El objetivo de este artículo es guiarte en el uso del importador de Evaluaciones Externas. Esta funcionalidad te permite cargar resultados de evaluaciones realizadas de manera externa a Buk. De esta forma, podrás centralizar el historial de desempeño de tus colaboradores, entregando contexto histórico a los líderes y a RRHH sin tener que partir desde cero.
Alcance y Limitaciones:
- Carácter referencial y de solo lectura: La información importada tiene fines puramente consultivos.
- Aislamiento de cálculos: Estas evaluaciones no impactan en cálculos actuales, promedios anuales ni en herramientas analíticas como el Ninebox.
- Información agregada: Sólo se importan los datos generales del proceso (nota final cuantitativa y comentarios). No se reconstruyen formularios detallados, ni respuestas por preguntas, objetivos o competencias.
- Inmutabilidad: Las evaluaciones externas no son editables desde la plataforma. Si cometes un error en la carga de un colaborador, deberás eliminar el registro erróneo y volver a importarlo.
- Exclusión de flujos operativos: Estas evaluaciones no gatillan notificaciones, ni activan procesos de apelación o feedback.
Proceso en Plataforma (Carga Masiva):
Para cargar el historial de evaluaciones, dirígete al menú lateral Reportería > Importadores. Luego, en la pestaña Talento > Desempeño, haz clic en la nueva tarjeta llamada Evaluaciones externas.
Al ingresar, verás el historial de cargas. Haz clic en Iniciar Proceso para abrir el modal de importación y selecciona Descargar plantilla.
El archivo Excel descargado contiene tres hojas fundamentales:
- Instrucciones: Encontrarás la guía de llenado, reglas de validación y un listado de las evaluaciones externas que ya han sido creadas previamente.
- Configuración de la evaluación: Aquí definirás los procesos históricos a crear. Deberás ingresar el Nombre del proceso, Fecha de inicio y término, Nota máxima y definir si este proceso será Visible para los colaboradores (SI/NO). (Nota: Puedes cargar más de una evaluación a la vez o sumar participantes a evaluaciones que ya fueron cargadas previamente).
- Participantes: En esta hoja vincularás a los evaluados. Las columnas obligatorias son el Número de documento del colaborador (debe existir en Buk con ficha activa), código de Ficha, el Nombre del proceso (que debe coincidir exactamente con el nombre de la hoja 2 o con cualquier evaluación externa ya cargada) y la Nota final obtenida. Opcionalmente, puedes sumar un Comentario final de la evaluación.
Una vez completado el archivo, súbelo en la misma ventana. Si el archivo contiene errores (ej. un empleado duplicado en el mismo proceso), el estado de la carga será "Error" y podrás descargar un archivo que te señalará la fila y columna exacta a corregir. Si todo está correcto, el estado será "Completado".
Visualización y Monitoreo:
Una vez cargada la información de manera exitosa, los resultados podrán visualizarse en dos lugares clave de la plataforma:
Desde el Módulo de Evaluaciones:
Los administradores podrán ver estos procesos históricos en el listado general de evaluaciones de desempeño. Para evitar confusiones con procesos nativos y activos de Buk, estas cargas estarán diferenciadas por la columna “Tipo” que tendrá el tag “Externa” y su estado será siempre "Finalizado".
La columna “Tipo” estará oculta por defecto, pero puede habilitarse configurando las columnas visibles de la tabla según las preferencias de cada usuario.
Al igual que en las evaluaciones internas, al ingresar al detalle de la evaluación seleccionando su nombre, el administrador podrá revisar el listado de participantes y eliminar registros en caso de error.
Desde la Ficha del Colaborador:
Si al momento de la carga configuraste la columna de visibilidad con un "SI", el colaborador (y su jefatura) podrá ver este registro histórico ingresando a su ficha, en la pestaña Talento > Evaluaciones. Se mostrará en la misma sección de los procesos internos. Si se configuró como "NO", este registro será invisible para el colaborador, pero se mantendrá disponible para RRHH.
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