Documentos (Gestión Documental)

Este artículo explica cómo administrar el repositorio digital de documentos de los colaboradores en Buk. Aquí aprenderás a navegar el gestor de documentos, identificar los estados de cada archivo, ejecutar acciones individuales y masivas (descargar, eliminar, restaurar, notificar), y mantener la trazabilidad del flujo documental para tu organización.

La utilidad práctica que entrega este módulo es centralizar contratos, anexos, certificados, finiquitos/liquidaciones y cualquier otro documento del colaborador en un solo lugar, evitando carpetas locales dispersas, reduciendo errores de versión y asegurando que los documentos firmados queden almacenados con respaldo legal (firma electrónica, código QR, fecha y hora). Como recomendación práctica, utiliza siempre las pestañas "Mis firmas pendientes" y "Mis revisiones pendientes" como bandejas de entrada diarias para no acumular tareas, y apoyate en los filtros simples y avanzados para localizar documentos en alta demanda (cierres de mes, renovaciones masivas, periodos de vacaciones).

Alcance / Limitaciones

Este articulo esta dirigido a clientes que tienen activado el módulo Documentos y Firma de Buk y, dentro de la plataforma, a:

• Administradores que necesitan operar el gestor de documentos de toda la empresa.
• Usuarios con perfil personalizado al que se le haya asignado el permiso "Documentos: lectura" o "Documentos: modificación".
• Gestores documentales designados como revisores o firmantes dentro de un flujo.

Limitaciones a tener en cuenta:

• La papelera tiene una ventana de recuperación de 60 días. Pasado ese plazo el documento se elimina de forma definitiva.
• Un documento que ya completo todo su flujo de firma no puede eliminarse ni reemplazarse; las correcciones se deben emitir mediante un anexo de contrato.
• Los listados muestran un máximo de 100 documentos por página en la tabla. Para acciones sobre el conjunto completo debes usar la opción "Seleccionar todos" del encabezado.
• La emisión de documentos siempre toma la configuración de la plantilla (revisor, firmantes, orden, QR, marca de agua). Estos parámetros no se cambian al momento de emitir; se editan en la plantilla.
• El máximo de firmantes por documento es 3 (incluyendo al colaborador) y se admite hasta 1 revisor.

Definiciones / Glosario

• Documento del colaborador (Employee File): archivo asociado a la ficha de una persona, que puede ser generado desde una plantilla de Buk o subido externamente.
• Carpeta del colaborador (Employee Folder): unidad de organización dentro de la ficha del colaborador. Las carpetas se definen al crear plantillas o al cargar documentos.
• Estado de revisión: "Pendiente de revisión", "Aprobado" o "Rechazado". Aplica solo a documentos cuya plantilla se declara un revisor.
• Estado de firma: "Pendiente de firma", "Firmado", "No requerido" o "Rechazado". Hay un estado independiente por cada firmante (colaborador, RRLL, supervisor, otro).
• Visibilidad: atributo que define si el colaborador puede ver el documento en su ficha. Un documento puede estar "oculto" hasta que se complete el flujo de firma.
• Papelera / Recycling Bin: espacio donde quedan los documentos enviados a eliminación antes de su borrado definitivo.
• Revisor: colaborador que aprueba o rechaza un documento antes de que entre al flujo de firma.
• Representante Legal (RRLL): persona habilitada para firmar en nombre de la empresa.
• Firma abierta vs. firma cerrada: firma abierta permite que cualquier RRLL firme; firma cerrada exige que firme un RRLL específico definido en la plantilla.

Casos de uso

• Auditoría mensual de contratos: verificar el estado de firma de los contratos emitidos para detectar cuellos de botella (ej. firmas RRLL pendientes).
• Renovaciones masivas: generar y enviar a firma anexos de sueldo o de jornada para un grupo de colaboradores en una sola operación.
• Carga de documentos históricos: subir contratos firmados externamente para centralizar la ficha digital del colaborador.
• Recuperación de documentos eliminados por error: restaurar desde la papelera dentro de los 60 días.
• Notificación masiva a firmantes morosos: seleccionar documentos con firma pendiente y enviar recordatorio.
• Descarga consolidada para due diligence: exportar todos los documentos firmados de un grupo de colaboradores manteniendo la estructura de carpetas.

Proceso de ejecución individual

Acceder al gestor de documentos

1. En el menú lateral izquierdo entra a Administrativo.
2. Haz clic en Documentos y Firma.
3. Selecciona la opción Documentos.

La ruta es: Administrativo > Documentos y Firma > Documentos.

Verás el índice organizado en pestañas:

• Todos los Documentos: listado general de documentos asociados a colaboradores.
• Mis firmas pendientes: documentos en los que tú eres firmante.
• Mis revisiones pendientes: documentos en los que tú eres revisor.
• Todos los pendientes: vista consolidada de documentos en flujo activo.
• Papelera: documentos enviados a eliminación.

Buscar y filtrar

En la parte superior de cada pestaña se encuentran:

• Buscador por nombre del colaborador o DNI/RUT.
• Filtros simples: estado de firma, estado de revisión, tipo de documento, visibilidad, empresa.
• Filtro avanzado: combinación de empresa, centro de costo, cargo, atributos personalizados, rangos de fechas.

Acciones por documento

En cada fila del listado tienes los siguientes iconos:

• Ver / descargar: abre o descarga el archivo PDF.
• Notificar: envía notificación al revisor, firmante o colaborador para retomar el flujo.
• Mostrar / ocultar: alterna la visibilidad del documento en la ficha del colaborador.
• Enviar a Papelera: soft-delete del documento. Mientras esté en papelera puede restaurarse.

Subir un documento individual a la ficha

1. Entra a la ficha del colaborador y abre la pestaña Documentos.
2. Haz clic en el botón Subir documento.
3. Selecciona el archivo PDF (o imagen, según el tipo). Si requiere firma, debe ser PDF.
4. Indica la visibilidad.
5. Si quieres que el documento ingrese a un flujo de firma, marca la opción correspondiente y selecciona los firmantes.
6. Haz clic en Guardar.

Importante: Si el archivo se subirá como documento firmable, su extensión debe ser PDF. Buk valida automáticamente este requisito.

Restaurar un documento eliminado

1. Ve a Administrativo > Documentos y Firma > Documentos > Papelera.
2. Localiza el documento. Puedes filtrar por colaborador o por nombre de archivo.
3. Haz clic en el botón Restaurar de la fila.

El documento volverá a su carpeta de origen con todos sus metadatos. Solo es posible restaurar documentos cuyo flujo de firma aun no está completo.

Procesos de ejecución masiva

Generar documentos masivamente desde una plantilla

Ruta: Administrativo > Documentos y Firma > Documentos.

1. En la parte superior derecha de la vista principal, haz clic en el botón Generar documentos.
2. Se abrirá el modal generador de documentos. Selecciona la plantilla.
3. Define las opciones de emisión:

• Visible para el colaborador: indica si quedará disponible en la ficha del colaborador inmediatamente.
• Iniciar flujo automático: activa el envío automático al revisor (si la plantilla lo requiere) y luego al firmante.

4. Usa los filtros (nombre, DNI, empresa, centro de costo, etc.) para acotar la población.
5. Marca a los colaboradores destinatarios o usa Seleccionar todos del encabezado de la tabla.
6. Revisa el resumen (cantidad de documentos a generar y datos clave).
7. Haz clic en Generar documentos para confirmar.

Buena práctica: Antes de una emisión masiva, ejecuta una prueba individual con un colaborador de test para validar formato, variables y flujo. Puedes apoyarte en la Vista Previa del editor de plantillas.

Aprobar o rechazar masivamente (revisión masiva)

1. Entra a Administrativo > Documentos y Firma > Documentos > Mis revisiones pendientes.
2. Marca los documentos a procesar (uno por uno o con la casilla del encabezado).
3. Haz clic en el seleccionador de la fila asociada al documento que quieres revisar y luego en el botón Acciones que se activa sobre la tabla y elige Revisar (X) Documentos.
4. En el modal selecciona Aprobar o Rechazar.
5. Si la plataforma lo solicita, ingresa un comentario que se aplicará a todo el lote.
6. Confirma. Los documentos saldrán de tu bandeja y avanzan al siguiente paso del flujo.

Descargar masivamente documentos firmados

1. En Todos los Documentos filtra los archivos a descargar.
2. Selecciona los documentos.
3. Haz clic en Acciones > Descargar documentos. Buk genera un archivo .zip cuando sea más de un documento.
4. Si el lote es grande, recibirás una notificación en la Campanita o un correo con el enlace de descarga cuando esté listo.

Notificar masivamente a firmantes pendientes

1. En Todos los pendientes filtra por estado de firma "Pendiente".
2. Selecciona los documentos cuyo firmante quieres recordar.
3. Haz clic en Acciones > Notificar firmantes.
4. El sistema reenvía el correo de solicitud de firma al destinatario correspondiente.

Restaurar masivamente desde papelera

1. Entra a Documentos > Papelera.
2. Selecciona los documentos a recuperar.
3. Haz clic en Acciones > Restaurar Documentos.
4. Los documentos vuelven a la carpeta y a la ficha del colaborador correspondiente.

Enviar a papelera de forma masiva

1. Selecciona los documentos en cualquier pestaña donde sean elegibles para eliminación.
2. Haz clic en Acciones > Eliminar.
3. Confirma la operación. Los documentos quedan en la papelera por 60 días antes del borrado definitivo.

Variaciones por país

La estructura del módulo Documentos es la misma en los cuatro países. Las variaciones se concentran en la nomenclatura de los documentos de término de relación laboral y en algunos certificados oficiales.

Para mayor detalle por país consulta el equipo de implementación local; las plantillas y variables Liquid disponibles para cada país se administran desde Documentos > Plantillas.

Módulos requeridos

• Plan base: Plataforma Esencial.
• Módulo: Gestión Documental.

Los permisos del usuario administrador deben incluir, dentro del rol asignado en Configuración > Usuarios y Perfiles:

• Documentos: lectura para ver el índice de documentos.
• Documentos: modificación para subir, editar, eliminar y emitir.
• Plantillas: Sí, si administrarás plantillas.

Configuraciones generales 

Las configuraciones se administran desde el menú lateral del módulo Documentos y Firma > Configuraciones. 

Adicionalmente, en Administración > Empresas debe registrarse al menos un Representante Legal por empresa para que los flujos de firma puedan iniciarse.

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