6. Gestión de Evidencias

Requisitos Previos

Antes de comenzar a operar, asegúrate de cumplir con los siguientes permisos en Buk:

• Tener acceso activo al módulo de Salud y Seguridad en el Trabajo (SST).
• Contar con un perfil de usuario con permisos de Modificación en la sección de Cumplimientos, Requisitos y Evidencias.
• Nota para perfiles de auditoría: Los usuarios que solo cuenten con permisos de Lectura podrán previsualizar y descargar los respaldos, pero tendrán bloqueadas las opciones de carga, edición y eliminación de documentos.

1. ¿Qué es una Evidencia?

Una Evidencia representa cualquier archivo, documento, certificado, acta o fotografía que sirva como respaldo legal o administrativo para probar que se ha cumplido con un requisito asignado (ya sea a nivel de colaborador o de empresa). Cada evidencia registrada se asocia obligatoriamente a una asignación y debe contar con un período de validez para garantizar la trazabilidad de tu matriz de SST.

2. ¿Cómo registrar o cargar una Evidencia?

En Buk puedes subir una evidencia desde tres rutas distintas según tu comodidad: desde la fila de un Cumplimiento, desde la fila de un Requisito, o directamente desde una Asignación específica. Las tres opciones abrirán el mismo formulario de carga.

Paso a Paso para Cargar:

1. Ve a SST > Registro de Evidencias y sitúate en la pestaña de Cumplimientos o Requisitos.
2. Ubica el elemento correspondiente y haz clic en la acción "Cargar evidencia" (representada por el signo más "+").
3. Completa los campos obligatorios del formulario de carga:
   • Fecha de inicio de vigencia (Obligatorio): Indica el día a partir del cual el documento es válido. No puede ser una fecha futura.
   • Definir fecha de término de vigencia:
     • Si el documento tiene fecha de expiración: ingresa la Fecha de término de vigencia (campo obligatorio).
     • Si el documento no expira: activa la casilla "Esta evidencia no vence" (esto inhabilitará la fecha de término y definirá la vigencia como indefinida).
   • ¿A quién aplica esta evidencia? (Obligatorio): Selecciona el o los colaboradores (o la/las empresas) bajo los cuales se guardará este respaldo.
   • Adjuntar archivos (Obligatorio): Arrastra o selecciona tus archivos de respaldo.
     • Formatos permitidos: .txt, .pdf, .doc, .docx, .jpg, .jpeg y .png.
     • Límites de peso: Máximo 5 MB para imágenes y 20 MB para el resto de los documentos.
        
4. Verificación de Nombre: Revisa el nombre que se le asignará al documento. Este nombre se genera de manera automática a partir de la combinación del Requisito y las fechas de vigencia configuradas (no es editable de forma manual).
5. Haz clic en "Cargar evidencia" para finalizar.

3. Estados de las evidencias

1. Evidencias en la Tabla de Asignaciones vigentes:

• 🟢 Vigente: El respaldo cubre la fecha actual o tiene vigencia indefinida.
• 🟡 Por vencer: El documento está próximo a expirar (según los días de alerta configurados en el Requisito).
• 🔴 Vencida: La validez del documento ya expiró y requiere renovación.
• ⚪ Sin evidencia: El colaborador o empresa tiene la obligación asignada, pero aún no se ha subido ningún documento de respaldo.

2. Evidencias dentro de cada Asignación: Se añade el siguiente estado:

• ⚪ Versión anterior: Muestra documentos antiguos que fueron reemplazados por una nueva carga de evidencia (Buk conserva el archivo previo como respaldo histórico para auditorías).

Para acceder, haz clic en el nombre de una asignación.

Verás el historial de evidencias cargado para esa asignación en particular.

4. Visualización y Descarga de las Evidencias

1. Ve a SST > Registro de Evidencias > Requisitos.
2. Haz clic sobre el nombre del Requisito y luego selecciona la Asignación del colaborador o empresa que deseas auditar.
3. En la tabla de evidencias, ubica el documento deseado y haz clic en el ícono de descarga (ubicado al extremo derecho de la fila). El archivo se descargará inmediatamente a tu navegador.

1. Ve a SST > Registro de Evidencias > Requisitos
2. Ingresa a la pestaña Asignaciones > Asignaciones vigentes.
3. Utiliza los buscadores de la tabla para filtrar por un grupo de colaboradores o razones sociales de empresas.
4. Marca las casillas de verificación (checkboxes) de las evidencias que deseas descargar.
5. En la esquina superior derecha de la tabla, haz clic en el botón de menú Acciones > "Descargar evidencias (N)" (donde N representa la cantidad de filas seleccionadas).
6. En la ventana emergente "Solicitud de descarga de evidencias", confirma haciendo clic en "Solicitar descarga".
7. Recibirás un correo electrónico con el asunto "Evidencias generadas con éxito". Abre el mensaje y haz clic en el botón "Descargar evidencias" para bajar el archivo comprimido .zip a tu dispositivo.

5. Editar una Evidencia

Si cometiste un error en las fechas de validez o necesitas añadir un documento adicional a un registro existente, puedes modificarlo siguiendo estos pasos:

1. Ve a SST > Registro de Evidencias > Requisitos.
2. Haz clic sobre el nombre del Requisito y luego selecciona el nombre de la asignación correspondiente.

3. En la fila de la evidencia que deseas cambiar, haz clic en el ícono de los tres puntos (extremo derecho) y selecciona "Editar".

4. Modifica los campos que requieras:
   • Fecha de inicio de vigencia.
   • Fecha de término de vigencia (o marcar "Sin fecha de término" si ya no vence).
   • Archivos adjuntos: Puedes eliminar archivos antiguos o cargar nuevos respaldos.
5. Haz clic en "Guardar cambios".

5. Eliminar una Evidencia

Nota: Por temas de consistencia de tu matriz legal, la eliminación de un documento recalcula automáticamente en tiempo real el estado de cumplimiento de la asignación.

1. Ve a SST > Registro de Evidencias > Requisitos.
2. Haz clic sobre el nombre del Requisito y luego selecciona el nombre de la asignación correspondiente.
3. En el listado de evidencias, ubica la fila del archivo que deseas remover, haz clic en el ícono de los tres puntos (extremo derecho) y selecciona "Eliminar".
4. Confirma la acción en el mensaje emergente.

6. Consideraciones Importantes

• Restricción de Reubicación: Al editar una evidencia, no podrás cambiar el Cumplimiento ni el Requisito al que pertenece. Si lo cargaste en un lugar incorrecto, deberás eliminar la evidencia y registrar una nueva bajo la categoría correcta.
• Nombre de archivo automático: El nombre del registro en la plataforma se genera automáticamente uniendo el Requisito y sus fechas; no se puede editar manualmente para evitar alteraciones en auditorías.
• Irreversibilidad: La acción de eliminar un documento de evidencia es permanente y no se puede deshacer.
• Efecto en indicadores: Si eliminas la única evidencia vigente de una asignación activa, esta pasará inmediatamente a estado "Sin evidencia", lo que cambiará el estado general del cumplimiento a "No cumple".