La funcionalidad de Órdenes está diseñada para centralizar y automatizar todas las solicitudes de recursos dentro de tu empresa. Su propósito fundamental es eliminar las peticiones informales, desordenadas o aquellas que suelen perderse en correos electrónicos y chats de mensajería, estructurando en su lugar un flujo oficial de trabajo.
A través de este procedimiento, asegurarás que tanto los nuevos colaboradores como quienes necesiten un recambio de sus herramientas obtengan sus equipos de forma eficiente, oportuna y sin intervenciones manuales innecesarias. En esta guía te acompañaremos paso a paso para aprender a levantar una solicitud y asignar el activo final de manera exitosa.
Paso a paso
Paso 1: Navegar al módulo de órdenes
Para comenzar con este proceso, dirígete al menú lateral ubicado en la parte izquierda de tu pantalla. Pincha en la sección llamada Administrativo, luego selecciona la opción Gestión de activos y, finalmente, ingresa a la opción Órdenes.
Ruta: Administrativo > Gestión de activos > Órdenes
Paso 2: Iniciar la creación de una nueva solicitud
Una vez allí, el sistema te mostrará la pantalla principal titulada "Órdenes", la cual cuenta con dos pestañas de gestión. Asegúrate de elegir la pestaña que dice Pendientes y, a continuación, haz clic en la opción Crear orden para abrir el asistente de registro.
Paso 3: Completar los datos de asignación y del solicitante
Verás que el sistema desplegará una pantalla de tipo formulario donde deberás ingresar la información de la solicitud. Primero, sitúate en el campo llamado Solicitado para e ingresa el nombre del trabajador que recibirá la herramienta. Luego, pasa al campo Fecha para asignar e indica el día específico en que iniciará esta entrega. Después de eso, en el campo Solicitante, registra el nombre de la persona que levanta el requerimiento; por lo general, este campo corresponde al supervisor del colaborador o a una jefatura con un grado jerárquico mayor.
Paso 4: Definir los elementos solicitados y cargar respaldos
En este punto del formulario, debes rellenar los campos de Categoría y de Producto para especificar de forma clara el tipo de recurso que se necesita. Adicionalmente, si tu empresa cuenta con un sustento por escrito en documentos externos, podrás utilizar la sección de Respaldo de la orden para cargar dichos archivos, logrando así mantener toda la documentación centralizada en un solo lugar.
Paso 5: Incluir activos adicionales en la misma solicitud (opcional)
Si el colaborador necesita más de una herramienta en este mismo requerimiento, la plataforma te ofrece una alternativa muy práctica. Puedes presionar la opción Agregar, lo que provocará que el sistema despliegue automáticamente una segunda línea con campos idénticos de categoría, producto y respaldo. Considera que por cada vez que utilices esta opción estarás sumando un activo adicional para el mismo trabajador dentro de la misma solicitud.
Paso 6: Registrar y confirmar la orden
Una vez que verifiques que todos los campos del formulario están completos y correctos, desplázate al final de la pantalla y presiona el botón Crear orden. Al hacer esto, el sistema procesará los datos, guardará de forma segura el registro del requerimiento del activo para el trabajador y te redirigirá automáticamente a la vista de control inicial.
Paso 7: Localizar la orden y seleccionar la acción correspondiente
Tras guardar la orden, nos dirigiremos nuevamente a la pantalla principal de "Órdenes" en la que estábamos desde un comienzo. Al situarte en la pestaña Pendientes, verás cómo se agrega esta nueva solicitud en una línea secuencial dentro del listado. Ahora, desplaza tu cursor hacia el extremo derecho de esa línea, donde la plataforma te ofrecerá las opciones de interacción; en esta sección podrás visualizar los botones para rechazar el requerimiento o para proceder con la entrega, por lo que debes pinchar la opción Asignar activo.
Paso 8: Precisar el activo físico e individualizado
Una vez pinchada esta opción, aparecerá un cuadro emergente en la pantalla que mencionará la categoría registrada previamente y te solicitará precisar el activo específico dentro de los productos seleccionados. En esta parte de la definición, elegirás el detalle particular del inventario; por ejemplo, si en los pasos anteriores definiste la categoría como "celulares" y el producto como "celular", en este punto seleccionarás el activo puntual y físico, vinculándolo con su modelo exacto o la numeración específica que tengas registrada.
Paso 9: Añadir comentarios finales y concluir la entrega
Para terminar con el procedimiento, verás que el cuadro te presenta la sección de Comentarios, en la cual se pueden complementar con información adicional los pormenores de esta asignación. Si todo está correcto, finaliza pinchando en el botón Asignar.
Resultado esperado
Si realizaste el proceso correctamente, el sistema procesará la asignación de inmediato. Con esto, ya tendrás asociada la orden y, junto con ello, el activo material quedará destinado formalmente al trabajador dentro del sistema, permitiéndote mantener el control de tus inventarios completamente al día.
Consideraciones adicionales
📌 Ten en cuenta:
Trazabilidad sin esfuerzo: No es necesario que realices anotaciones en planillas externas para registrar el movimiento. El historial del activo se actualizará de forma automática con esta acción, guardando de forma permanente la fecha, el responsable y el detalle del traspaso en su hoja de vida digital.