En Onboarding puedes iniciar procesos de forma masiva para colaboradores con ficha y colaboradores sin ficha. Esto permite gestionar varios ingresos al mismo tiempo, evitando crear cada proceso de manera individual.

Existen dos formas principales de iniciar procesos masivamente:

1. Para colaboradores que ya tienen ficha creada en Buk.
2. Para colaboradores sin ficha, usando el importador y el flujo de pre-ingreso.

Iniciar procesos masivamente para colaboradores con ficha

Este flujo se utiliza cuando las personas ya existen como colaboradores en Buk y tienen una ficha activa.

Paso a paso

1. Ingresa a Onboarding > Procesos.
2. Entra a la vista Colaboradores.
3. Selecciona los colaboradores a los que quieres iniciar un proceso de onboarding.
4. Haz clic en la acción de inicio masivo.
5. Revisa los colaboradores seleccionados y la plantilla que se aplicará.
6. Confirma el inicio de los procesos.

Al confirmar, el sistema creará los procesos de onboarding para los colaboradores seleccionados, junto con las tareas y correos configurados según la plantilla correspondiente.

¿Cómo se asigna la plantilla?

El sistema asigna automáticamente la plantilla de onboarding cuando el área y cargo configurados en la plantilla de proceso coinciden con el área y cargo del colaborador.

Si existe una coincidencia, esa plantilla se utilizará para crear el proceso de onboarding. Si no existe una plantilla que coincida, el colaborador no podrá iniciar el proceso masivamente hasta que se ajuste su información o la configuración de la plantilla.

Cargar colaboradores sin ficha mediante importador

Este flujo se utiliza cuando las personas aún no tienen ficha creada en Buk.

Desde Onboarding puedes cargar colaboradores sin ficha mediante un importador. Estas personas quedarán disponibles en estado No iniciado, para luego iniciar sus procesos de onboarding y pre-ingreso de forma masiva.

Paso a paso

1. Ingresa a Reporteria > Importadores.
2. Busca el importador "Nuevos colaboradores onboarding".
3. Completa la plantilla segun las indicaciones y carga el archivo
4. Dirigete a Onboarding > Procesos > Colaboradores sin ficha > No iniciados y selecciona los procesos que quieras iniciar

5. Selecciona Acciones, donde podras iniciar el proceso de onboarding y enviar el pre ingreso correspondiente

   

Al confirmar, se crearán los procesos de onboarding para los colaboradores seleccionados y se enviará el pre-ingreso correspondiente.

¿Qué es la plantilla de pre-ingreso?

La plantilla de pre-ingreso define el formulario y la información que debe completar una persona antes de que se cree su ficha en Buk.

Puede incluir datos personales, documentos u otra información necesaria para avanzar con el alta del colaborador.

Al iniciar masivamente procesos para colaboradores sin ficha, deberás seleccionar qué plantilla de pre-ingreso se enviará a las personas seleccionadas.

¿Dónde revisar los procesos iniciados?

Una vez iniciados los procesos, puedes hacer seguimiento desde Onboarding > Procesos.

Los procesos se mostrarán en distintas vistas según el estado de la persona:

• Colaboradores: personas que ya tienen ficha creada en Buk.
• Colaboradores sin ficha: personas que aún no tienen ficha creada.

Desde estas vistas podrás revisar el avance del onboarding, las tareas asociadas, los correos programados y el estado general del proceso.

Consideraciones importantes

• Para iniciar procesos masivamente, debes contar con permisos de modificación en Onboarding.
• Los colaboradores sin ficha deben cargarse primero mediante el importador.
• Los colaboradores sin ficha quedan inicialmente en estado No iniciado.
• Al iniciar procesos para colaboradores sin ficha, se debe seleccionar una plantilla de pre-ingreso.
• Una persona no puede tener más de un proceso de onboarding activo al mismo tiempo.