Resumen
En esta guía aprenderás a emitir documentos individuales y masivos desde el gestor de Documentos, utilizando plantillas ya configuradas. Podrás definir si los documentos serán visibles para el colaborador y si iniciarán o no un flujo automático de revisión y firma.
Al finalizar, sabrás:
- Cómo ingresar al generador de documentos desde la vista Documentos.
- Cómo seleccionar la plantilla adecuada.
- Cómo generar documentos para uno o varios colaboradores a la vez.
- Qué ocurre con los documentos una vez emitidos.
Antes de empezar
Antes de generar documentos desde la vista principal, asegúrate de que:
- Tu usuario cuenta con permisos para acceder a Administrativo > Documentos y Firma > Documentos y emitir documentos.
- Existe al menos una plantilla de documento activa que quieres usar para la emisión.
- Si quieres que los documentos ingresen a un flujo de firma electrónica, el módulo de Firma Digital y la configuración de firmantes en la plantilla están correctamente definidos.
- Los colaboradores a quienes emitas documentos que requieran firma, deben tener registrados en su ficha un correo electrónico personal y un correo electrónico corporativo, ya que se utilizan para las notificaciones y la validación de la firma.
Pasos para usar esta funcionalidad
Ruta en la plataforma
Ruta: Administrativo > Documentos y Firma > Documentos
Pasos
- En el menú lateral izquierdo, ve a Administrativo.
- Haz clic en Documentos y Firma.
- Selecciona la opción Documentos.
- En la parte superior derecha de la vista principal, haz clic en el botón Generar documentos. Se abrirá la vista de generación de documentos, organizada paso a paso.
- Paso 1, Plantilla: selecciona la plantilla que quieres usar y, si corresponde, el período de referencia. El período define el valor de las variables del documento. La fecha de creación siempre será la del día en que lo generes.
- Paso 2, Colaboradores: usa los filtros (nombre, DNI/ID, empresa, centro de costo, etc.) y marca a los colaboradores para los que quieres generar el documento. El botón te indica cuántos seleccionaste, por ejemplo: Continuar con 45 colaboradores.
-
Paso 3, Firma y envío: revisa el orden de firma que define la plantilla y, si corresponde, selecciona el representante legal de cada empresa. Aquí también defines:
- Visibilidad: si el documento quedará disponible en la ficha del colaborador.
- Notificación de documentos: si el flujo de revisión y firma se inicia automáticamente.
- Paso 4, Resumen: revisa la cantidad de documentos y la configuración elegida. Si algo no está bien, vuelve al paso que necesites corregir.
- Haz clic en Generar documentos para confirmar.
Generar un documento desde la ficha del colaborador: además de la vista administrativa, puedes generar un documento individual desde la ficha. Ingresa a la ficha, ve a la pestaña Documentos y haz clic en Generar Archivo. Se abrirá la misma vista de generación, pero sin el paso Colaboradores, porque el colaborador ya viene seleccionado: elige la plantilla y el período, completa Firma y envío, revisa el resumen y confirma. Si generas un Certificado de Renta o un Certificado de Ingresos y Retenciones, en el paso Plantilla podrás elegir el año, igual que antes.
Qué ocurre después de la emisión
Una vez que confirmas la emisión de documentos:
- Si generaste documentos de forma masiva, la generación se procesa en segundo plano. Verás el mensaje “Estamos generando tus documentos” y, al hacer clic en Entendido, volverás a la vista Documentos con un aviso que indica que la generación sigue en curso. Puedes seguir trabajando con normalidad.
- Cuando todos los documentos estén listos, recibirás la notificación “Tus documentos están listos”. Puedes elegir por qué canal recibirla desde la Central de notificaciones.
- Si ocurre un error, recibirás la notificación “Error en la generación de tus documentos” con la fecha, la hora y la plantilla usada. Ingresa a la plataforma para intentarlo nuevamente y, si el problema continúa, contacta a Servicio al cliente.
- Mientras su PDF se está generando, un documento no se puede ver, firmar, revisar ni rechazar. Estas acciones se habilitan apenas el documento está listo.
- Se crean los documentos asociados a cada colaborador seleccionado.
- En la vista principal de Documentos, verás los nuevos registros en la pestaña Todos los Documentos con su estado correspondiente (por ejemplo, "Emitido", "Pendiente de revisión" o "Pendiente de firma").
- Si el documento fue configurado como visible, el colaborador lo verá en la pestaña Documentos de su ficha.
- Si marcaste Iniciar flujo automático, el sistema:
- Enviará los documentos primero al revisor, si la plantilla lo requiere (aparecerán en Mis revisiones pendientes del revisor).
- Posteriormente, los enviará a los firmantes definidos (aparecerán en Mis firmas pendientes de cada firmante).
- Si no iniciaste el flujo automático, los documentos quedarán emitidos pero sin avanzar a revisión/firma hasta que se inicie el flujo manualmente.
¿Cómo evitar documentos duplicados en emisión masiva? Si necesitas volver a emitir documentos que ya generaste, primero elimina los existentes. Selecciónalos en la vista principal y usa la eliminación masiva. Una vez eliminados, genera nuevamente los documentos para los colaboradores requeridos. Si no los eliminas antes, quedarán duplicados en la ficha.
Notas importantes y limitaciones
- Puedes generar hasta 10.000 documentos en una sola operación. Si antes dividías la generación en varias tandas, ahora puedes hacerla de una sola vez.
- Si seleccionas más de 10.000 colaboradores, la plataforma te permitirá continuar, pero el tiempo de procesamiento puede aumentar considerablemente y no podemos asegurar cuánto tardará. Para obtener los mejores tiempos, divide la generación en tandas de hasta 10.000 documentos.
- La emisión utiliza siempre la configuración definida en la plantilla (revisor, firmantes, orden de firma, QR, marca de agua, etc.). Estos parámetros no se pueden cambiar en el momento de la emisión; deben editarse en la plantilla.
- El número de firmantes por documento está limitado a lo que permita la plataforma (máximo 1 revisor y hasta 3 firmantes por documento, incluyendo como firmante al colaborador).
- Si la plantilla tiene varias imágenes o contenido pesado, verás un aviso al seleccionarla, porque la generación podría tardar más de lo habitual.
- Una vez emitidos, los documentos se pueden enviar a Papelera si hubo un error, pero no es posible "editar" el mismo documento; en caso de cambios de contenido, para ello, se debe modificar la plantilla e iniciar el flujo de emisión nuevamente.
- Ten en cuenta que, si un administrador genera un documento para sí mismo, este quedará oculto de forma automática (otro administrador o usuario deberá cambiar su estado a visible).
Buenas prácticas y recomendaciones
- Aprovecha la capacidad de hasta 10.000 documentos por operación para emitir en una sola tanda procesos como renovaciones de contrato o anexos de sueldo, en lugar de dividirlos en grupos pequeños.
- Antes de realizar una emisión masiva, realiza siempre una prueba individual con un colaborador de test para validar formato, variables y flujo de firma (puedes usar funcionalidad de vista previa para esto, esta la veras al minuto de editar una plantilla).
- Utiliza filtros específicos (empresa, centro de costo, cargo) para evitar incluir colaboradores que no correspondan.
- Revisa el resumen de cantidad de documentos a generar antes de confirmar la emisión.
- Documenta internamente qué plantillas se usan para cada proceso (ejemplo: contratación, cambios de jornada, anexos específicos) para evitar confusiones al seleccionar la plantilla.
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