Este artículo explica el funcionamiento del flujo de rechazo de firma de documentos en Buk, una funcionalidad que permite a los firmantes manifestar formalmente su negativa a firmar un documento dentro de la plataforma, dejando trazabilidad del rechazo y centralizando la comunicación con el administrador.

Antes de esta funcionalidad, si un colaborador no estaba de acuerdo con un documento, debía coordinar fuera de Buk con el administrador para que el documento fuera eliminado o regenerado, perdiendo trazabilidad del ciclo de vida del mismo o quedando en pendiente de firma permanentemente.

Con el rechazo de firma:

• El firmante puede rechazar el documento desde el mismo flujo de firma sin recurrir a canales externos.
• El administrador puede identificar de manera clara qué documentos fueron rechazados y por quién, distinguiendo entre documentos pendientes por olvido y documentos rechazados explícitamente mediante el ícono de "X".
• El documento rechazado queda con una marca de agua "RECHAZADO" visible en el PDF, sirviendo como evidencia.
• Todo el flujo posterior al rechazo como notificaciones a otros firmantes que hayan completado el flujo, cancelación de solicitudes de firmas pendientes y ocultamiento del documento, se ejecuta automáticamente.

Alcance y limitaciones

A quién va dirigido

Este artículo es de utilidad para:

• Colaboradores con documentos pendientes de firma que necesiten rechazar uno o más documentos.
• Representantes legales, supervisores y otros firmantes de la empresa que deban actuar sobre documentos.
• Administradores, equipos de RRHH y gestores documentales que requieran visualizar, filtrar o auditar los documentos rechazados desde el índice de documentos.

Limitaciones

El rechazo de firma tiene las siguientes restricciones:

1. Solo flujo individual: El rechazo solo está disponible en el flujo de firma individual. No se puede rechazar documentos desde el flujo de firma masiva.
2. Excepciones: No se puede rechazar la firma de certificados de vacaciones. Otros documentos (contratos, anexos, finiquitos, etc.) sí lo admiten.
3. Irreversibilidad: El rechazo es un estado terminal e irreversible. Una vez rechazado, no se puede volver a solicitar firma ni regenerar sobre el mismo registro.
4. Orden de firma: Si el documento tiene un orden establecido, el rechazo de cualquier firmante termina el flujo completo para todos los firmantes pendientes.
5. Acceso del colaborador: El colaborador no tiene acceso al documento rechazado desde su ficha; este se mueve automáticamente a una carpeta oculta llamada "Rechazados".

Definiciones y glosario

• Firmante: Persona designada para firmar (colaborador, RRLL, supervisor u otro.).
• Flujo de firma individual: Proceso donde se revisa un documento puntual.
• Estado terminal: Estado final del documento ("Firmado" o "Rechazado") que no permite más transiciones.
• Marca de agua "RECHAZADO": Texto diagonal impreso en el PDF tras el rechazo.
• Carpeta "Rechazados": Espacio oculto para el colaborador donde se almacenan estos archivos.

Casos de uso

• Error en el contenido: El colaborador detecta un monto o cláusula errónea y rechaza para notificar al administrador.
• Desacuerdo legal: Un representante legal no acepta los términos de un documento generado.
• Detención de escalamiento: Un supervisor rechaza un documento en un flujo por turnos antes de que llegue al siguiente nivel.

Proceso de ejecución individual

Para el firmante

1. Acceso: Entrar al documento desde la pestaña de documentos ubicada en su ficha, desde la bandeja de "Mis firmas pendientes" o desde el correo de notificación.
2. Abrir modal: Al hacer clic en "Firma electrónica" (ícono de pluma y papel), se despliega el modal con las opciones Cancelar, Rechazar y Firmar.
3. Revisión: Se recomienda revisar el documento antes de decidir.
4. Rechazar: Al presionar "Rechazar", aparecerá una ventana de confirmación: "Rechazarás el documento. Esta acción no se puede deshacer. ¿Deseas continuar)". Posteriormente si se desea confirmar se debe seleccionar "Rechazar", en caso contrario seleccionar "Cancelar", lo que retorna al modal de firma nuevamente.
5. Resultado: El sistema registra IP, fecha y hora, cancela firmas pendientes y aplica la marca de agua.

Para el administrador

1. Índice de documentos: Ir a Documentos > Todos los documentos.
2. Identificación: Revisar las columnas de "Firma del colaborador" o "Firma de la empresa" para encontrar el estado Rechazado.
3. Filtros: Se puede filtrar el listado por estado de firma "Rechazado".
4. Gestión: Si se requiere continuar, el administrador debe generar un documento nuevo, ya que el rechazado no es editable.

Módulos requeridos

• Plan: Plataforma Esencial o Plataforma Pro.
• Módulo: Gestión Documental y Firma Electrónica.

Configuraciones y generales necesarias

• Permisos: 
  • Para rechazar: Ser firmante activo del documento.
  • Para visualizar: Perfil Administrador o Gestor Documental con acceso al índice.

💡¿Aún tienes dudas?
Si este artículo no responde completamente tu consulta o necesitas apoyo en un caso particular, nuestro equipo está disponible a través de los canales de atención.

Chat | Teléfono | Correo

🎓 ¿Te interesa certificarte en Buk?
Te invitamos a realizar un curso de tu interés en Buk Academy, donde encontrarás contenidos guiados para profundizar en el uso de la plataforma y fortalecer tus conocimientos.