En este artículo aprenderás a configurar un perfil de usuario personalizado en la plataforma. Esta configuración te permitirá delegar de forma segura tareas clave como la creación de recintos, el registro de ausencias y la administración general del control de asistencia de tu equipo.
Ten en cuenta que para llevar a cabo este procedimiento es necesario que cuentes con un perfil de Administrador dentro del sistema.
Requisitos previos
Antes de comenzar con la asignación de permisos, es muy importante que verifiques que las siguientes opciones estén activas en tu plataforma:
En la sección de Ajustes Generales, valida que las opciones Habilitar Recintos y Configurar y sincronizar Recintos se encuentren encendidas.
Asegúrate de contar con la integración activa de Buk Asistencia.
Paso a paso
Paso 1: Acceder al menú de administración de usuarios
Para comenzar, dirígete al menú lateral ubicado en el costado izquierdo de tu pantalla. Desde allí, buscaremos la sección donde se gestionan los accesos de la plataforma.
RUTA: Administración > Usuarios y Perfiles
Al seleccionar esta opción, el sistema te redirigirá automáticamente a la pantalla principal de control de accesos.
Paso 2: Iniciar la creación del nuevo perfil
Una vez dentro de la sección, notarás una serie de pestañas en la parte superior. Dirígete a la pestaña llamada Perfiles y, a continuación, presiona el botón Crear Perfil de Usuario que verás en pantalla. Esto abrirá el formulario para comenzar la configuración de los accesos.
Paso 3: Asignar un nombre identificatorio al perfil
Ahora, verás un campo de texto libre para nombrar el nuevo perfil. Te sugerimos ingresar un nombre descriptivo y fácil de recordar (por ejemplo, "Gestor de Recintos y Asistencia"). Esto te ayudará a identificarlo rápidamente en el futuro cuando desees asignarlo a otros colaboradores.
Paso 4: Configurar los accesos administrativos
Selecciona la pestaña Administrativo y configura los permisos según las funciones que necesite realizar el usuario.
Colaboradores: selecciona Lectura para permitir que el usuario consulte la información de los colaboradores sin modificarla desde este permiso.
Registro de vacaciones: selecciona Modificación para permitir la gestión de los registros de vacaciones.
Aprobación de vacaciones: selecciona Modificación para permitir la aprobación de solicitudes de vacaciones.
Recintos: selecciona Modificación si el usuario necesita crear, editar/eliminar recintos, utilizar el importador/modificador masivo, y administrar su configuración. Si solo necesita consultar los recintos y seleccionarlos al editar fichas de trabajo, selecciona Lectura.
Asistencia: selecciona Modificación para habilitar las acciones de gestión de asistencia que correspondan a los permisos configurados.
Documentos: selecciona Lectura para permitir que el usuario consulte los documentos disponibles, sin modificarlos desde este permiso.
Paso 5: Guardar la configuración
Para terminar, deslízate hasta el final de la pantalla y presiona el botón Guardar. Verás que el sistema procesará la información y te mostrará una notificación confirmando que el nuevo perfil ha sido creado de forma exitosa.
Resultado esperado
Si realizaste el proceso correctamente, el nuevo perfil personalizado quedará guardado en tu listado y estará listo para ser asignado a los usuarios correspondientes. Al ingresar con este perfil, el colaborador tendrá habilitado el botón Actualizar con Buk Asistencia y las secciones necesarias para la gestión del equipo.
Consideraciones adicionales
1. ¿Qué permite cada nivel de acceso a Recintos?
El permiso de Recintos tiene tres niveles: No, Lectura y Modificación. Cada uno determina qué acciones puede realizar el usuario.
No: el usuario no puede acceder a la sección de administración de Recintos. Sin embargo, puede seguir viendo los recintos asignados a su propio trabajo; por ejemplo, al seleccionar un recinto en la ficha de trabajo de un colaborador.
Lectura: permite consultar todos los recintos de la empresa y seleccionarlos al editar fichas de trabajo, sin poder crearlos ni modificarlos.
Modificación: permite crear, editar y eliminar recintos, utilizar el importador y el modificador masivo, y administrar la configuración de asistencia de cada recinto. Para esta última acción, también se requiere el permiso adicional Configurar y sincronizar Recintos.
Tip: si el perfil edita fichas de trabajo y debe poder asignar cualquier recinto, necesita al menos Lectura en Recintos.
2. Restricciones de visibilidad de los recintos
Además de los permisos del perfil, puedes limitar los recintos que un usuario tiene disponibles.
Para hacerlo, ingresa a la configuración del usuario y revisa la sección Permisos y visibilidad de datos.
Restricción por recintos: permite limitar el acceso a recintos específicos, incluso cuando el perfil tiene permisos de Lectura o Modificación.
Restricción por áreas o subáreas: determina qué colaboradores puede visualizar el usuario, pero no limita los recintos a los que tiene acceso.
Por lo tanto, contar con permisos de Lectura o Modificación no significa necesariamente que el usuario pueda visualizar todos los recintos si tiene restricciones adicionales configuradas.
3. Consideraciones para el permiso de Turnos
Si necesitas habilitar permisos de Lectura o Modificación en Turnos, el perfil debe tener un nivel de acceso distinto de No en Recintos.
Por ello, si el usuario necesita consultar o administrar turnos, verifica primero que tenga habilitado el acceso correspondiente a Recintos.
4. Acceso a la configuración y sincronización de recintos
El permiso Modificación permite administrar los recintos, pero para configurar y sincronizar la asistencia de cada uno también se requiere el permiso Configurar y sincronizar Recintos.
Si el usuario no visualiza alguna funcionalidad esperada, revisa tanto los permisos del perfil como las restricciones de visibilidad y los permisos adicionales asociados.
5. Límites por recinto o por área
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