Objetivo:
El objetivo de este artículo es brindar instrucciones sobre cómo utilizar el módulo "Recintos" en Buk para registrar los lugares físicos de trabajo de los colaboradores o al área a la que pertenecen los mismos. Se explicará cómo activar el módulo, acceder a la opción de "Recintos", crear y modificar los recintos según las necesidades de la organización para asignarlos a los colaboradores de forma individual o masiva.
Alcance / Limitaciones:
Este artículo está dirigido a los usuarios de Buk que deseen utilizar el módulo "Recintos" para gestionar los lugares de trabajo de sus colaboradores, este módulo es distinto al concepto utilizado en Buk Asistencia, si tienes una integración con Asistencia podrás omitir este paso o usarlo como información adicional. Se proporcionará información detallada sobre cómo realizar estas acciones, pero no se incluirán instrucciones para otros procesos o módulos que no estén directamente relacionados con la gestión de recintos.
Definiciones:
- Recinto: Un recinto será un lugar de trabajo que podrás definir según tus necesidades como empresa. Es útil para identificar espacios de trabajo, sucursales o tiendas y asignarle esta información al colaborador contribuyendo a una mejor organización e identificación de tus personas.
Flujos de creación de Recintos
Para crear recintos se puede hacer de manera individual a través del creador de recintos o de manera masiva a través de importadores
Proceso en Plataforma Individual: A través del creador de recinto
Desde Administrativo > Organización > Recintos > Crear Recintos
Se abrirá una ventana donde se deben llenar los datos según corresponda:
Desde Administrativo > Organización > Recintos > Crear Recintos
-
- Código: Es un número identificador de recinto que debe ser creado manualmente para identificar las direcciones, no puede contener espacios ni caracteres especiales.
- Nombre: Corresponde al nombre que se le quiere dar al recinto.
- Buscar dirección: Al buscar la dirección del recinto a crear, este lo busca en Google Maps y auto completa los campos Comuna, Calle, Número, Código Postal, Latitud y Longitud. Sin embargo, si se quiere, se pueden llenar los campos de manera manual sin utilizar el buscador de dirección.
- Referencia: Campo para indicar alguna referencia que ayude a identificar el reciento: Ej: Segundo piso del centro comercial.
Proceso en Plataforma Masivo: A través de importadores
Desde Información > Importadores > Importadores > Organización > Recintos
Se abrirá una ventana donde se muestran los campos que se deben completar, además del template para descargar y luego subir los datos de los recintos a cargar.
- Código: Es un número identificador de recinto que debe ser creado manualmente para identificar las direcciones, no puede contener espacios ni caracteres especiales.
- Nombre: Corresponde al nombre que se le quiere dar al recinto.
-
Código Comuna: Al descargar el template viene una hoja llamada "Listas". Esta hoja contiene códigos numéricos junto a la comuna a la que está asociado.
De esta manera, si se quiere importar un recinto que está ubicado en la comuna de Providencia, se debería importar con el código 338. - Calle: Corresponde a la calle del recinto que se quiere crear.
- Número: Número de la dirección del recinto a crear.
- Referencia: Referencia opcional a indicar. Ej: Segundo piso, oficina 208.
- Latitud: Latitud de la ubicación del recinto.
- Longitud: Longitud de la ubicación del recinto.
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Código postal: Código postal de la dirección del recinto
Al completar el excel con la información de los recintos, se debe cargar el template con la data usando el botón "Subir Plantilla", así todos los recintos del excel serán cargados en la plataforma.
Si quieres establecer un nombre distinto a "Recintos" para identificar tus oficinas, sucursales, tiendas, etc. Puedes personalizarlo desde "Administración" (⚙️) en "Parámetros Generales", encontrarás la configuración de "Nombre de Recinto" el cual es un campo en el que podrás establecer el nombre que gustes para este módulo.
Asignación de Recintos a áreas
Una vez creados los recintos, estos se deben asignar a áreas creadas en la plataforma. Para hacer esta asignación, se puede hacer de manera individual a través del creador de recintos o de manera masiva a través de importadores
Proceso en Plataforma Individual: A través de la sección de áreas.
Desde Administrativo > Organización > Áreas. Haz clic en la sub área a la que le quieres asignar el recinto.
Haz clic en editar y selecciona el recinto que quieres asignar a la sub área seleccionada.
Finalmente haz clic en Guardar y se habrá asignado el recinto al área seleccionada.
Proceso en Plataforma Masivo: A través de importadores.
Desde Información > Importadores > Importadores > Organización > Modificador Sub Áreas
Se abrirá una ventana donde deben descargar el template seleccionando los Recintos.
El template se debe llenar de la siguiente manera:
Código Subárea: se debe revisar los códigos en la pestaña Sub-áreas del template.
ID Recintos: se debe revisar los ID en la pestaña Recintos del template.
Asignación de Recintos a colaboradores.
Proceso en Plataforma Individual: A través de la ficha.
Para asignar un recinto a un colaborador de forma individual, accede a la ficha del colaborador, ve a la pestaña "Resumen" y haz clic en el botón "Nuevo/Editar Trabajo". Desde allí, podrás seleccionar el recinto correspondiente al colaborador. Si deseas añadir más de un recinto podrás hacerlo desde las opciones avanzadas en la sección de "Recintos secundarios".
Proceso en Plataforma Masivo: A través de importadores.
Si deseas asignar recintos a varios colaboradores o de forma masiva, ve a "Información" en la sección de "Importadores", selecciona "Importadores". Allí encontrarás el importador de "Trabajo (modificador)". Marca la casilla de "Recintos" para asignar un recinto primario y "Recintos secundarios" para asignar más de un recinto, descarga el template proporcionado y completa la información.
En el template, encontrarás una lista de los recintos creados. Coloca los recintos correspondientes a cada colaborador según sea necesario y una vez que hayas registrado los cambios, guárdalo y cárgalo en la plataforma desde "Seleccionar Archivo" para que los datos se actualicen automáticamente.
Módulos Requeridos:
- Base: Gestión de personas.
Configuraciones Generales Necesarias o Asociadas:
Si no tienes activado el módulo "Recintos", puedes solicitar su activación al equipo de SAC a través del chat, mail o teléfono de la general "Habilitar recintos".
Para personalizar el nombre del módulo de recintos puedes hacerlo desde los parámetros generales en "Nombre Recintos". Recuerda guardar los cambios para actualizar.
Palabras Claves:
Recintos, lugar de trabajo, asignar recinto, editar recinto, crear recinto, módulo recinto, ficha del colaborador.
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