Lleva el control centralizado de los permisos, licencias médicas e inasistencias de tu equipo con el módulo de Ausencias, asegurando que cada registro impacte automáticamente en el calendario de asistencia y en el cálculo de remuneraciones.
Con esta guía de primeros pasos aprenderás a configurar los permisos de acceso, parametrizar el catálogo de ausencias de tu organización y registrar y aprobar solicitudes en la plataforma:
- Catálogo adaptable a tu normativa: Configura distintos tipos de permisos (con o sin goce de sueldo, por día o por hora), licencias e inasistencias, definiendo si se calculan en días corridos, hábiles o laborales.
- Autogestión y flujos de aprobación: Permite que tus colaboradores soliciten permisos o licencias directamente desde su portal y gestiona su validación por parte de jefaturas o Recursos Humanos.
- Impacto automático en asistencia y nómina: Cada ausencia registrada o aprobada se refleja de inmediato en el calendario del colaborador y se considera en el cálculo de su liquidación del período.
Paso 1: Configura los permisos de Asistencia
Otorga acceso al módulo para que los administradores y jefaturas puedan registrar, aprobar y consultar ausencias según su rol, y habilita la autogestión en la ficha de tus colaboradores.
- En la barra superior, haz clic en Administración (ícono de engranaje) y selecciona Usuarios y Perfiles.
- Ingresa a la pestaña Perfiles.
- Configura los permisos para los roles administradores o jefaturas:
- 3.1. Ubica el perfil correspondiente y haz clic en el ícono de lápiz (Editar).
- 3.2. Busca la sección de permisos de Asistencia y actívalos en modo Modificación.
- 3.3. Desplázate hasta el final de la página y haz clic en Guardar.
- Habilita la visibilidad y solicitud para los colaboradores:
- 4.1. En el listado de Perfiles, edita el Perfil Normal (perfil base asignado a los colaboradores).
- 4.2. Activa el permiso correspondiente a la pestaña Vacaciones de la ficha para que puedan consultar sus registros y realizar solicitudes.
- 4.3. Haz clic en Guardar.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Los usuarios administradores verán la sección de Asistencia habilitada en su menú y los colaboradores podrán acceder a la pestaña de solicitudes desde su ficha o portal.
- Importante: Recuerda que puedes diferenciar los niveles de acceso entre Lectura (solo visualización) y Modificación (registro, edición y aprobación de ausencias) según las responsabilidades de cada perfil.
Paso 2: Revisa o crea tus tipos de ausencia
Define los tipos de permiso, licencia e inasistencia que utilizará tu empresa para clasificar correctamente cada evento y determinar su impacto en la liquidación y su método de conteo de días.
- En el menú lateral izquierdo, ve a Administrativo > Asistencia > Configuraciones y selecciona la pestaña Ausencias.
- Haz clic en el botón Crear Tipo de Ausencia.
- Completa la información general y las condiciones del nuevo registro:
- 3.1. Tipo: Selecciona si corresponde a Permiso, Licencia o Inasistencia.
- 3.2. Datos identificatorios: Ingresa el Nombre, Código y Descripción del tipo de ausencia.
- 3.3. Con Goce: Marca esta opción si la ausencia se considera como día laborado para efectos del cálculo de la liquidación de sueldo.
- 3.4. Solicitada por el Empleado: Activa esta casilla si deseas que los colaboradores puedan pedir este tipo de ausencia directamente desde su portal (en el caso de licencias, requiere contar con la configuración general de Licencias Solicitables activa).
- 3.5. Medida de Tiempo (exclusivo para permisos): Define si el permiso se otorgará por día, por hora, o por día y hora.
- 3.6. Método de cálculo de la duración (para permisos e inasistencias): Elige cómo el sistema contará los días al ingresar una solicitud:
- 3.6.1. Días corridos: Cuenta todos los días del calendario, incluyendo fines de semana y feriados (opción por defecto si no seleccionas un método).
- 3.6.2. Días hábiles: Excluye del conteo los fines de semana y los feriados.
- 3.6.3. Días laborales: Cuenta únicamente los días en que el colaborador debía trabajar según su jornada asignada.
- Haz clic en Crear o Guardar para finalizar.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: El nuevo tipo de ausencia aparecerá disponible en el listado general de la pestaña Ausencias.
- Ejemplo práctico: Crea el permiso "Día administrativo" marcando las opciones Con Goce, Solicitada por el Empleado, con medida de tiempo por día y método de cálculo en Días hábiles, para que el sistema excluya automáticamente los fines de semana al calcular la fecha de término.
- Importante sobre cambios de cálculo: Una vez que un tipo de ausencia tenga solicitudes creadas o esté vinculado a un beneficio, no podrá modificarse su método de cálculo para resguardar la consistencia histórica.
Paso 3: Registra una ausencia al colaborador
Ingresa un permiso, licencia médica o inasistencia directamente en el perfil de un colaborador y comprueba cómo se actualiza su calendario de asistencia.
- En el menú lateral, dirígete al listado de colaboradores y abre la Ficha del colaborador.
- Selecciona la pestaña Asistencia y haz clic en la subsección Ausencias.
- Haz clic en el botón Registrar Ausencia y elige la categoría que vas a ingresar (Inasistencia, Licencia o Permiso).
- Completa los campos del formulario desplegado:
- 4.1. Selecciona el Tipo específico de ausencia (entre los creados en el Paso 2).
- 4.2. Indica la Fecha de inicio y la Duración (en días u horas, según corresponda).
- 4.3. Configura si aplica a Media jornada o añade una Justificación y documentos de respaldo en caso necesario.
- Haz clic en Agregar o Guardar.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: La ausencia quedará registrada en el historial de la pestaña Ausencias y se visualizará inmediatamente en el calendario de asistencia del colaborador.
- Ejemplo práctico: Registra una licencia médica de 3 días a un colaborador y verifica que el bloque de días quede reflejado en su calendario de asistencia y considerado para su proceso de nómina.
- Sugerencia para cargas masivas: Si necesitas registrar ausencias a múltiples colaboradores simultáneamente, ve a Información (o Reportería) > Importadores > Importadores, selecciona la categoría Asistencia y utiliza el importador Ausencias por Día (o Ausencias por Hora para permisos e inasistencias por hora). Considera que las cargas por importador masivo operan siempre en días corridos.
Paso 4: Aprueba una ausencia
Gestiona las solicitudes enviadas por los integrantes de tu equipo desde su portal para que queden aprobadas en firme e impacten su historial de asistencia.
- Verifica si este paso aplica a tu flujo operativo:
- 1.1. Solo se utiliza para tipos de ausencia configurados como Solicitada por el Empleado y cuando se encuentra activo el flujo de aprobación en Administrativo > Asistencia > Configuraciones > Ausencias > Otras > Aprobación de permisos.
- 1.2. Si tus ausencias son cargadas directamente por Recursos Humanos (como en el Paso 3) o no requieren validación previa, quedan aprobadas de forma inmediata.
- Para gestionar una solicitud pendiente, ingresa a la Ficha del colaborador > Asistencia > Ausencias.
- Ubica el registro que se encuentre en estado Solicitada.
- Revisa el detalle del tipo de ausencia y las fechas solicitadas, y haz clic en el ícono de validación (Aprobar).
- ¿Cómo sabrás que está listo?: La solicitud cambiará su estado a Aprobada, el colaborador recibirá una notificación automática por correo electrónico y los días quedarán consolidados en su calendario de asistencia.
- Sugerencia: También puedes gestionar las solicitudes pendientes de aprobación desde la campana de Tareas Pendientes en la barra superior de la plataforma.
¿Qué puedes hacer ahora?
Con tu módulo de Ausencias configurado y en marcha, puedes optimizar la gestión diaria de tu equipo con estas acciones:
- Realizar cargas masivas mensuales: Utiliza los importadores de Ausencias por Día y Ausencias por Hora antes del cierre de remuneraciones para agilizar el ingreso de múltiples registros.
- Promover la autogestión en el portal: Invita a tus colaboradores a solicitar sus permisos desde Accesos Rápidos en su portal o desde Mi ficha > Vacaciones, reduciendo la carga operativa de Recursos Humanos.
- Conectar permisos con el módulo de Beneficios: Si cuentas con el módulo de Beneficios, vincula beneficios solicitables (como medio día libre de cumpleaños) directamente con un tipo de permiso para que se registren sin intervención manual al aprobarse.