Este artículo tiene como objetivo guiar a los usuarios en la configuración del formulario de evaluaciones de desempeño. A través de esta versión renovada, el proceso se vuelve más intuitivo y ordenado, permitiendo realizar cada paso de forma clara y eficiente. La configuración se estructura en tres etapas principales: la creación y carga de competencias, la asignación de metas u objetivos, y la configuración detallada de la evaluación.
Proceso en la plataforma:
Para comenzar con la configuración de una evaluación de desempeño, es importante que primero hayas creado y configurado las competencias, y luego cargado las metas u objetivos correspondientes (para hacerlo puedes revisar estos artículos Crear y asignar Competencias: Metodología Indicadores conductuales, Crear y asignar Competencias: Metodología Niveles de desarrollo y Carga Individual y Masiva de Objetivos). Una vez completados estos pasos, accede a la sección “Desarrollo Organizacional” > “Talento”, y haz clic en “Evaluaciones”. En esta vista se mostrarán todas las evaluaciones de desempeño previamente creadas, ya sea que se encuentren en estado “En configuración”, “Iniciado” o “Finalizado”.
Ahora, para crear una nueva evaluación de desempeño, haz clic en “Nueva evaluación”. Esto desplegará un menú desplegable donde podrás elegir si deseas crear una evaluación desde cero o utilizar una ya configurada previamente.
Si seleccionaste la opción “Desde una evaluación anterior”, se abrirá una nueva pestaña donde deberás elegir la evaluación que deseas usar como referencia, y comenzarás con algunos campos ya completados y configuraciones previamente establecidas.
En cambio, si seleccionaste “Desde cero”, comenzarás con una evaluación completamente en blanco, sin ninguna configuración previa.
Luego de elegir una de estas dos opciones, se abrirá la pantalla de configuración de la evaluación de desempeño.
(A partir de este punto, el artículo continuará el paso a paso considerando que se ha seleccionado la opción “Desde cero” para crear una nueva evaluación.)
En la pantalla, te encontrarás con tres secciones: "General", "Formularios" y "Resultados".
A continuación se describe cada una:
1. General:
En primer lugar, debes ingresar el nombre que le asignarás a la evaluación, lo que te permitirá reconocerla fácilmente en el futuro. Además, puedes especificar la “fecha de inicio” y “fecha de término” de la evaluación. Estas fechas son sólo informativas, por lo que no es obligatorio completarlas.
Luego debes configurar el tipo de evaluación que usarás. Los tipos de evaluación disponibles y sus opciones avanzadas se mencionan a continuación:
Recuerda que puedes seleccionar más de una evaluación pero que la suma de los pesos de todas debe ser 100.
- Evaluación Descendente: El colaborador es evaluado por su jefe directo o supervisor.
Opciones avanzadas:
- Validación: Si marcas la opción de Validación, deberás asignar validadores a las evaluaciones de desempeño. Ellos serán los responsables de revisar y aprobar los resultados antes de cerrar el proceso.
- Notificar a validador y evaluador: Esta opción se habilita solo si se activa la Validación. Permite que el validador reciba una notificación cuando tenga evaluaciones pendientes por validar, y que el evaluador sea notificado cuando sus evaluaciones sean aceptadas o rechazadas.
-
Habilitar fase de verificación: Permite a los verificadores asignados cambiar o verificar a los evaluadores asignados. Si activas esta opción, podrás asignar a los verificadores al momento de agregar a los participantes. Ten en cuenta que, para visualizar esta opción, debes tener activada la opción "Habilitar Fase de Verificación" en las configuraciones de Talento. Para ello, ve a Desarrollo Organizacional > Talento > Configuraciones.
Revisa el siguiente artículo para aprender a gestionar la fase de verificación - Define la cantidad máxima de evaluadores: Establece la cantidad máxima de evaluadores por participante que podrán intervenir en el proceso.
- Notificar inicio de evaluación: Si activas esta opción, los evaluadores recibirán una notificación indicándoles que deben completar una evaluación asignada. Esta incluirá los nombres de las personas que deben evaluar y, si lo deseas, un mensaje de notificación.
- Mensaje de notificación: Se habilita si se activa la opción de notificar inicio de evaluación. Aquí puedes escribir el mensaje que se les enviará a los evaluadores cuando inicie la evaluación.
- Autoevaluación: El colaborador se evalúa a sí mismo.
Opciones avanzadas:
- Mostrar el formulario al evaluador descendente: Sólo si la evaluación ya fue completada, permite mostrar el formulario al evaluador descendente.
- Notificar inicio de evaluación: Al activar esta opción podrás escribir un mensaje (En la casilla de mensaje de notificación) que les llegará a los participantes indicándoles que se ha dado inicio a la evaluación.
- Mensaje de notificación: Se habilita si se activa la opción de notificar inicio de evaluación. Aquí puedes escribir el mensaje que se les enviará a los participantes cuando inicie la evaluación.
- Evaluación Paralela: El colaborador es evaluado por sus pares.
Opciones avanzadas:
- Habilitar fase de verificación: Permite a los verificadores asignados cambiar o verificar a los evaluadores asignados. Si activas esta opción, podrás asignar a los verificadores al momento de agregar a los participantes. Ten en cuenta que, para visualizar esta opción, debes tener activada la opción "Habilitar Fase de Verificación" en las configuraciones de Talento. Para ello, ve a Desarrollo Organizacional > Talento > Configuraciones.
- Define la cantidad máxima de evaluadores: Establece la cantidad máxima de evaluadores por participante que podrán intervenir en el proceso.
- Notificar inicio de evaluación: Si activas esta opción, los evaluadores recibirán una notificación indicándoles que deben completar una evaluación asignada. Esta incluirá los nombres de las personas que deben evaluar y, si lo deseas, un mensaje de notificación.
- Mensaje de notificación: Se habilita si se activa la opción de notificar inicio de evaluación. Aquí puedes escribir el mensaje que se les enviará a los evaluadores cuando inicie la evaluación.
- Evaluación Ascendente: El colaborador es evaluado por sus dependencias.
Opciones avanzadas:
- Habilitar fase de verificación: Permite a los verificadores asignados cambiar o verificar a los evaluadores asignados. Si activas esta opción, podrás asignar a los verificadores al momento de agregar a los participantes. Ten en cuenta que, para visualizar esta opción, debes tener activada la opción "Habilitar Fase de Verificación" en las configuraciones de Talento. Para ello, ve al módulo Desarrollo Organizacional > Talento > Configuraciones.
- Define la cantidad máxima de evaluadores: Establece la cantidad máxima de evaluadores por participante que podrán intervenir en el proceso.
- Notificar inicio de evaluación: Si activas esta opción, los evaluadores recibirán una notificación indicándoles que deben completar una evaluación asignada. Esta incluirá los nombres de las personas que deben evaluar y, si lo deseas, un mensaje de notificación.
- Mensaje de notificación: Se habilita si se activa la opción de notificar inicio de evaluación. Aquí puedes escribir el mensaje que se les enviará a los evaluadores cuando inicie la evaluación.
Otras configuraciones:
- Habilitar evaluación secuencial: Si activas esta opción, podrás modificar el orden de las evaluaciones asignadas a un mismo participante. Es decir, podrás definir cuál evaluación debe completarse primero y cuál después, según el flujo que necesites
- Habilitar múltiples evaluaciones: Esta opción te permite, al momento de agregar participantes, crear grupos con distintos pesos según el tipo de evaluación. Así, podrás incluir participantes que no tengan evaluadores en todos los tipos definidos y redistribuir los pesos configurados en esta sección de forma flexible.
Otras etapas:
Al final, en caso de haber seleccionado “Evaluación descendente”, se da la opción de seleccionar si quieres incluir una o más etapas adicionales:
- Calibración: Visualizar las notas y editar los formularios de las evaluaciones descendentes
- Feedback: Monitorear y gestionar el feedback de la evaluación
- Apelación: Entregar la posibilidad de apelar la nota de la evaluación descendente y de ser modificada en caso que corresponda (se activa el botón sólo si se seleccionó la etapa de feedback).
2. Formularios:
Para habilitar esta sección debes tener seleccionado al menos un tipo de evaluación en la pestaña “General”.
En esta etapa puedes configurar el formulario de evaluación, que puede ser único o diferente para cada tipo de evaluación.
Si deseas agregar múltiples formularios debes hacer click en el botón “Agregar formularios”
Esto abrirá una nueva pestaña donde se mostrará la configuración del formulario que viene obligatoriamente por defecto, ya que toda evaluación debe contar con al menos uno. Si necesitas agregar más, puedes hacer clic en “+ Agregar formulario”.
Importante: Recuerda que cada formulario que agregues debe tener un tipo de evaluación distinto. Los tipos de evaluación disponibles dependen de los que hayas configurado previamente en la etapa “General”.
Por ejemplo, si configuraste “Evaluación descendente”, “Autoevaluación”, “Evaluación paralela” y “Evaluación ascendente”, entonces verás esas cuatro opciones disponibles y podrás agregar hasta cuatro formularios. Si no configuraste alguno de estos tipos, ese no aparecerá como opción al momento de seleccionar el tipo de evaluación.
Además, puedes asignar/cambiar un “Nombre del formulario” y seleccionar el “Tipo de evaluación”.
En caso de seleccionar “Asignar por familia de cargos” te permitirá asignar una o más familia/s de cargos a cada formulario.
Si quieres borrar un formulario que agregaste solo debes seleccionar el ícono de basurero en rojo, recuerda que el primer formulario no podrás borrarlo ya que es el que viene obligatoriamente por defecto.
Ahora, para cada formulario ya creado debes incorporar secciones como Competencias, Objetivos/Metas, Preguntas Abiertas y Potencial. Al seleccionar el checkbox de la sección que deseas incorporar, se desplegarán automáticamente las configuraciones específicas correspondientes.
Competencias: Debes seleccionar el tipo de escala que se utilizará para evaluar las competencias, definir si el formulario incluirá competencias transversales, específicas o ambas, y luego elegir las competencias correspondientes, asignando el peso que tendrá cada una.
- Competencias Transversales: son aquellas que evalúan a todos los participantes de la evaluación. (Puedes organizar el orden de las competencias seleccionadas arrastrando y soltando las tarjetas, de manera que reflejen el orden que prefieras en el formulario).
- Competencias Específicas: son las competencias asignadas al cargo o familia de cargo de cada participante de la evaluación.
Consideraciones sobre los pesos de las competencias:
- Si decides incluir ambos tipos de competencias, los pesos entre competencias transversales y específicas deben sumar 100. Por ejemplo, puedes asignar 70% a las específicas y 30% a las transversales, o cualquier otra combinación que totalice 100%.
- Si incluyes solo un tipo (solo transversales o solo específicas), entonces ese grupo tendrá el 100% del peso.
- Al seleccionar el checkbox de las competencias transversales, se desplegarán todas las competencias transversales configuradas en la empresa. Deberás seleccionar todas las que desees incluir en el formulario y asegurarte de que la suma de sus pesos sea exactamente 100.
Objetivos/Metas: Primero, debes seleccionar la escala con la cual se evaluarán los objetivos en el formulario. Luego, elige qué categorías de objetivos serán evaluados y asigna un peso a cada una. La suma de estos pesos debe ser 100%. Se considerarán los objetivos activos que tengan los colaboradores en su ficha. Además puedes decidir si cargar los objetivos directamente a la ficha del empleado para un periodo en particular.
También puedes Integrar evaluación con seguimiento de avance de Objetivos:
- Al activar esta opción, los pesos de las categorías serán los configurados en la ficha de cada colaborador. Además, el formulario de evaluación con los objetivos será precargado con la información del porcentaje de avance ingresada en cada ficha. Sin embargo, el evaluador tendrá la posibilidad de modificar esta nota si lo considera necesario. Esta opción obliga a evaluar los objetivos con escala porcentual.
Preguntas abiertas: Esta sección permite incluir preguntas de tipo texto libre al formulario de evaluación. Puedes crearlas manualmente o importarlas a través de un archivo Excel. Además, podrás indicar si la pregunta es obligatoria o no.
Potencial: En evaluación descendente puedes incluir preguntas de potencial las cuales te ayudarán a gestionar el talento de tu organización. Este indicador será utilizado para la construcción de la herramienta Nine Box en los resultados de tu proceso. Debes elegir el tipo de escala a utilizar. Ten en cuenta que esta sección solo estará disponible si tu formulario es de tipo descendente.
Adicionalmente, en las "Opciones avanzadas" podrás ingresar un texto de bienvenida al proceso y seleccionar si deseas permitir comentarios en el formulario y si los comentarios deben ser obligatorios o no.
3. Resultados
Esta etapa consiste en establecer la escala de resultados y seleccionar la metodología de cálculo que se aplicará a la evaluación.
Escala de resultados:
Podrás definir los resultados en base a una escala de Notas numéricas o en Porcentajes. Al seleccionar nota los puntajes se mostrarán como estrellas en a ficha del colaborador, mientras que como porcentaje se muestran barras de progreso.
Debes definir la nota máxima que tendrá tu escala de resultados y establecer las categorías de notas definiendo sus nombres, rangos y colores. En la reportería podrás revisar automáticamente en qué categoría está cada colaborador con su etiqueta correspondiente
Es importante tener en cuenta que si haz utilizado escalas para evaluar las competencias y objetivos distintas a la escala de resultados, todas las notas finales se ajustarán automáticamente conforme a la escala de resultados configurada.
El reajuste de las notas se realiza automáticamente utilizando la equivalencia entre los valores máximos de cada escala:
Reajuste a notas escala de resultados = (Nota obtenida * Nota máxima escala de resultados)/ Nota máxima de la escala utilizada
Puedes añadir más categorías haciendo clic al botón de "Añadir categoría" y puedes eliminar categorías existentes desde el ícono de la papelera.
Otras configuraciones:
Puedes configurar quién puede publicar los informes de evaluación:
-
- RRHH: Recursos Humanos
- RRHH y supervisor
En caso de haber configurado la evaluación para medir tanto competencias como objetivos, se habilitarán las siguientes casillas para calcular la nota final con pesos personalizados:
-
- Metodología de cálculo
- Peso personalizado Objetivos/Metas
- Peso personalizado Competencias
Podrás elegir entre dos metodologías:
-
Cálculo nota final por tipo de evaluación:
Esta metodología calcula la nota final a partir del promedio ponderado de cada tipo de evaluación en la que participó el colaborador (descendente, paralela, ascendente y/o autoevaluación).
Primero, se obtiene la nota de cada tipo según los pesos definidos en el formulario (por ejemplo, peso de competencias y objetivos). Luego, se calcula la nota final aplicando los ponderadores configurados para cada tipo de evaluación:
Ejemplo:
Nota final = (Nota descendente × Ponderador descendente) + (Nota ascendente × Ponderador ascendente) + (Nota paralela × Ponderador paralela) + (Nota autoevaluación × Ponderador autoevaluación)
Revisa el siguiente artículo para comprender, a través de un ejemplo, cómo se realiza el cálculo de la nota final utilizando la metodología "Cálculo de nota final por tipo de evaluación"
- Cálculo nota final por nota final Competencias y Objetivos:
Esta metodología calcula la nota final de la evaluación de desempeño a partir de las notas finales de competencias y objetivos, considerando todos los tipos de evaluación en los que participó el colaborador (descendente, paralela, ascendente y/o autoevaluación) y se ponderan según los pesos personalizados que hayas ingresado en la configuración de la metodología.
Primero, se obtiene la nota final de competencias y la de objetivos, aplicando los pesos configurados para cada tipo de evaluación. Luego, estas notas se combinan según los ponderadores que hayas definido para competencias y objetivos:
Ejemplo:
Nota final = (Nota final competencias × Ponderador competencias) + (Nota final objetivos × Ponderador objetivos)
Revisa el siguiente artículo para comprender, a través de un ejemplo, cómo se realiza el cálculo de la nota final utilizando la metodología "Cálculo nota final por nota final Competencias y Objetivos"
Te recomendamos revisar los siguientes artículos para cargar participantes a tu proceso de evaluación de desempeño:
Para agregar participantes a una evaluación revisa el siguiente artículo: Cargar participantes a una evaluación de desempeño.
Para agregar participantes a una evaluación de desempeño que tenga múltiples evaluaciones revisa el siguiente artículo: Cargar participantes a evaluación de desempeño: Múltiples evaluaciones.
Palabras Claves: Nueva experiencia, evaluación de desempeño, configuración, formulario
También te puede interesar:
Configuración evaluación de desempeño: Etapas del proceso
Configuración evaluación de desempeño: Formularios
Configuración evaluación de desempeño: Resultados
¿Cómo gestionar las etapas en una evaluación de desempeño?
Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención.
Chat | Teléfono | Correo.
¡Felices te ayudamos!