En los cursos presenciales el seguimiento no es automático: el administrador debe registrar manualmente la asistencia y la nota de cada participante. Esta guía explica cómo hacerlo colaborador a colaborador, por módulo, y de forma masiva.
|
¿Para quién es este artículo? Para administradores del módulo de Capacitaciones que necesitan registrar o corregir la asistencia y nota de participantes en cursos presenciales, ya sea en el momento del curso o después de que ocurrió. |
1. Cómo acceder al registro manual de asistencia
El registro manual se realiza desde el detalle de la instancia del curso presencial. Sigue estos pasos para llegar:
- Ve a Desarrollo Organizacional > Capacitaciones > Cursos
- Selecciona el curso presencial correspondiente.
- Accede a la instancia en la que quieres registrar la asistencia.
- Dentro de la instancia, haz clic en la pestaña o sección Participantes.
- Verás el listado de todos los colaboradores inscritos en esa instancia.
2. Registrar asistencia y nota de un colaborador individual
Para editar o registrar la asistencia y nota de un participante específico:
- En el listado de participantes, ubica al colaborador.
- Haz clic en el ícono de edición (lápiz) para abrir su registro.
- Esto abrirá una ventana donde podrás editar el estado, la nota y la asistencia del participante.
- Completa o edita los campos disponibles:
- Estado: selecciona Inscrito, Aprobado o Reprobado según corresponda.
- Nota: ingresa la calificación obtenida por el colaborador en la evaluación del curso. (recuerda que la escala de la nota dependerá de la configuración definida)
- Porcentaje de asistencia: agrega el % de asistencia al curso la cual puede ser de 0 a 100
- Haz clic en Guardar para confirmar los cambios.
¿Cómo actualizar el avance, estado y nota de participantes de forma masiva en un curso presencial?
La carga masiva de participantes te permite actualizar el avance, el estado y la nota final de varios colaboradores a la vez, sin necesidad de editarlos uno a uno.
|
Aclaración: solo para cursos presenciales La funcionalidad de carga masiva para actualizar la asistencia, el estado y la nota está disponible únicamente para cursos de tipo presencial. En los cursos e-learning, el avance se registra de forma automática. |
Existen dos formas de editar el avance, estado y nota de varios participantes a la vez. Elige según tu caso:
| Opción | Cuándo usarla |
|---|---|
| Importar información (plantilla Excel) | Los datos son distintos para cada participante |
| Editar seleccionados (modal) | El mismo valor para todos los seleccionados |
|
🔗 ¿Buscas registrar la asistencia por primera vez? Si aún no tienes asistencia registrada y necesitas hacerlo de forma masiva por primera vez, revisa el artículo: "Cómo registrar manualmente la asistencia y nota de un colaborador en un curso presencial" → Ruta: Importadores → Cursos Presenciales → Paso 3: Registro de Participantes Este artículo explica cómo actualizar o editar datos de participantes que ya tienen algún registro previo. |
Opción 1 — Importar información (valores distintos por participante)
Paso a paso
Paso 1 — Acceder a la instancia del curso
- Ve a Desarrollo Organizacional > Capacitaciones
- Selecciona Cursos y busca el curso presencial correspondiente.
- Accede a la instancia en la que quieres actualizar los datos de los participantes.
- Haz clic en la pestaña Participantes.
Paso 2 — Acceder a la opción de importar información
- Dentro de la pestaña Participantes, haz clic en el botón Acciones (esquina superior derecha).
- En el menú desplegable, selecciona Importar información.
-
Paso 3 — Descargar la plantilla
Se abrirá una ventana para la importación. Haz clic en el botón Descargar plantilla. Se descargará a tu computador un archivo Excel (.xlsx) que contiene la lista de los participantes inscritos en esa instancia.
Paso 4 — Completar la plantilla
Abre el archivo descargado y completa las columnas editables para cada participante:
En la hoja 1, te encontraras las instrucciones del llenado
En la hoja 2 debes completar los datos que te solicitan
| Columna | Qué ingresar | Ejemplo |
| Avance | Porcentaje de avance como número entero, sin decimales ni símbolo %. | 75 |
| Estado | Selecciona del desplegable: Inscrito, Aprobado o Reprobado. | Aprobado |
| Nota | Nota final en escala de 1 a 7. Usa punto o coma como separador decimal. Si no tiene nota, deja la celda vacía. | 6,5 |
|
Reglas importantes al completar la plantilla · Avance: solo números enteros del 0 al 100. No uses decimales ni el símbolo %. · Estado: usa exactamente los valores del desplegable: Inscrito, Aprobado o Reprobado (con mayúscula inicial). · Nota: escala de 1 a 7. Puedes usar decimales con punto o coma (ej: 6.5 o 6,5). · Si el participante aún no tiene nota, deja la celda de Nota en blanco. · No modifiques las columnas grises (Identificador y Participante). |
Paso 5 — Subir el archivo
- Una vez completada la plantilla, vuelve a la pantalla de importación .
- Haz clic en Seleccionar archivo.
- Selecciona el archivo Excel completado desde tu computador.
- El sistema procesará la carga y actualizará los datos de cada participante.
|
¿Qué pasa después de cargar el archivo? Si la carga fue exitosa: verás un mensaje de confirmación y los datos de los participantes se actualizarán inmediatamente en la pestaña Participantes. Si hay errores: el sistema te indicará qué filas tienen problemas. Corrígelos en el archivo y vuelve a intentar la carga. |
Además podras ver el historial de tus cargas realizadas con sus estados y detalles:
Errores frecuentes al cargar la plantilla
| Error | Causa probable y solución |
| "Formato incorrecto en columna Avance" | Ingresaste un decimal o el símbolo % en la columna Avance. Usa solo números enteros del 0 al 100. |
| "Estado no válido" | El estado ingresado no coincide con los valores permitidos. Usa exactamente: Inscrito, Aprobado o Reprobado. |
| "Nota fuera de rango" | La nota ingresada está fuera del rango de 1 a 7. Revisa que todos los valores estén dentro de ese rango. |
| "Participante no encontrado" | El identificador fue modificado. Descarga una nueva plantilla y no edites las columnas grises. |
| La plantilla no carga o da error general | |
| "Error al procesar el archivo" o "Formato de archivo no válido" | Guardaste el archivo en un formato distinto a Excel (.xlsx). Asegúrate de subir la plantilla original sin cambiar su formato. No la conviertas a CSV u otros tipos de archivo. |
| "Se encontró texto en una columna numérica" | Ingresaste texto (ej. "N/A", "Pendiente") en las columnas Avance o Nota. Estas columnas solo aceptan números. Si un participante no tiene nota, deja la celda vacía. |
| Verifica que no hayas agregado ni eliminado filas. Usa siempre la plantilla descargada directamente desde esa instancia. |
Opción 2 — Editar seleccionados (mismo valor para todos)
Ruta: Instancia → pestaña Participantes → seleccionar participantes → Acciones → Editar seleccionados
En la pestaña Participantes, selecciona uno o más colaboradores marcando las casillas junto a sus nombres. Luego, haz clic en Acciones y selecciona Editar seleccionados para modificar su estado, asistencia y notas en bloque.
- Ve a la instancia y haz clic en Participantes.
- Selecciona los participantes marcando la casilla junto a su nombre. Para seleccionar todos, marca la del encabezado.
- Ten en cuenta que la opción "Editar seleccionados" solo estará disponible en el menú "Acciones" cuando hayas seleccionado al menos un participante.
- Haz clic en Acciones → Editar seleccionados.
- En el modal, completa los campos que quieres actualizar:
- Porcentaje de asistencia (%): número del 0 al 100.
- Estado: Aprobado, Reprobado o Inscrito.
- Nota: del 1.0 al 7.0, con punto decimal. Ej: 5.5
- Haz clic en Guardar cambios.
⚠️ Los nuevos valores reemplazarán la información actual de todos los seleccionados. Si dejas un campo vacío, ese campo no se modifica.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar la misma plantilla para varias instancias?
|
No — cada instancia tiene su propia plantilla La plantilla se genera específicamente para cada instancia con los participantes inscritos en ella. No es posible reutilizar la plantilla de una instancia en otra. |
¿Puedo actualizar solo algunos participantes y dejar otros en blanco?
Sí. Si dejas las celdas de Avance, Estado o Nota en blanco para algún participante, el sistema no modificará esos datos. Solo se actualizarán las filas que tengan información completada.
¿Se puede deshacer la carga masiva?
|
No es posible deshacer una carga masiva automáticamente Una vez procesada la carga, los datos se actualizan de inmediato y no existe una función de deshacer. Si necesitas corregir datos después de una carga incorrecta, puedes hacerlo de dos formas: · Editando cada participante individualmente desde la pestaña Participantes. · Realizando una nueva carga masiva con los datos correctos. |
¿Esta función aplica también a cursos e-learning?
|
Solo disponible para cursos presenciales La carga masiva de avance, estado y nota está disponible únicamente para cursos presenciales. Para cursos e-learning, el avance se registra automáticamente a medida que el colaborador completa los tópicos. |
Visualización de datos en exportadores
Una vez que registras la asistencia y la nota de los participantes, esta información se refleja automáticamente en los exportadores del módulo de Capacitaciones. Esto te permite tener una visión centralizada del avance y los resultados de tus cursos presenciales.
Encontrarás estos datos en el exportador de Cursos. Al generarlo, las columnas mostrarán la información que cargaste manualmente o por importación. Así es como se verán los datos:
- Porcentaje de Asistencia: Verás el valor numérico que registraste (p. ej., 90 para un 90%).
- Nota Final: Aparecerá la calificación asignada (p. ej., 6.5).
- Estado: Se mostrará como "Aprobado", "Reprobado" o "Inscrito", reflejando el estado final del participante en el curso.
Por ejemplo, en un reporte exportado, la información de tus participantes podría verse así:
| Participante | Porcentaje Asistencia | Nota Final | Estado |
|---|---|---|---|
| Ana Pérez | 100 | 7.0 | Aprobado |
| Juan Rodríguez | 75 | 4.5 | Reprobado |
| Carla Soto | 90 | 6.0 | Aprobado |
Esta integración te permite confirmar que los datos se cargaron correctamente y utilizarlos para tus análisis de cumplimiento y desempeño en capacitación.
💡 ¿Necesitas más ayuda o quieres capacitarte?
Si el artículo no resolvió tu duda o buscas más formación, ingresa a nuestros Canales de Atención y Formación para:
- 📩 Canales de Contacto Directo: Encuentra el Chat, Teléfono y Correo disponible para tu país.
- 🎓 Visitar Buk Academy: Inscríbete en cursos y certificaciones.
👉 Ingresar a los Canales de Atención y Formación Buk