En Onboarding, las notificaciones pueden enviarse a distintos destinatarios según el tipo de mensaje del que se trate.
Algunas notificaciones las configuras tú directamente al crear o editar una plantilla de notificación, mientras que otras son notificaciones automáticas por defecto existentes en el módulo que se gatillan ante eventos específicos del proceso.
1. Destinatarios en plantillas de notificación configurables
Al crear o editar una plantilla de notificación en Onboarding, puedes definir a una o varias personas o roles como destinatarios. Una sola notificación puede tener múltiples destinatarios combinados de distintos tipos, sin necesidad de duplicar la plantilla.
Los tipos de destinatarios disponibles son:
Nuevo colaborador
Supervisor del nuevo colaborador
Encargado del proceso
Correo específico
Personas según estructura organizacional:
Empresa: Seleccionar una empresa específica de la organización o utilizar la variable dinámica Empresa del colaborador.
Área: Seleccionar un área específica (fija, ej. Tecnología o Prevención de Riesgos) o utilizar la variable dinámica Área del colaborador.
Cargo: Seleccionar un cargo específico (fijo, ej. Líder de TI o Jefe de Área) o utilizar la variable dinámica Cargo del colaborador.
Esto te permite definir, por ejemplo, si un correo debe llegar a la persona que está ingresando, a quien hace seguimiento del onboarding o a una persona, área o cargo puntual.
2. Notificaciones automáticas por defecto del sistema
Además de los correos configurables, Onboarding cuenta con notificaciones automáticas que ya existen por defecto en el módulo. En estos casos, el destinatario no se define manualmente en cada proceso, sino que depende del tipo de notificación.
Actualmente, los destinatarios posibles en estas notificaciones son:
Colaborador
Encargado del proceso
Responsables de tarea.
Destinatario personalizado, en el caso de notificaciones configurables
3. Ejemplos de notificación según el destinatario
Al nuevo colaborador
Mensaje de bienvenida.
Notificación "Hoy comienza tu proceso de onboarding".
Notificaciones personalizadas configuradas para el nuevo colaborador
Al encargado del proceso
Seguimiento de proceso del colaborador.
Aviso de término de onboarding.
correos personalizados configurados para el encargado
A los responsables de tarea
Aviso de tarea de onboarding asignada
Aviso de tarea editada
Aviso de nueva tarea
Recordatorio de tareas de onboarding pendientes
Recordatorio de tareas pendientes, cuando se envía manualmente desde el proceso
4. Cómo saber a quién se enviará una notificación
El origen del destinatario depende del tipo de notificación:
Si es una plantilla de notificación creada por tí: Los destinatarios se configuran directamente en el formulario de la plantilla.
Si es una notificación automática por defecto: El destinatario está predefinido por el evento del sistema que la gatilla.
5. Dónde revisar y gestionar la configuración
Para crear o modificar destinatarios en plantillas: Ve a Administrativo > Onboarding > Plantillas > notificaciones.
Para administrar notificaciones por defecto, canales de envío e historial: Ingresa a la Central de Notificaciones (disponible en el ícono de tuerca de administración ⚙️). Desde allí puedes activar o desactivar notificaciones, definir los canales de envío habilitados para la empresa y revisar el historial de entregas.
Resumen
En Onboarding, las notificaciones pueden dirigirse al nuevo colaborador, a su supervisor directo, al encargado del proceso, a los responsables de tareas, a direcciones específicas o a roles dinámicos definidos por la estructura organizacional (Empresa, Área y Cargo).
Al configurar una plantilla personalizada, puedes seleccionar múltiples destinatarios de forma simultánea. En el caso de las notificaciones automáticas por defecto, los destinatarios vienen predeterminados por el evento del sistema que activa cada aviso.