Conoce los plazos, horarios y la lógica detrás del envío automático de correos para asegurar que tus colaboradores estén siempre al tanto de sus capacitaciones.
Requisitos Previos
- Tener el módulo de Capacitaciones (LMS) activo.
- Haber realizado la inscripción de colaboradores a un curso.
1. Correos de inscripción
Enviamos este correo cuando matriculas a un colaborador en un curso, siempre que la instancia esté vigente.
Si no lo está, lo enviaremos cuando la instancia se active.
- Frecuencia: Envío único.
- Horario: Se envía en el momento de la inscripción (24/7).
- Desfase: Puede existir un tiempo de procesamiento de máximo 5 minutos desde que realizas la acción en la plataforma.
- Inscripción requerida: El sistema solo enviará correos si marcas la inscripción como obligatoria para el colaborador.
2. Correos de recordatorio
Una vez enviado el correo de inscripción, el sistema programa recordatorios automáticos bajo la siguiente lógica:
- Horario de envío: 09:00 AM (Zona horaria de Santiago de Chile).
- Frecuencia: Cada 2 días.
- Plazo máximo: El sistema dejará de enviar recordatorios después de 10 días contados desde el envío de la primera notificación de inscripción.
- Regla de días hábiles: Los recordatorios solo se envían de lunes a viernes. Si el día programado cae sábado o domingo, el sistema esperará hasta el siguiente día hábil para realizar el envío.
Lógica de envío de recordatorios automáticos
Los recordatorios automáticos siguen una lógica fija que no es configurable por el usuario:
- Correo de inscripción: El sistema envía un correo de inscripción el mismo día en que el colaborador es inscrito en la ruta.
- Recordatorios: Se envían hasta 4 recordatorios, cada 2 días hábiles, a las 09:00 AM (hora fija, no modificable).
- Cese automático: Los recordatorios se detienen automáticamente cuando el colaborador completa la ruta o el curso.
- Hora fija: No es posible cambiar la hora de envío de 09:00 AM ni la frecuencia de 2 días hábiles desde la configuración.
Ejemplo práctico — Flujo de correos en una ruta Fecha de inscripción: lunes 1 de julio. → Correo de inscripción: lunes 1 de julio. → 1° recordatorio: miércoles 3 de julio (09:00 AM). → 2° recordatorio: viernes 5 de julio (09:00 AM). → 3° recordatorio: martes 8 de julio (09:00 AM). → 4° recordatorio: jueves 10 de julio (09:00 AM).
Si el colaborador completa la ruta el día 7, el 3° y 4° recordatorio NO se envían. |
Consideraciones Importantes
- Cese de envíos: Si el colaborador completa el curso antes de que termine el ciclo de 10 días, el sistema dejará de enviar recordatorios automáticamente.
- Zona Horaria: Considera que la hora de envío (09:00 AM) está fija según el huso horario de Chile; asegúrate de comunicarlo si tienes colaboradores en otros países.
- El número máximo de recordatorios automáticos enviados por curso es de 4 y este valor no es configurable por el usuario. Aplica para todos los tipos de cursos.
- Si un colaborador es eliminado del curso después de haber sido inscrito, dejará de recibir recordatorios automáticos a partir de la fecha de eliminación. Sin embargo, si el correo ya estaba programado para enviarse antes de la eliminación, es posible que reciba ese último correo.
Los correos se envían únicamente a las personas inscritas de forma obligatoria. Al programar un curso, el sistema notifica de manera automática solo a aquellos participantes que hayas marcado con el requisito de inscripción requerida. Así, aseguras que la información relevante llegue solo a quienes deben completar la capacitación.
Actualmente, la fecha y hora de envío de los recordatorios automáticos no es configurable por el usuario; el sistema utiliza por defecto las reglas descritas (09:00 AM, días hábiles).
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