Módulo Gestión de Activos

Aprende a configurar y operar rápida y eficientemente todo el ciclo de vida de los bienes de tu empresa con el Módulo de Gestión de Activos. Como administrador encargado de estructurar el inventario, puedes dejar la plataforma lista para operar en simples pasos y sin complicaciones.

Requisitos Previos

• Activa los permisos de "Gestión de Activos - Inventario y órdenes" y "Gestión de Activos - Configuración" desde la configuración de Usuarios y Perfiles.
• Limitar acceso para categorías: Segmenta la visibilidad por categorías directamente desde la edición en la pestaña "Usuarios" para que cada equipo gestioné solo sus activos (ej. que TI solo administre Computadores) sin interferir con otros departamentos. Esto podrás hacerlo efectivo cuando tengas la categorías creadas.
• Activa el permiso en la configuración del perfil normal para que el colaborador y el supervisor visualicen la pestaña de Activos en sus respectivas fichas.

Contenido - Paso a Paso

1. Conceptos Clave Antes de comenzar la implementación, comprende cómo se estructura lógicamente el módulo:

• Categoría: Es el nivel más alto de clasificación y agrupa recursos de naturaleza similar. 
  • Ejemplo: Computadores, Cascos.
• Producto: Es el modelo de referencia que sirve de molde para crear las unidades físicas, y siempre pertenece a una categoría. 
  • Ejemplo: Dentro de la categoría "Computadores": Notebook Lenovo ThinkPad 16GB RAM, Notebook Lenovo ThinkPad 8GGB RAM. RAM es un atributo personalizado de todos los productos dentro de la categoría Computadores.
• Activo: Es la unidad física y tangible que materializa la inversión de la compañía, caracterizada por atributos únicos como un número de serie o código de barras.
  • Ejemplo: (Activo creado a partir del producto "Notebook Lenovo ThinkPad 8GB RAM"):
    • Activo: Notebook Lenovo ThinkPad
    • Código de activo: 001-LTP-2024
    • Número de serie: SN123456789
    • Fecha de adquisición: 05/03/2024
    • Estado: Asignado (a Juan Pérez)

2. Fases de Implementación Configura y controla tu inventario a través de estas cinco etapas operativas:

• Fase 1 - Configuración Inicial: 
  • Sienta las bases del sistema. 
  • Asigna los permisos necesarios
  • Crea tus atributos personalizados, como fechas de vencimiento de garantías o códigos. Atributos para productos (ej. "Código de barra") y activos (ej. "Número de serie").

  • Configura estos atributos con filtros condicionales antes de registrar tus bienes para optimizar el llenado manual y las importaciones masivas (ej. "Memoria RAM" solo para computadores).

     

• Fase 2 - Creación de Categorías y Productos: 
  • Dale estructura jerárquica a tu catálogo. 
  • Crea primero las categorías y luego los productos específicos que van dentro de ellas. 

  • Para estandarizar las entregas, vincula referencialmente los productos a áreas o cargos específicos.

     

• Fase 3 - Gestión de Inventario: 
  • Puebla la herramienta ingresando tus activos manualmente o mediante el importador masivo.
  • Asígnales un estado (Disponible, Asignado, En mantenimiento o Inactivo) y visualiza la trazabilidad completa en el historial cronológico de movimientos.

  • Importadores y exportadores:

    • Notificaciones por email (asignación/rechazo).
    • Exportadores/importadores.

     

• Fase 4 - Órdenes y Workflow: 
  • Hay distintas posiblidades dependiendo de si tienes o no contratado el módulo de Workflows.
  • Centraliza y automatiza las solicitudes de herramientas. 

  • Recibe las peticiones de los colaboradores, evalúalas y apruébalas para asignar directamente un activo físico desde tu stock disponible, apoyándote en notificaciones automáticas.

     

• Fase 5 - Integración con Documentos: 
  • Vincula la entrega física con el respaldo legal. 
  • Configura plantillas de "Recepción conforme" para generar automáticamente el documento al asignar un activo, incluso si no tienes contratado el módulo avanzado de Gestión Documental.
  • Si no tienes contratado el módulo de Gestión Documental, tendrás que utilizar la plantilla que viene por defecto.

Consideraciones Importantes

• Eliminación de categorías: Solo puedes eliminarlas si no tienen productos asociados.
• Eliminación de productos: Solo puedes borrarlos si no tienen activos físicos vinculados.
• Baja de activos: Solo puedes eliminar definitivamente un activo si su estado se encuentra "Inactivo".

Tags

Gestión de Activos, Configuración, Inventario, Órdenes, Categorías, Productos.

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