Guía completa: Cursos presenciales en Módulo de Capacitaciones (LMS)

Esta guía cubre el ciclo de vida completo de un curso presencial: desde la creación del curso y sus mediciones, hasta la inscripción de participantes, el registro de asistencia y la descarga de reportes.

¿Qué es un curso presencial en Buk?

Un curso presencial es un contenedor flexible para registrar cualquier formación que ocurre fuera del reproductor digital de Buk. Sirve para tres escenarios:

• Capacitación en sala: formación cara a cara con relator, en fecha y lugar específicos.

• E-learning externo: el colaborador tomó un curso virtual en otra plataforma y quieres dejarlo registrado en Buk.

• A distancia: formación remota (videollamadas, cursos por correspondencia) sin reproductor de Buk.

¿Qué información necesitas antes de comenzar?

El curso es la plantilla base: define el nombre, proveedor, modalidad y plan de medición. No tiene fechas ni participantes — eso se configura en la instancia (Paso 3).

1.1 Datos básicos

Ruta de acceso: Cursos presenciales → Cursos → Agregar Nuevo

1. Completa los datos obligatorios:

• Nombre del curso: aparecerá en diplomas, reportes e historial del colaborador.
• Proveedor del curso: selecciona entre OTEC o curso propio. Si no existe, créalo primero en la sección Proveedores.
• Modalidad: elige Presencial, E-learning externo o A distancia.
• Activar diploma: si el curso tiene diploma, actívalo y selecciona el diploma correspondiente en la ventana que aparece.

2. Haz clic en Siguiente.

1.2 Datos adicionales

3. Completa los campos opcionales:

• Duración en horas: se refleja en el reporte y en el diploma.
• Nombre del módulo: por ejemplo "Sesión 1: Introducción" o "Módulo teórico".
• Atributos personalizados: rellena los campos configurados por tu organización si aplica.

4. Haz clic en Siguiente.

1.3 Plan de medición 

El plan de medición define qué evaluaciones de impacto se aplicarán al curso. Los instrumentos deben estar creados previamente en la plataforma (ver Paso 2).

5. En la sección Plan de medición, activa los niveles que aplicarás.
6. Para cada nivel, selecciona el instrumento previamente creado.
7. Haz clic en Terminar para guardar el curso.

Las mediciones se crean de forma independiente al curso y luego se vinculan a él. Existen tres tipos que corresponden a los niveles del modelo de Kirkpatrick.

Ruta de acceso: Cursos presenciales → Medición

2.1 Evaluación de satisfacción (Nivel 1)

Permite conocer la percepción del colaborador sobre la calidad del contenido, el relator y la logística.

8. Ve a Medición → Evaluación de satisfacción → Agregar Nuevo.
9. Completa los campos obligatorios: nombre de la evaluación, encabezado y páginas.
10. Agrega preguntas haciendo clic en Agregar pregunta.

Tipos de preguntas disponibles en satisfacción

11. Para configurar cada pregunta, haz clic en Editar e ingresa el enunciado en el campo "Nombre".
12. Marca la casilla Pregunta obligatoria si el colaborador debe responderla para avanzar.
13. Agrega o elimina alternativas según el tipo de pregunta.
14. Haz clic en Terminar para guardar cada pregunta.

15. Una vez finalizada la configuración, haz clic en Crear y Editar para guardar la evaluación.

2.2 Evaluación de aprendizaje (Nivel 2)

Mide el nivel de conocimientos adquiridos durante la capacitación. A diferencia de la satisfacción, esta evaluación tiene nota y criterio de aprobación.

16. Ve a Medición → Evaluación de aprendizaje → Agregar Nuevo.
17. Completa los campos: nombre, encabezado y páginas.
18. Agrega preguntas (tipos disponibles: selección múltiple, selección única, párrafo y texto abierto).

19. Configura las opciones avanzadas haciendo clic en Opciones avanzadas:

• Tiempo: define si la evaluación tendrá límite de tiempo (en minutos).
• Porcentaje de aprobación: por defecto es 60%, ajústalo según tu necesidad.
• Método de cálculo: decide si las respuestas incorrectas penalizan el resultado final.
• Orden aleatorio: activa esta opción si quieres que las preguntas aparezcan en distinto orden para cada colaborador.
• Archivo con pauta: adjunta un PDF que se mostrará al inicio de la evaluación.

20. Haz clic en Crear y Editar para guardar.

2.3 Evaluación de transferencia (Nivel 3)

Evalúa si los conocimientos adquiridos se están aplicando en el trabajo. Tiene dos momentos de medición: antes y después del curso.

21. Ve a Medición → Evaluación de transferencia → Agregar Nuevo.
22. Completa los campos: nombre, encabezado, Página 1 (antes del curso) y Página 2 (después del curso).
23. Agrega preguntas de tipo Conducta (escala 1 al 10). Estas preguntas se repiten automáticamente en ambas páginas para medir el cambio antes/después.

Tipos de preguntas disponibles en transferencia

24. Configura quién responde la evaluación: el colaborador, su jefatura, o ambos.
25. Haz clic en Crear y Editar para guardar.

La instancia es la ejecución concreta del curso: tiene fechas, sede, relator y participantes específicos. En presenciales NO se crea automáticamente — debes crearla manualmente para cada cohorte.

Ruta de acceso: Cursos presenciales → Instancias → Agregar Nuevo

26. Haz clic en Agregar Nuevo.
27. Selecciona el curso al que estará asociada la instancia (debe haber sido creado en el Paso 1).
28. Si tienes categorías personalizadas, selecciónalas en esta sección.
29. Haz clic en Siguiente y completa la Planificación de la impartición:

• Días: selecciona los días que el curso se impartirá o fue impartido.
• Sede o lugar: dirección o nombre del lugar.
• Fecha de inicio y término: rango de duración de la formación.
• Relator: puede ser distinto al relator del curso para esta instancia específica.

30. Haz clic en Terminar.

Una vez creada, serás redirigido a la vista general de la instancia donde podrás:

• Revisar el resumen con todos los datos ingresados.
• Enviar un mensaje masivo a los participantes.
• Marcar la instancia como histórica.
• Ver un resumen de participantes inscritos, aprobados, porcentaje de aprobación, costo total y asistencia promedio.
• Acceder a las pestañas de participantes, costos, mediciones y ajustes.

4.1 Inscripción manual (uno a uno)

31. Dentro de la instancia, ve a la pestaña Participantes.
32. Haz clic en Importar participantes.
33. Ingresa los identificadores de los colaboradores (RUT, DNI, cédula de identidad).
34. Haz clic en Cargar.

4.2 Inscripción masiva (planilla)

Para inscribir muchos participantes a la vez:

35. Ve a Importadores → Cursos Presenciales.
36. Descarga la plantilla de cada paso (1, 2 y 3) y complétala siguiendo el ejemplo.
37. Sube el archivo completado. Una vez procesado el paso 3, el sistema registrará las inscripciones.

4.3 Registrar estado y porcenta de asistencia  (Clientes sin HCM)

El seguimiento en cursos presenciales es manual. Una vez realizado el curso, debes registrar la asistencia y porcentaje de asistencia de cada participante.

38. En la pestaña Participantes de la instancia, ubica al colaborador.
39. Haz clic en el ícono de edición para ingresar a su registro.
40. Completa los campos:

• Porcentaje de asistencia: ingresa un valor de **0 a 100** (no es un sí/no; refleja el porcentaje de la jornada al que asistió el participante).
• Estado:Inscrito, Aprobado o Reprobado (se define según el porcentaje de asistencia y el criterio de aprobación del curso).

• Comentarios:(opcional).
   

  50. Haz clic en Guardar.

4.4 Carga masiva de asistencia y nota

42. En la pestaña Participantes, busca la opción Carga masiva
43. Elige el modo de carga:

• Un valor para todos: aplica el mismo estado o nota a todos los participantes.
• Individual: valores distintos por colaborador mediante planilla.

44. Completa los datos y haz clic en Guardar cambios.

Tambien puedes cargar notas, asistencias y estado de aprobación a través del importador masivo de cursos presenciales. Paso 3 (Resgistro de participantes)

4.5 Registrar estado y porcenta de asistencia  (Clientes con HCM)

1. Cómo acceder al registro manual de asistencia

El registro manual se realiza desde el detalle de la instancia del curso presencial. Sigue estos pasos para llegar:

1. En el módulo de Capacitaciones, ve a Cursos.
2. Selecciona el curso presencial correspondiente.
3. Accede a la instancia en la que quieres registrar la asistencia.
4. Dentro de la instancia, haz clic en la pestaña o sección Participantes.
5. Verás el listado de todos los colaboradores inscritos en esa instancia.

2. Registrar asistencia y nota de un colaborador individual

Para editar o registrar la asistencia y nota de un participante específico:

1. En el listado de participantes, ubica al colaborador.
2. Haz clic en el ícono de edición (lápiz) para abrir su registro.
3. Completa o edita los campos disponibles:

• Estado: selecciona Inscrito, Aprobado o Reprobado según corresponda.
• Nota: ingresa la calificación obtenida por el colaborador en la evaluación del curso. (recuerda que la escala de la nota dependerá de la configuración definida)
• Porcentaje  de asistencia: agrega el % de asistencia al curso la cual puede ser de 0 a 100

4. Haz clic en Guardar para confirmar los cambios.

¿Cómo actualizar el avance, estado y nota de participantes de forma masiva en un curso presencial?

La carga masiva de participantes te permite actualizar el avance, el estado y la nota final de varios colaboradores a la vez, sin necesidad de editarlos uno a uno.
 

Existen dos formas de editar el avance, estado y nota de varios participantes a la vez. Elige según tu caso:

Opción 1 — Importar información (valores distintos por participante)

Paso a paso

Paso 1 — Acceder a la instancia del curso

1. Ve al módulo de Capacitaciones desde el menú lateral.
2. Selecciona Cursos y busca el curso presencial correspondiente.
3. Accede a la instancia en la que quieres actualizar los datos de los participantes.
4. Haz clic en la pestaña Participantes.

Paso 2 — Acceder a la opción de importar información

1. Dentro de la pestaña Participantes, haz clic en el botón Acciones (esquina superior derecha).
2. En el menú desplegable, selecciona Importar información.

Paso 4 — Completar la plantilla

Abre el archivo descargado y completa las columnas editables para cada participante:

En la hoja 1, te encontraras las instrucciones del llenado

En la hoja 2 debes completar los datos que te solicitan

Paso 5 — Subir el archivo

1. Una vez completada la plantilla, vuelve a la pantalla de importación .
2. Haz clic en Seleccionar archivo.
3. Selecciona el archivo Excel completado desde tu computador.
4. El sistema procesará la carga y actualizará los datos de cada participante.

Además podras ver el historial de tus cargas realizadas con sus estados y detalles:

Errores frecuentes al cargar la plantilla

Opción 2 — Editar seleccionados (mismo valor para todos)

Ruta: Instancia → pestaña Participantes → seleccionar participantes → Acciones → Editar seleccionados

1. Ve a la instancia y haz clic en Participantes.
2. Selecciona los participantes marcando la casilla junto a su nombre. Para seleccionar todos, marca la del encabezado.
3. Haz clic en Acciones → Editar seleccionados.
4. En el modal, completa los campos que quieres actualizar:
   • Porcentaje de asistencia (%): número del 0 al 100.
   • Estado: Aprobado, Reprobado o Inscrito.
   • Nota: del 1.0 al 7.0, con punto decimal. Ej: 5.5
5. Haz clic en Guardar cambios.

⚠️ Los nuevos valores reemplazarán la información actual de todos los seleccionados. Si dejas un campo vacío, ese campo no se modifica.

5.1 Marcación de asistencia con código QR

El QR permite que cada colaborador confirme su propia asistencia en tiempo real, escaneando un código desde su celular durante la sesión.

¿Cuándo usar este método?

Cuando el curso está ocurriendo en el momento y los participantes tienen acceso a un celular.

Para el administrador: generar y compartir el QR

Paso 1: Accede a la instancia del curso presencial

Ingresa a Capacitaciones → Cursos → Presenciales, selecciona el curso y abre la instancia correspondiente.

Paso 2: Configura las fechas y horarios de la instancia

El código QR solo está disponible para instancias que se encuentran en curso. Antes de poder generarlo, asegúrate de que la instancia tenga una fecha y hora de inicio y de término configuradas correctamente. La opción para registrar asistencia con QR aparecerá únicamente si la fecha y hora actual se encuentra dentro del rango que estableciste.

Paso 2: Genera el código QR

Dentro de la instancia, busca la opción "Registrar asistencia con QR". Al activarla, la plataforma generará automáticamente un código QR único para esa instancia.

💡 Cada instancia tiene su propio QR. No reutilices el mismo código en instancias distintas, y sólo se genera para instancias vigentes.

Si la opción "Registrar asistencia con QR" no está visible, es probable que la fecha de la instancia haya finalizado o aún no comience. Para habilitarla, asegúrate de que el día actual esté dentro del rango de fechas de la instancia.

Paso 3: Comparte el QR con los asistentes

Puedes mostrar el QR de las siguientes formas:

• Proyectarlo en pantalla durante la sesión
• Imprimirlo y mostrarlo al inicio o cierre del curso
• Descargarlo y compartirlo por WhatsApp o correo (solo si el acceso está controlado)

⚠️ Importante: Comparte el QR únicamente con los participantes presentes. El colaborador que escanea declara haber asistido personalmente y no haber enviado a otra persona en su lugar.

Paso 4: Verifica las asistencias registradas

Desde la instancia puedes ver quiénes confirmaron su asistencia. Los colaboradores que no escanearon aparecerán con asistencia pendiente. Si alguien no pudo escanear, puedes registrar su asistencia manualmente desde el mismo panel.

Para el colaborador: escanear el QR y confirmar asistencia

Paso 1: Escanea el código QR

Durante la sesión, el facilitador mostrará un código QR. Escanéalo con la cámara de tu celular. Serás redirigido automáticamente a la plataforma Buk de tu empresa.

Paso 2: Inicia sesión en Buk (si aún no lo has hecho)

Si no tienes sesión activa, verás la pantalla de inicio de sesión. Ingresa tu correo electrónico y contraseña para continuar.

💡 Si ya tienes sesión activa, este paso se saltará automáticamente.

Paso 3: Confirma tu asistencia

Se abrirá una pantalla con el nombre del curso y el siguiente mensaje:

"¿Declaras haber asistido al curso [nombre del curso]?"

"Al seleccionar 'Confirmar asistencia', declaras que asististe presencialmente al curso y que no enviaste a otra persona en tu lugar."

Haz clic en Confirmar asistencia.

Paso 4: ¡Listo! Tu asistencia quedó registrada

Verás una notificación verde en la parte superior de la pantalla:

✅ Asistencia registrada — Registramos tu asistencia al curso [nombre del curso]

Tu participación quedará guardada automáticamente en el sistema.

5.1 Mensajes masivos a participantes

Puedes enviar correos a todos los participantes inscritos desde la instancia:

46. Ve a Ajustes → Mensajes masivos.
47. Haz clic en Enviar nuevo.
48. Configura los campos: destinatarios, asunto, mensaje y copia al creador.
49. Haz clic en Enviar.

5.2 Plan de medición en la instancia

La instancia hereda los instrumentos configurados en el curso (Paso 1). Desde la instancia puedes editarlos, añadir nuevos o configurar los detalles de envío:

• Satisfacción y Aprendizaje: puedes agregar un nuevo instrumento, editar el existente o eliminarlo.
• Transferencia: selecciona el instrumento, define fechas de apertura y cierre, configura si responde el colaborador, la jefatura o ambos, y activa el envío de correos y recordatorios.

5.3 Costos

Puedes registrar costos de dos formas:

• Por participante: individual o masiva con la opción Importar costos.
• Generales: costo total de la instancia (no se vincula con el Plan de Capacitación).

5.4 Vinculación a Plan de Capacitación

50. Ve a Ajustes → Plan de Capacitación.
51. Selecciona la actividad del plan a la que quieres asociar esta instancia.
52. Haz clic en Crear y Editar.

Ruta de acceso: Menú lateral → Reportes → Presencial → Cursos

Verás una tabla con todos los cursos presenciales. Haz clic en Ver detalle del curso que quieres revisar.

6.1 Secciones del reporte

6.2 Columnas de medición en el listado de cursos

En la tabla principal de cursos presenciales (Reportes → Presencial → Cursos) verás tres columnas de medición con un ícono de check o X que indica si el curso tiene instrumento configurado para cada nivel:

• ✅ Check: el curso tiene instrumento de medición configurado para ese nivel.
• ❌ X: el curso no tiene instrumento configurado para ese nivel.
• Al final de la línea de cada curso encontrarás una lupa para ver en profundidad los resultados de la medición.

6.3 Diplomas

53. En el reporte de Participantes, cada colaborador con estado Aprobado tendrá disponible el ícono de descarga de diploma.
54. Haz clic en el ícono para descargar el diploma individual en PDF.

Resumen del flujo completo

Preguntas frecuentes

¿Puedo inscribir a un colaborador en dos instancias del mismo curso presencial?

Sí. A diferencia de los cursos e-learning, en presenciales un colaborador puede estar inscrito en múltiples instancias al mismo tiempo. Cada instancia registra asistencia y nota de forma independiente.

¿Puedo crear los instrumentos de medición después de crear el curso?

Sí. Puedes crear los instrumentos en cualquier momento desde Cursos presenciales → Medición. Luego puedes vincularlos al curso o directamente en la instancia desde la sección Plan de medición.

¿Qué pasa si un colaborador no asistió pero necesita el diploma?

El diploma se genera solo para participantes marcados como Aprobados. Si el colaborador no asistió pero cumple con otro criterio de aprobación, puedes marcar su estado como Aprobado manualmente desde la sección de Participantes.

¿Puedo editar la asistencia o nota de un colaborador después de guardarla?

Sí. Puedes editar el registro de cualquier participante en cualquier momento, sin restricción de fecha. El sistema actualizará automáticamente el estado de aprobación con la nueva nota.

¿La evaluación de transferencia puede ser respondida por la jefatura?

Sí. Al configurar el instrumento de transferencia en la instancia, puedes definir si la evaluación la responde el colaborador, su jefatura, o ambos. Configúralo desde la pestaña Plan de medición de la instancia.

¿Cómo ver qué cursos tienen medición configurada?

Desde Reportes → Presencial → Cursos verás tres columnas de medición con un check o X por cada nivel (Satisfacción, Aprendizaje, Transferencia). Los cursos sin instrumento configurado mostrarán X en la columna correspondiente.

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