En este artículo aprenderás a configurar los correos que Buk Capacitaciones envía automáticamente a tus colaboradores cuando los inscribes en un curso o en una ruta de aprendizaje, a entender cuándo y a quién se envían, y a mandar mensajes manuales a los participantes de una instancia.
💡 En resumen: las plantillas generales se editan en Configuraciones generales > Correos y se aplican por defecto a los cursos nuevos; cada curso puede ajustarlas en su pestaña Formato de correos. Los correos automáticos solo llegan a inscripciones requeridas (obligatorias): un correo de inscripción y luego 3 o 4 recordatorios, solo de lunes a viernes a las 09:00 (hora de Chile), hasta que la persona termina.
Antes de comenzar
- Permisos: necesitas un perfil con acceso a las Configuraciones generales del módulo de Capacitaciones para editar las plantillas generales, y a la gestión del curso para editar los correos de un curso.
- Colaboradores con correo: solo reciben correos las personas activas y con un correo electrónico registrado.
- Inscripción requerida: los correos automáticos se envían solo a quienes inscribes como requeridos (obligatorios).
- La persona debe estar activa, tener correo registrado y contar con una inscripción requerida/obligatoria. La opción Enviar correos base y recordatorios debe estar activa y la instancia debe estar vigente.
Qué correos se envían automáticamente
| Tipo de curso | Correo | Cuándo se envía |
|---|---|---|
| E-learning (On Demand) | Inscripción | Cuando llega la fecha de inicio de la instancia (si ya comenzó, poco después de inscribir) |
| E-learning (On Demand) | Recordatorios | 3 o 4, hasta que la persona termina el curso |
| Rutas de aprendizaje | Inscripción y recordatorios | Igual que en e-learning, según las fechas de la ruta |
| Webinar y Meeting | Inscripción, recordatorio 2 horas antes y aviso al comenzar | Según la fecha y hora agendadas |
| Webinar y Meeting (relatores) | Correo informativo y recordatorio | El recordatorio llega unos 30 minutos antes del inicio |
| Encuestas y evaluaciones | Invitación y recordatorios | Entre la fecha de envío y la fecha de cierre del formulario |
Paso 1: Abre la configuración de correos
- Haz clic en el ícono de engranaje para ir a Configuraciones generales.
- Selecciona Correos.
- Elige la pestaña según el tipo de curso: Cursos On Demand, Cursos Webinar, Cursos Meeting, Cursos Presenciales o Rutas de Aprendizaje.
💡 Lo que configures aquí se aplica por defecto a los cursos nuevos de cada tipo. Luego puedes ajustarlo dentro de cada curso (ver paso 6).
Paso 2: Configura los correos de cursos e-learning (On Demand)
En esta pestaña puedes:
- Activar o inactivar el envío de correos con la opción Enviar correos base y recordatorios.
- Personalizar el asunto y el cuerpo del Correo a participantes (inscripción) y del Recordatorio a participantes, con el tono de tu empresa.
- Agregar campos de autocompletado, como el nombre del curso, el nombre del colaborador, las fechas de inicio y término o el enlace del curso. Ubica el cursor donde quieras el dato y selecciona el campo: se insertará entre corchetes y se completará automáticamente al enviar.
⚠️ Usa siempre los campos de autocompletado en lugar de escribir datos a mano (por ejemplo, el nombre de un curso). Así el mismo correo sirve para todos los cursos y evitas errores.
Ejemplo de plantilla:
Asunto: El curso [Nombre curso] ha comenzado
Cuerpo: Estimado(a) [Nombre participante]: el curso [Nombre curso] ya está disponible y estás entre los participantes inscritos. Para ingresar, haz clic aquí: [Link curso]
Paso 3: Configura los correos de Webinar y Meeting
Correos a participantes. Puedes:
- Inactivar el recordatorio que se envía 2 horas antes del evento. No te recomendamos hacerlo: el enlace de acceso al webinar o meeting llega por correo.
- Editar el asunto y el cuerpo de los correos.
- Agregar campos de autocompletado, como el nombre del curso, las fechas y el enlace al evento.
Correos a relatores. Puedes:
- Inactivar el correo informativo y el de recordatorio.
- Editar el correo informativo, que explica al relator cómo ingresar a la plataforma para iniciar la sesión. No te recomendamos inactivarlo.
- Editar el correo de recordatorio, que se envía unos 30 minutos antes del inicio.
ℹ️ El enlace de acceso que recibe cada participante es personal y no debe compartirse.
Paso 4: Configura los correos y encuestas de cursos presenciales
En esta pestaña puedes:
- Medición automática: activa esta opción para que, al crear un curso, se le asocie automáticamente una encuesta de satisfacción. La encuesta debe estar creada previamente en la plataforma.
- Inactivar los correos base, es decir, la invitación a los colaboradores a responder una encuesta o evaluación.
- Editar el asunto y el cuerpo de los correos de bienvenida, de los recordatorios y de los correos a otros evaluadores (en las evaluaciones de transferencia).
ℹ️ Los correos a jefaturas y otros evaluadores solo se envían si la evaluación de transferencia está activa y la opción de evaluación del jefe está habilitada en el curso.
Paso 5: Configura los correos de rutas de aprendizaje
En esta pestaña puedes:
- Activar o inactivar el envío de correos.
- Personalizar el asunto y el cuerpo del correo de inscripción y del recordatorio.
- Agregar campos de autocompletado, como el nombre de la ruta, el nombre del colaborador, las fechas de inicio y término, la tabla de cursos y la descripción de la ruta.
ℹ️ Los cursos que forman parte de una ruta usan los correos de la ruta, no los de cada curso. Así el colaborador no recibe un correo por cada curso.
Paso 6: Ajusta los correos de un curso específico
- Abre el curso y ve a Ajustes > Formato de correos.
- Activa o desactiva Enviar correos base y recordatorios.
- Edita el asunto y el cuerpo del correo y del recordatorio.
- Guarda y confirma.
⚠️ Al guardar verás el aviso «Recuerda que los cambios realizados afectarán a todos los colaboradores actualmente inscritos en el curso». Los correos que aún no se envían usarán el nuevo texto.
ℹ️ En los cursos de proveedores externos (por ejemplo, Bukplay), los correos automáticos vienen desactivados. Para avisar a los participantes de esos cursos, usa un mensaje masivo.
Cuándo se envían los correos automáticos
| Regla | Cómo funciona |
|---|---|
| Tipo de inscripción | Solo inscripciones requeridas (obligatorias). Las opcionales no reciben correos automáticos. |
| Correo de inscripción | Se envía cuando llega la fecha de inicio de la instancia o de la ruta. Si la persona ya había ingresado al curso antes, no se envía. |
| Recordatorios | Se revisan los días 2, 4, 6, 8 y 10 después del correo de inscripción, y solo se envían de lunes a viernes. Por eso, cada persona recibe 3 o 4 recordatorios, según el día de la semana en que se inscribió. |
| Hora | 09:00 hora de Chile (en Colombia, Perú y México la hora local es más temprana y cambia según el horario de verano de Chile). |
| Fin de los recordatorios | Se detienen apenas la persona completa el curso o la ruta, o cuando la instancia deja de estar vigente. |
| Destinatarios | Personas activas y con correo registrado. |
🔒 La hora, la frecuencia y la cantidad de recordatorios no son configurables. Lo que sí puedes personalizar es el contenido de los correos y si se envían o no.
Ejemplo: inscribes a Camila en un curso e-learning el lunes 2 y recibe el correo de inscripción ese día. Sus recordatorios llegan a las 09:00 del miércoles 4, viernes 6, martes 10 y jueves 12 (el domingo 8 se omite). Si termina el curso el martes 10 después de las 09:00, ya no recibe el del jueves.
Ejemplo: si inscribes a Diego un miércoles, recibe 3 recordatorios (viernes, martes y jueves), porque el sábado y el domingo se omiten.
Inscripción requerida vs. opcional
| Requerida (obligatoria) | Opcional (voluntaria) | |
|---|---|---|
| Correo de inscripción | ✅ Sí | ❌ No |
| Recordatorios automáticos | ✅ 3 o 4 | ❌ No |
| Recordatorios de jefaturas desde Mi equipo | ✅ Sí | ❌ No |
| Cómo accede el colaborador | Desde el correo o desde su portal | Por su cuenta, desde su portal |
⚠️ Inscripciones masivas: si inscribes a muchas personas en un curso con los correos activos, todas recibirán el correo de inscripción y los recordatorios. Si no quieres esos envíos (por ejemplo, al cargar inscripciones históricas), desactiva Enviar correos base y recordatorios en el curso antes de inscribirlas, o inscríbelas como opcionales.
¿Qué pasa con los correos si…?
- Restableces el avance: la inscripción vuelve a comenzar y la persona puede recibir otra vez el correo de inscripción y los recordatorios.
- Eliminas y vuelves a inscribir a la persona: se trata como una inscripción nueva.
- Mueves a la persona a otra instancia: no se reenvía el correo de inscripción si ya lo había recibido.
Correos de encuestas y evaluaciones
Para que una encuesta o evaluación se envíe automáticamente:
- Debe estar dentro de sus fechas: la fecha de envío ya llegó y la fecha de cierre no ha pasado.
- Debe tener activa la opción Enviar correos base y recordatorios.
- El colaborador debe estar inscrito en el curso o en la ruta asociada y tener un correo registrado.
Los recordatorios siguen la misma regla que los de los cursos: se envían a quienes aún no responden, de lunes a viernes a las 09:00 (hora de Chile), hasta la fecha de cierre.
Cómo enviar un mensaje masivo manual a una instancia
Usa esta opción para avisos puntuales, como un cambio de horario, un recordatorio especial o el envío de un enlace. Es independiente de los correos automáticos.
- Ve a Cursos E-Learning > Cursos y abre el curso.
- Entra a la instancia cuyos participantes quieres contactar.
- En las acciones de la instancia, selecciona Mensaje masivo y luego Enviar nuevo.
- Elige a quién enviarlo en Participantes a enviar (por ejemplo, a todos o, en cursos con asistencia, a quienes tienen menos de 100 %).
- Escribe el Asunto y el Cuerpo. Si quieres, marca Copiar al encargado de esta instancia en cada correo.
- Haz clic en Enviar.
En el Historial de mensajes verás el estado de cada envío: Por enviar, Enviando o Enviado.
Variables disponibles en los mensajes masivos de curso:
| Variable | Se reemplaza por |
|---|---|
| [Nombre curso] | Nombre del curso |
| [Nombre Participante] | Nombre completo del colaborador |
| [Link curso] | Enlace al curso, como hipervínculo |
| [Link curso texto] | Dirección del curso en texto |
| [Fecha y hora de inicio] | Fecha y hora de inicio, en la zona horaria del participante |
| [Fecha y hora de termino] | Fecha y hora de término (muestra un guion si no tiene) |
| [Link dashboard] | Enlace al portal del colaborador (solo en mensajes masivos) |
⚠️ Ten en cuenta:
- Las variables se escriben con corchetes simples [ ]. La sintaxis con dobles llaves {{ }} no funciona en este editor.
- Si usas una variable que no existe, se envía tal cual: el colaborador verá «[Variable]» en el correo.
- Los mensajes masivos se envían solo por correo electrónico.
- Una vez enviado, el mensaje no se puede editar ni eliminar. Si necesitas corregir algo, envía un mensaje nuevo.
- El mensaje llega solo a los participantes de esa instancia. Para comunicar algo a varios cursos, configura los correos automáticos generales.
¿Mensaje masivo o correo automático?
| Mensaje masivo manual | Correo automático | |
|---|---|---|
| Alcance | Solo los participantes de una instancia | Todas las inscripciones requeridas del curso o la ruta |
| Cuándo usarlo | Avisos puntuales: cambio de horario, enlace de acceso, recordatorio especial | Inscripción y recordatorios periódicos |
| Quién lo envía | Tú, cuando haces clic en Enviar | La plataforma, según las reglas de envío |
Recordatorios desde Mi equipo
Las jefaturas también pueden enviar un recordatorio desde Mi equipo a colaboradores con capacitaciones requeridas pendientes. Se puede enviar uno cada 24 horas por colaborador.
Si un colaborador no recibe los correos
- Revisa el curso: en Formato de correos, confirma que Enviar correos base y recordatorios esté activo.
- Revisa la inscripción: debe ser requerida, y la instancia debe estar vigente y con la fecha de inicio cumplida.
- Revisa el correo del colaborador: debe estar registrado y correcto. Si tu empresa usa Plataforma Buk, corrígelo en su ficha; el cambio se sincroniza con Capacitaciones.
- Pídele revisar la carpeta de spam o correo no deseado. Si tu empresa usa filtros, pide a tu equipo de TI agregar el remitente de Buk Capacitaciones a la lista de remitentes seguros.
- Considera el horario: los recordatorios salen solo de lunes a viernes a las 09:00 (hora de Chile).
⚠️ Ten en cuenta
Las inscripciones opcionales no reciben correo base ni recordatorios. Los cursos que forman parte de una ruta usan los correos de la ruta. Antes de una inscripción masiva histórica, revisa la activación de correos. Tener un correo registrado no demuestra su entrega: revisa también spam o promociones.
Ejemplos
Ejemplo de plantilla:
Asunto: El curso [Nombre curso] ha comenzado
Hola [Nombre participante]: el curso [Nombre curso] ya está disponible. Ingresa desde [Link curso].
Prueba la plantilla con una cuenta de ensayo antes de una comunicación masiva.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar la hora o la frecuencia de los recordatorios?
No. La hora (09:00, hora de Chile) y la frecuencia son fijas. Puedes cambiar el contenido o desactivar los correos.
¿Por qué un colaborador recibió 3 recordatorios y otro 4?
Depende del día de la semana en que se inscribió: los recordatorios que caerían en fin de semana se omiten.
¿Los colaboradores inscritos como opcionales reciben correos?
No. Solo reciben correos automáticos las inscripciones requeridas.
¿Puedo editar un mensaje masivo ya enviado?
No. Envía un nuevo mensaje con la corrección.
¿Si cambio la plantilla general, se actualizan los cursos existentes?
La plantilla general se aplica a los cursos nuevos. Para un curso que ya existe, edita su pestaña Formato de correos.
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