, competencias, objetivos y resultados organizacionales. Además, se describen las acciones disponibles, la interpretación de gráficos y la configuración de los reportes, para facilitar el análisis y la toma de decisiones en esta etapa clave.
Contenido de este artículo:
Proceso en Plataforma:
Durante una evaluación de desempeño, puedes monitorear continuamente tanto los resultados individuales como los generales de la organización. Para ello, sigue estos pasos: haz clic en "Desempeño", selecciona "Evaluaciones" y, finalmente, haz clic en el título de la evaluación que desees revisar.
En la pestaña "Resultados" encontrarás la Reportería Individual y Reportería General de la evaluación.
Reportería Individual:
En la reportería individual podrás revisar la información de:
Participantes:
En la pestaña "Participantes" encontrarás un listado de los evaluados con su información, como número de documento, cargo, familia de cargo, división, área, subárea y supervisor. Además, podrás verificar si se ha publicado el informe en la ficha del colaborador en la columna "Estado de informe". En "Estado de formularios", podrás revisar cuántos formularios han sido enviados, y en "Etapa del participante" podrás ver en qué etapa se encuentra cada participante.
A medida que los participantes avancen en la evaluación, podrás consultar su "Nota final" y, en "Escala de Resultados", ver en qué categoría se encuentra cada colaborador según la escala de resultados configurada en la evaluación.
Es importante destacar que la nota final del colaborador dependerá de las configuraciones realizadas en la evaluación, la metodología de cálculo seleccionada y la escala de resultados configurada. En la columna "Acciones", puedes realizar varias acciones, como publicar los resultados, lo que incluirá el informe de notas en la ficha del colaborador, devolver a los participantes a la etapa anterior, ver los informes publicados y eliminar participantes de la evaluación.
Además, puedes seleccionar participantes de manera masiva y, en "Acciones masivas", eliminar participantes, publicar resultados, descargar informes y devolver a los participantes a una etapa anterior.
Evaluadores:
En la pestaña "Evaluadores" encontrarás un listado de formularios por tipo de evaluación. Podrás revisar en las columnas la información sobre el evaluador, la subárea del evaluador, el número de documento del evaluado, la subárea del evaluado, el tipo de evaluación, el estado del formulario, la nota del tipo de evaluación y la categoría en la escala de resultados. En la columna "Acciones" podrás ver el formulario con las respuestas de cada tipo de evaluación. Utiliza los filtros de cada columna para buscar evaluaciones específicas. También puedes agregar condiciones adicionales a los filtros para visualizar la información necesaria.
Recuerda que la nota final por tipo de evaluación dependerá de la configuración de los formularios, incluyendo si se evaluaron competencias y objetivos, así como los pesos asignados a cada uno.
Competencias:
En la pestaña "Competencias" encontrarás un gráfico con las notas generales de todas las "Competencias transversales" y "Competencias específicas". Al acercar el cursor sobre una competencia, verás el resultado de esa competencia, que es un promedio simple de las notas obtenidas en todos los formularios en los que fue evaluada y se obtuvo resultado.
Al costado derecho encontrarás el "Resultado general de Competencias", que es un promedio simple de las notas generales de todas las competencias
Además, puedes exportar el gráfico y descargar los resultados de las competencias de los formularios por tipo de evaluación de todos los participantes.
También puedes revisar el listado de tipos de evaluación con las notas de las competencias evaluadas. En este listado, encontrarás la "Nota final Competencias" de cada tipo de evaluación, calculada según los ponderadores ingresados en el formulario, y la "Nota final", que corresponde a la nota general del tipo de evaluación.
Objetivos:
También podrás revisar la pestaña "Objetivos", donde encontrarás un gráfico que representa las notas de las categorías de objetivos evaluadas en la evaluación
En el costado derecho encontrarás la "Nota general de Objetivos" que es un promedio simple de los resultados de las categorías de objetivos evaluadas
En el listado podrás encontrar el resultado de las categorías de objetivos evaluadas por tipo de evaluación. La "Nota final de Objetivos" dependerá de la configuración de pesos ingresada en los formularios, mientras que la "Nota final" representa la nota global del tipo de evaluación.
Reportería General:
Hay un filtro que te permite visualizar todos los gráficos según las distintas subáreas.
En la "Reportería General" podrás revisar:
Distribución Normal
Observa el promedio general (Media) y la dispersión de los resultados (Desviación estándar). Sirve para identificar si las notas están equilibradas en "forma de campana" o si los resultados están muy concentrados en valores altos o bajos.
En el eje horizontal, se representan los valores que puede tomar la nota.
En el eje vertical, la probabilidad de obtener la nota.
Indicadores clave:
Media (μ): Mostrará el promedio de todas las notas obtenidas.
Desviación estándar (σ): Indica cuánto varían las notas con respecto al promedio. Si la desviación es baja, las notas están más próximas al promedio.
En este ejemplo, la media corresponde a 3,15; y la desviación estándar a un 0,61.
Esto último se traduce en que la mayoría de las notas están entre 2,54 (3,15 − 0,61 = 2,54) y 3,76 (3 + 0,61 = 3,76).
Ninebox:
Se has agregado Preguntas de tipo potencial a la evaluación podrás visualizar un Ninebox compuesto por nueve cuadrantes, donde el eje "y" representará las notas de potencial y el eje "x" las notas de desempeño. Los colaboradores serán graficados en los cuadrantes según las notas obtenidas en la evaluación de desempeño y las notas de potencial.
Para configurar los datos y características del Ninebox, haz clic en el ícono de engranaje. Podrás ajustar las variables y seleccionar el número de cuadrantes que tendrá el N-box en cada eje. Además, podrás modificar los valores máximos de los rangos, lo que automáticamente redistribuirá a los colaboradores en los cuadrantes según la nueva definición de rangos.
También tienes la opción de configurar los cuadrantes de tu Ninebox. Debes seleccionar el cuadrante que quieras editar y tendrás la posibilidad de cambiarle el nombre, el color y añadir una descripción que se mostrará directamente en el Ninebox.
Detalle de notas
Muestra cómo se distribuyen los resultados de los colaboradores según los niveles de desempeño definidos en la escala de evaluación. Permite identificar en qué categorías se concentra la mayor cantidad de evaluados y analizar si el desempeño general se encuentra alineado con las expectativas de la organización.
Para interpretar correctamente esta información, revisa los siguientes elementos del gráfico:
Categorías de desempeño:
Agrupan a los colaboradores según los niveles definidos en la escala de evaluación (por ejemplo: Bajo, Próximo, Esperado, Sobre, Sobresaliente). Cada categoría corresponde a un rango específico de calificaciones.
Gráfico de barras:
Muestra la cantidad de colaboradores que se ubican en cada categoría de desempeño, permitiendo visualizar la distribución de los resultados.
Cuadro “Evaluación actual”:
Resume el resultado general del grupo a través de tres indicadores clave:
-
Categoría:
Indica el nivel en el que se ubica el promedio de las evaluaciones. Es importante considerar que no necesariamente coincide con la categoría con mayor cantidad de colaboradores. -
Porcentaje:
Representa el nivel de cumplimiento del promedio obtenido en relación con el valor esperado. -
Puntaje obtenido:
Es el promedio simple de las notas finales de todos los participantes de la evaluación. Este reporte está disponible en Configuración > Descarga de datos, específicamente en la hoja de Participantes.
Adicionalmente, es posible analizar esta información de forma segmentada a través de las pestañas General, Competencias y Metas:
- General: Considera todas las notas finales de los participantes.
- Competencias: Considera únicamente las notas finales de competencias (transversales y específicas, según corresponda).
-
Metas: Considera la nota final de metas obtenida por los participantes.
Notas por nivel organizacional
- En "Notas por nivel organizacional" podrás revisar los resultados generales, así como los resultados por competencias y objetivos, correspondientes a las subáreas de la organización. El resultado de cada subárea es el promedio simple de las notas finales de los colaboradores que pertenecen a esa subárea.
- Permite comparar resultados entre estos niveles, facilitando la identificación de brechas, áreas destacadas y oportunidades de mejora.
- Los resultados consideran únicamente a los colaboradores que cuentan con evaluación.
- Al igual que en otros gráficos, es posible segmentar la información en General, Competencias y Metas/Objetivos, lo que permite analizar el promedio según los distintos componentes.
Notas por competencias y objetivos
- Muestra el promedio simple de desempeño de los colaboradores en cada competencia y en las metas/objetivos evaluadas/os dentro del proceso.
- Permite identificar fortalezas y oportunidades de mejora en aspectos específicos, complementando el análisis del resultado general. Incluye las competencias y metas definidas en la evaluación, junto con un gráfico de barras que presenta el promedio obtenido en cada una, facilitando su comparación.
- Los resultados consideran únicamente a los colaboradores que cuentan con evaluación.
- Adicionalmente, este gráfico permite segmentar la información a través de las pestañas Competencias y Metas/Objetivos, siguiendo la misma lógica descrita anteriormente.
Revisión de resultados por parte del colaborador
Por otra parte, un colaborador puede ver sus resultados dentro de su ficha individual en la pestaña de "Talento", haciendo clic en "Evaluación", los cuales estarán disponibles una vez que esta se haya finalizado y publicado.
De esta manera el colaborador podrá ver en detalle su evaluación, que incluye:
- Resumen de la Evaluación.
- Gráficos y calificaciones por secciones: Competencias y Objetivos.
- Detalle del Formulario con cada pregunta.
- Feedback.
- Evaluaciones Históricas.
- Opción para Exportar la Evaluación en formato PDF.
Importante: Si un informe ya publicado se devuelve de etapa, este dejará de estar visible para el colaborador hasta que se vuelva a publicar tras completar la etapa correspondiente.
Consideraciones:
El informe puede publicarse aunque falte alguna evaluación, siempre que existan respuestas disponibles para el participante.
Si existen participantes en licencia o con evaluaciones pendientes, el informe puede publicarse siempre que haya respuestas disponibles para el participante. Sin embargo, los informes de quienes no han completado su evaluación no estarán disponibles hasta que finalicen su proceso y se publique nuevamente.
Las secciones y resultados de Competencias y Metas estarán disponibles únicamente si fueron incluidos en la evaluación (puedes incluir solo uno o ambos). En caso contrario, esta información no aparecerá en la reportería.
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