El artículo detalla cómo monitorear y gestionar evaluaciones de desempeño a través de distintas etapas: Evaluación, Calibración, Feedback, Apelación y Resultados. Proporciona instrucciones claras sobre cómo acceder a cada sección, revisar participantes, acciones disponibles (como avanzar y retroceder etapas, calibrar evaluaciones, publicar resultados) y el uso de filtros para seleccionar colaboradores.
Su utilidad radica en simplificar el seguimiento de evaluaciones, permitiendo gestionar el proceso de manera ágil y flexible, adaptándose a las necesidades de cada equipo de la organización
Alcance / Limitaciones:
El alcance del artículo se centra en detallar el proceso de monitoreo y gestión de evaluaciones de desempeño una vez el proceso de evaluación fue iniciado, proporcionando información detallada sobre las etapas de Evaluación, Calibración, Feedback, Apelación y Resultados. Está dirigido principalmente a usuarios administradores responsables de la gestión de evaluaciones en Buk
Proceso en Plataforma:
Para monitorear y gestionar evaluaciones de desempeño debes dirigirte a la sección de "Talento" y haz clic en "Evaluaciones". Aquí podrás revisar el listado de evaluaciones configuradas, para monitorear una evaluación iniciada debes hacer clic en el título de la evaluación.
Al acceder, en la parte superior derecha verás el botón de Acciones del proceso (representado por tres puntos). Desde allí podrás añadir participantes (de forma individual o masiva), compartir la administración de la evaluación con otro usuario, descargar los datos en formato Excel, configurar la evaluación y finalizarla.
La última opción de "Finalizar" te permitirá concluir la evaluación cuando lo desees. Una vez finalizada, no será posible realizar nuevas acciones, por lo que el proceso quedará cerrado para todos los participantes. Tienes la opción de reabrir la evaluación.
Además, podrás revisar las distintas pestañas que muestran las etapas del proceso, junto con los colaboradores que se encuentren en cada una de ellas. Es importante destacar que estas pestañas solo estarán visibles si la evaluación fue configurada con dichas etapas.
Además, en todas las pestañas podrás personalizar qué columnas quieres que se muestren y cuáles quieres ocultar utilizando el siguiente botón que aparece a la derecha de la tabla.
0. Información general
En esta pestaña podrás acceder a un resumen de la configuración de la evaluación. Podrás ver el nombre, número de participantes, si se mide competencia, objetivos y/o potencial, los pesos configurados de las distintas evaluaciones y si están activas otras etapas del proceso (Calibración, Feedback y Apelación).
1. Etapa "Evaluación"
Al comenzar la evaluación, todos los colaboradores se encontrarán en esta pestaña
Pestaña Participantes:
En la sección de "Participantes", podrás visualizar el listado colaboradores, que se encuentren en esta etapa, junto con su información, estado de los formularios y nota general.
Desde la última columna, podrás avanzar de etapa a los participantes con el botón "Avanzar etapa".
Si necesitas avanzar a varios participantes a la siguiente etapa, podrás hacerlo realizando selección múltiple. Luego, desde la opción de "Acciones", elige "Avanzar etapa".
Puedes utilizar los filtros de cada columna para seleccionar y visualizar a los colaboradores
Pestaña Evaluaciones:
En esta sección, encontrarás todas las evaluaciones relacionadas a los participantes.
En la columna última columna podrás:
Revisar las respuestas en los formularios.
Cambiar evaluador: si utilizas esta opción se perderá de forma irreversible cualquier avance, respuesta o calificación que el evaluador anterior haya alcanzado a registrar. Te recomendamos descargar un respaldo de las respuestas antes de realizar este cambio.
Abrir evaluaciones que hayan sido enviadas. Te recordamos que cuando un evaluador envía su evaluación ya no puede modificarla, con esta función puedes reabrir el formulario de evaluación para que el evaluador haga modificaciones, en caso de ser necesario.
También tienes la opción de realizar una selección múltiple y acceder a "Acciones", desde donde podrás abrir evaluaciones, eliminar evaluadores y descargar formularios. Además, puedes enviar recordatorios por correo electrónico a los evaluadores. Es importante tener en cuenta que esta notificación no se puede modificar una vez enviada.
2. Etapa "Calibración"
Cuando la evaluación incluye la etapa de calibración, al avanzar a los participantes desde la pestaña de "Evaluación", podrás visualizarlos en la pestaña de "Calibración".
En esta etapa podrás ajustar los resultados de la evaluación, y la forma de hacerlo dependerá de la modalidad que hayas configurado inicialmente en tu proceso: Calibración por Nota Final o Calibración por Formulario de evaluación.
Pestaña Participantes:
Desde aquí visualizarás el listado de participantes que están en esta etapa, junto a su información, estado de los formularios, estado de calibración, nota pre calibración y nota final.
- Si calibras por Nota Final: Desde esta misma pestaña, haz clic en "Calibrar" en la última columna. Podrás ingresar la nueva nota global de desempeño (y la de potencial, si corresponde) y justificar el motivo del cambio, sin necesidad de alterar las respuestas individuales del formulario. Al guardar, el estado de calibración cambiará a "Finalizado".
- Avanzar de etapa: Una vez terminada la calibración de un evaluado, puedes moverlo a la siguiente etapa haciendo clic en el botón "Avanzar etapa".
- Retrocesos: También tendrás la opción de regresar a los participantes a la etapa de "Evaluación". Al realizar esta acción, el colaborador volverá a dicha pestaña para que puedas reabrir las evaluaciones que correspondan. Puedes realizar estas acciones individualmente o seleccionar varios participantes para usar el botón de "Acciones".
Pestaña Evaluaciones:
En la pestaña “Evaluaciones” podrás revisar el detalle de los resultados por tipo de evaluación. En el listado encontrarás información como: estado de evaluación, estado de calibración, nota pre-calibración, nota final y la escala de resultado.
En el listado encontrarás información como: Estado de evaluación, estado de calibración, nota pre-calibración, nota final y la escala de resultado.
Si calibras por Formulario de evaluación: Desde aquí se ejecutan los cambios de esta modalidad. Haz clic en "Calibrar" en la última columna para abrir el formulario completo del colaborador.
Recuerda que bajo esta modalidad, solo se puede calibrar la evaluación descendente.
Podrás modificar las notas directamente y ajustar las respuestas originales del evaluador.
Una vez que hayas terminado de ajustar las notas, guarda los cambios para que el sistema recalcule la nota final y dirígete a la pestaña "Participantes" para avanzar a la siguiente etapa.
Pestaña Reportes:
Dentro de la pestaña "Reportes", tendrás acceso a gráficos que muestran las notas obtenidas, así como el promedio por evaluador de la evaluación descendente. Estos gráficos te permitirán tomar decisiones informadas respecto a la calibración.
3. Etapa "Feedback"
Si has configurado la etapa de feedback en la evaluación, verás a los participantes en esta pestaña después de haber avanzado desde la etapa de "Calibración". En caso de que la evaluación no contenga etapa de calibración, los verás aquí después de haber avanzado desde la etapa de "Evaluación"
Cuando avanzas a los participantes a esta etapa, se envía un correo de notificación al evaluador descendente, indicándole que ya puede proporcionar sus comentarios de feedback. Este correo lo redirige a la plataforma, específicamente a la sección "Mis evaluaciones". Desde aquí, pueden acceder a la pestaña "Feedback" y entregar sus comentarios una vez que sus evaluados estén en esta etapa. Después de que los supervisores proporcionen el feedback, los colaboradores pueden indicar si lo aceptan como "Conforme" o "No Conforme", siempre y cuando hayas publicado el informe de notas. En caso contrario, podrán revisar el comentario de feedback en la bitácora.
Pestaña Participantes:
En la pestaña "Participantes", puedes publicar los resultados de cada participante. Al hacerlo, los colaboradores accederán a su informe de notas en su ficha, dentro de la sección "Talento". En este informe, podrán revisar los comentarios de feedback y decidir si aceptan o no el feedback, además de dejar sus comentarios. Puedes llevar a cabo esta acción de manera individual con el botón "Publicar resultados" presente en la última columna. También, tienes la opción de hacerlo de manera masiva al seleccionar varios participantes y hacer clic en "Acciones", donde podrás elegir "Publicar resultados".
En el listado, podrás monitorear quiénes ya han recibido feedback desde la columna "Estado de Feedback".
La columna "Conformidad de Feedback" muestra si los colaboradores han aceptado o no el feedback.
Desde el botón "Acciones" puedes publicar resultados, eliminar participantes, devolver y avanzar de etapa.
Al avanzar de etapa desde Feedback, finalizará el proceso para dichos colaboradores. Lo que implica que los encontrarás directamente en la pestaña "Resultados".
Pestaña Evaluaciones:
En la pestaña "Evaluaciones" puedes revisar las evaluaciones relacionadas a los participantes que estén en la etapa de Feedback. Desde aquí puedes hacer selección masiva para eliminar evaluadores, descargar los formularios y enviar recordatorios a los encargados de entregar Feedback
4. Etapa "Apelación"
Si has configurado el proceso de desempeño con etapa de Feedback, tendrás la opción de elegir la Apelación.
La etapa de apelación se activa cuando el evaluado recibe el feedback marcado como "No conforme" y elige "Apelar". Al seleccionar esta opción, los colaboradores pasarán automáticamente a la pestaña de "Apelación". En esta sección, deberás ajustar las notas de la evaluación descendente si estás de acuerdo con la apelación.
Pestaña Participantes:
En la pestaña "Participantes", podrás revisar el estado de la apelación, la nota previa a la modificación, el estado de la evaluación y la nota final (post modificación).
En la última columna, encontrarás opciones para ver los comentarios de la apelación, acceder al informe, devolver de etapa y eliminar al participante individualmente. Además, estas mismas acciones de devolución de etapa y eliminación pueden realizarse en múltiples participantes seleccionando varios y haciendo clic en "Acciones".
Además, verás la opción de "Publicar modificación de nota". Esta acción debe realizarse después de haber ajustado el formulario de la evaluación descendente en la pestaña de "Evaluaciones".
Pestaña Evaluaciones:
En la pestaña “Evaluaciones”, encontrarás el listado de evaluaciones. Para las evaluaciones descendentes, verás la opción "Modificar".
Al hacer clic se abrirá el formulario donde podrás modificar las notas. Podrás ajustar las notas de Competencias, Objetivos y Preguntas de potencial directamente en el formulario de la evaluación descendente. Después de editar las notas, asegúrate de hacer clic en "Guardar"
Luego de modificar la evaluación descendente, es necesario que publiques el informe de notas actualizado. Para ello, en la sección "Apelación" y dentro de la pestaña "Participantes", haz clic en "Publicar modificación nota". Al hacerlo, las notas serán actualizadas en el informe del evaluado.
Al publicar los nuevos resultados en la pestaña "Evaluaciones", tendrás la opción de dejar un comentario explicando la resolución de la apelación. Este comentario estará disponible para revisión por parte del colaborador en su informe de notas, donde deberá confirmarlo. Una vez que el colaborador realiza esta acción, el proceso para el participante finaliza, por lo que lo encontrarás en la pestaña "Resultados"
5. Resultados
Esta pestaña estará disponible durante todo el proceso y contendrá listados de todos los participantes. Se actualizará gradualmente a medida que se vayan obteniendo resultados.
La pestaña Resultados está conformada por las sub pestañas Participantes, Evaluaciones, Objetivos, Competencias y Reportería general, donde podrás revisar los resultados a nivel organizacional, analizar el desempeño de los colaboradores y obtener información consolidada para apoyar la toma de decisiones.
En la sub pestaña Participantes podrás encontrar un listado de todos los colaboradores de la evaluación, sin importar la etapa en la que se encuentren dentro del proceso. En la columna “Estado” podrás identificar en qué etapa específica está cada uno. Además desde esta sección podrás realizar las acciones correspondientes a cada etapa del proceso.
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