En Buk, el proceso de onboarding cuenta con diversas notificaciones que puedes configurar para mantener informados a los colaboradores y responsables sobre el avance del proceso. Además, puedes hacer seguimiento a las comunicaciones enviadas mediante el historial de notificaciones.
Configuración de notificaciones por defecto de Onboarding
Para configurar las notificaciones predeterminadas del sistema en onboarding:
Haz clic en el ícono de la tuerca (⚙️) en la esquina superior derecha para abrir el menú de administración.
Selecciona Configuración y luego Central de Notificaciones.
3. En la pestaña Configuración, despliega la sección Onboarding.
Desde aquí podrás activar o desactivar las notificaciones automáticas y definir los canales de envío habilitados para la empresa:
Mensaje de bienvenida: Comunicación inicial que se envía al nuevo colaborador con el enlace directo para completar el formulario de pre-ingreso. Se recomienda mantenerla activa para que el colaborador pueda iniciar su proceso sin bloqueos.
Correo personalizado de onboarding: Avisos configurados mediante plantillas personalizadas.
Recordatorio de tareas de onboarding pendientes: Notificaciones automáticas para los responsables que tienen tareas próximas a vencer.
Aviso de tarea de onboarding asignada: Notificación enviada al responsable cuando se le asigna una nueva tarea.
Aviso de tarea editada: Notificación sobre cambios o modificaciones realizadas en una tarea asignada.
Aviso de nueva tarea: Comunica la incorporación de una tarea adicional al flujo.
Aviso de término de onboarding: Notificación enviada al encargado cuando finaliza el proceso de incorporación.
Hoy comienza tu proceso de onboarding: Mensaje enviado al colaborador el día programado para su inicio oficial.
Seguimiento de proceso del colaborador: Notificaciones para monitorear el avance del onboarding.
Ten en cuenta que estas notificaciones se administran desde la Central de Notificaciones y no desde el módulo de Onboarding. En Onboarding puedes crear Comunicaciones personalizadas por tarea o proceso, pero no activar o desactivar estas notificaciones estándar.
Cómo hacer seguimiento a los correos de onboarding
Para hacer seguimiento de las comunicaciones enviadas, incluyendo las de Onboarding, debes usar el Historial de Notificaciones que también se encuentra en la Central de Administración:
Ingresa a la Central de Notificaciones desde la tuerca de administración (⚙️).
Selecciona la pestaña Historial.
En la columna Módulo, filtra por Onboarding.
4. Aquí verás una tabla con todas las notificaciones enviadas en los últimos días (3 días para plan Esencial, 30 días para plan Pro). La tabla muestra la siguiente información:
Nombre del destinatario
Canal
Tipo de notificación
Estado del envío (Procesando, Enviado o Fallido)
Módulo
Fecha y hora de envío
Número de documento relacionado
Identificación de errores: Si una notificación aparece con el estado Fallido, al pasar el cursor sobre la etiqueta el sistema desplegará un mensaje con el motivo exacto del error.
¿Cómo reenviar un pre-ingreso y actualizar el correo del destinatario?
Dirigirte a Workflow > Solicitudes, donde puedes seleccionar el pre ingreso (siempre que esté en etapa 1) y reenviarlo. Del mismo modo, puedes cambiar el correo en caso de que se haya ingresado uno incorrecto.
2. Copia el enlace para reenviarlo manualmente, o reenvialo desde aquí mismo:
3. Veras una confirmación:
Nota: Si el correo aparece como Enviado pero el colaborador no lo recibe, revisa ¿Por qué no llegan los correos de Onboarding y cómo revisarlo?.
Cómo recibir una alerta cuando falle una notificación de onboarding
Si cuentas con el módulo de Workflow (plataforma pro), puedes crear una automatización para que Buk te avise cuando una comunicación de onboarding rebote.
Esto te permite enterarte rápidamente de fallas en correos críticos, como el Mensaje de bienvenida, sin tener que revisar manualmente el Historial de Notificaciones.
Paso a paso para configurarlo:
Ve a Workflow > Plantillas.
Haz clic en Crear Plantilla y elige el tipo de plantilla Flexible.
En la sección Inicio de Solicitud, selecciona la opción Evento de la plataforma.
En el selector de eventos, elige Cuando una notificación rebota.
2. Agrega una regla de Filtro Avanzado para acotar la alerta a la comunicación que deseas monitorear:
Por ejemplo: Notificación es igual a Mensaje de bienvenida (este es el correo con el Pre ingreso)
3. En la pestaña Acciones, define la consecuencia que se ejecutará al rebotar la comunicación, por ejemplo:
Crear una tarea pendiente para que alguien revise el caso.
Enviar un correo a la persona o equipo encargado.
De esta forma, cada vez que falle ese correo, se generará automáticamente un aviso para hacer seguimiento y tomar acción.