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Primeros pasos en Comunicaciones

Potencia la cultura organizacional con el módulo de Comunicaciones, un espacio diseñado para conectar a tu equipo, centralizar las novedades corporativas y celebrar los hitos importantes de tus colaboradores.

Con esta guía de primeros pasos aprenderás a configurar la vista del portal del colaborador, destacar información clave, publicar anuncios oficiales y automatizar los saludos de tu organización:

  • Personalización del Portal: Configura portadas visuales en carrusel y botones de acciones rápidas para que los enlaces e información crucial estén siempre a un clic de distancia.
  • Conexión y noticias en tiempo real: Publica comunicados oficiales con imágenes o videos, segmenta su visibilidad por áreas y mide el alcance e interacción (engagement) de cada publicación.
  • Saludos automatizados: Personaliza y programa el envío automático de correos para celebrar los cumpleaños y aniversarios laborales de tu equipo sin esfuerzo manual.

Paso 1: Configura las vistas del portal

Define qué secciones y elementos visualizarán por defecto tus colaboradores al ingresar al portal principal de la empresa.

  1. En el menú lateral izquierdo, ingresa a Desarrollo Organizacional > Comunicaciones > Configuraciones.
  2. Ubícate en la sección Portal y ajusta las preferencias de visualización según las políticas de tu organización:
    1. 2.1. Filtro del feed por defecto: Selecciona qué contenido verán inicialmente tus colaboradores al entrar al muro (publicaciones, reconocimientos, cumpleaños o todo el contenido).
    2. 2.2. Configuración de cumpleaños: Elige si deseas mostrar los cumpleaños en el portal, habilitar el widget de acceso al calendario mensual y filtrar su visibilidad (mostrar todos o segregar por empresa, división, área o subárea).
    3. 2.3. Configuración de publicaciones: Activa la visualización del muro de publicaciones en el portal.
    4. 2.4. Configuración de Tareas pendientes: Define si deseas mostrar el recuadro de tareas pendientes directamente en la pantalla de inicio del colaborador.
  3. Haz clic en Guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Tus preferencias se aplicarán de inmediato y se reflejarán en la vista principal del portal de comunicaciones.
  • Sugerencia: El filtro del feed solo define la vista inicial por defecto; una vez dentro del portal, cada colaborador podrá cambiar libremente el filtro para explorar publicaciones, reconocimientos, cumpleaños o acotar por rango de fechas.

Paso 2: Personaliza el portal con una portada

Destaca campañas internas, noticias relevantes o enlaces importantes mediante un banner visual en la parte superior del portal.

  1. Ve a Desarrollo Organizacional > Comunicaciones > Portal y selecciona la pestaña Portadas.
  2. Haz clic en el botón Nueva portada.
  3. Completa los campos de configuración de la portada:
    1. 3.1. Imagen: Sube una imagen con dimensiones recomendadas de 1024 x 360 px (peso máximo de 5 MB) y ajústala en el recuadro.
    2. 3.2. Título y descripción: Ingresa un título atractivo y una breve bajada opcional.
    3. 3.3. Vínculo y filtros: Asocia un enlace de destino si deseas redirigir al colaborador al hacer clic, aplica filtros de segmentación si corresponde y define si quieres enviar notificación por correo.
  4. Haz clic en Guardar (asegurándote de dejarla publicada).
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Visualizarás la nueva portada activa en la parte superior del portal de comunicaciones.
  • Ejemplo práctico: Crea una portada con el enlace directo a la nueva política de beneficios corporativos. Si cargas varias portadas activas, el portal las mostrará automáticamente en formato de carrusel.

Paso 3: Crea una acción rápida

Agrega accesos directos visuales en el panel lateral del portal para que tus colaboradores encuentren recursos o formularios frecuentes en un solo clic.

  1. Dirígete a Desarrollo Organizacional > Comunicaciones > Portal y selecciona la pestaña Acciones Rápidas.
  2. Haz clic en Crear acción rápida.
  3. Configura los detalles del acceso directo:
    1. 3.1. Título y descripción: Escribe un nombre claro que identifique el recurso.
    2. 3.2. Imagen: Carga un ícono o banner con dimensiones recomendadas de 350 x 123 px (máximo 5 MB).
    3. 3.3. Link de destino: Ingresa la dirección web a la que serán redirigidos los colaboradores al hacer clic.
    4. 3.4. Visibilidad y notificaciones: Marca la casilla Mostrar en el portal para activarla de inmediato (si no la marcas, quedará guardada como borrador) y selecciona Enviar notificaciones si deseas avisar por correo a los colaboradores.
  4. Si necesitas acotar qué grupo de la empresa verá esta acción rápida, aplica los filtros avanzados y luego presiona Guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El nuevo botón de acceso directo aparecerá publicado en el panel lateral derecho del portal de tus colaboradores.
  • Ejemplo práctico: Crea una acción rápida que dirija directamente al Reglamento Interno de la empresa o al portal de soporte de TI.

Paso 4: Crea una publicación y presenta el nuevo portal a tu equipo

Comunica las novedades oficiales de la organización en el muro principal para mantener a todo tu equipo alineado y participando.

  1. Ingresa a Desarrollo Organizacional > Comunicaciones > Portal y haz clic en Crear publicación.
  2. Redacta el comunicado completando los siguientes elementos:
    1. 2.1. Título y contenido: Escribe el encabezado y desarrolla el cuerpo del mensaje.
    2. 2.2. Multimedia: Haz clic en Añadir fotos o vídeos si deseas adjuntar imágenes o material audiovisual a tu publicación.
  3. En el panel lateral derecho, configura las opciones de difusión e interacción:
    1. 3.1. Enviar notificación: Marca esta casilla para enviar un aviso por correo electrónico a los colaboradores.
    2. 3.2. Permitir comentarios: Habilita que los colaboradores puedan dejar comentarios en la publicación.
    3. 3.3. Programar o Fijar publicación: Define si deseas programar su salida para una fecha futura o dejarla fijada en la parte superior del muro.
    4. 3.4. Publicar como empresa: Activa esta opción si prefieres que el autor figure con el nombre de la organización en lugar de tu usuario personal.
    5. 3.5. Segmentación (ícono de embudo): Aplica filtros si la noticia está dirigida únicamente a ciertas empresas, áreas o cargos.
  4. Cambia el estado a Publicado y haz clic en Guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: La publicación aparecerá inmediatamente visible en el muro principal del portal (o quedará agendada si elegiste programarla).
  • Importante: Ten en cuenta que el despacho de las notificaciones por correo electrónico puede demorar hasta 3 horas tras publicar. Evita volver a publicar o reeditar el estado durante ese lapso, ya que podrías cancelar el envío original.

Paso 5: Revisa cómo interactúa tu equipo con tus publicaciones

Monitorea las métricas de lectura, reacciones y comentarios para identificar qué comunicados generan mayor impacto en tu organización.

  1. Ve a Desarrollo Organizacional > Comunicaciones > Portal y selecciona la pestaña Publicaciones.
  2. En el listado de publicaciones realizadas, revisa los cuatro indicadores clave de cada anuncio:
    1. 2.1. Visitas únicas: Cantidad de colaboradores distintos que visualizaron la publicación.
    2. 2.2. Comentarios: Suma total de comentarios realizados por el equipo.
    3. 2.3. Reacciones: Total de reacciones registradas en el comunicado.
    4. 2.4. % Engagement: Porcentaje de colaboradores que vieron la publicación respecto del público total al que fue dirigida (según los filtros aplicados).
  3. Para analizar el alcance en profundidad por cada unidad del organigrama, haz clic en Descargar en la columna Acciones de una publicación, o selecciona varias publicaciones y presiona Descarga reporte por áreas.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Se descargará un archivo Excel con el desglose detallado de visitas, comentarios, reacciones y porcentaje de engagement hasta nivel de subárea.
  • Importante: Buk contabiliza una publicación como vista cuando el colaborador realiza al menos una de estas acciones: hace clic en Ver más, abre una imagen adjunta, permanece más de 3 segundos en la vista completa, comenta o reacciona a la publicación.

Paso 6: Configura los correos automáticos de cumpleaños y aniversarios

Automatiza el envío de saludos personalizados para celebrar los cumpleaños y aniversarios laborales de tus colaboradores en su día.

  1. En el menú lateral izquierdo, dirígete a Desarrollo Organizacional > Comunicaciones > Correos.
  2. Revisa las tres plantillas predeterminadas del sistema:
    1. 2.1. Notificación de cumpleaños: Correo informativo enviado al equipo con el listado de compañeros que cumplen años en el día (puedes filtrarlo para todos, por empresa, división, área o subárea).
    2. 2.2. Saludo de cumpleaños: Correo personal de felicitación dirigido al colaborador que está de cumpleaños.
    3. 2.3. Saludo de aniversario: Correo personal enviado al colaborador que cumple un año más en la organización.
  3. Haz clic en el ícono de lápiz (Editar) de la plantilla que deseas configurar y personaliza el mensaje:
    1. 3.1. Modifica el texto y añade imágenes festivas si lo deseas.
    2. 3.2. Haz clic en el botón Variables, copia los marcadores dinámicos (como nombre, apellido o cargo del colaborador) y pégalos en el cuerpo del mensaje.
    3. 3.3. Guarda los cambios de la plantilla.
  4. En el listado de plantillas, haz clic en el botón Iniciar del correo que acabas de personalizar, define la hora de envío diario y confirma haciendo clic nuevamente en Iniciar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El estado de la plantilla cambiará a Iniciado y la plataforma despachará automáticamente los correos en la hora programada cada vez que coincida una fecha especial.
  • Permiso requerido: Para editar y activar las plantillas de correo en esta sección, tu perfil de usuario debe contar con el permiso Administración portal habilitado.

¿Qué puedes hacer ahora?

Una vez puesto en marcha tu portal de comunicaciones, puedes continuar fortaleciendo la conexión con tu equipo:

  • Programar campañas de comunicación interna: Deja programadas tus publicaciones de hitos mensuales o campañas corporativas con anticipación para mantener un flujo constante de novedades en el muro.
  • Fijar anuncios prioritarios: Utiliza la opción Fijar publicación para que los comunicados críticos permanezcan siempre al inicio del portal.
  • Analizar el engagement por áreas: Revisa periódicamente el reporte en Excel por subáreas para identificar qué equipos tienen menor lectura y reforzar los canales de difusión con sus líderes.

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