Recopila la opinión y percepción de tus colaboradores sobre cualquier temática con Encuestas Libres, una herramienta de escucha activa ágil que no depende de la estructura del organigrama ni exige un volumen mínimo de respuestas para mostrar resultados.
Con esta guía de primeros pasos aprenderás a configurar las reglas de privacidad, programar aperturas y cierres automáticos, construir formularios dinámicos y difundir tu encuesta:
- Flexibilidad total de privacidad y recurrencia: Configura encuestas anónimas o nominativas, permite respuestas recurrentes para buzones permanentes e incluye a excolaboradores con ficha inactiva para encuestas de salida.
- Formularios enriquecidos y condicionales: Utiliza 10 tipos de preguntas (incluyendo carga de archivos, selección de empleados o subáreas y escalas lineales), agrega contenido multimedia y define lógica condicional según las respuestas.
- Difusión multicanal e inmediata: Programa el inicio y cierre automático por fecha y hora, comparte el acceso mediante enlace directo o código QR en PDF y consulta los resultados desde la primera respuesta recibida.
Paso 1: Crea tu primera encuesta libre
Define el objetivo de tu consulta iniciando un formulario desde cero, replicando una medición anterior o seleccionando una de las 10 plantillas prediseñadas por Buk.
- En el menú lateral izquierdo, ingresa a Desarrollo Organizacional > Encuestas > Libres (o Libre).
- Haz clic en el botón Crear Encuesta Libre.
- Elige el punto de partida para tu evaluación:
- 3.1. Crear desde cero: Para armar un cuestionario completamente personalizado.
- 3.2. Replicar una encuesta anterior: Para reutilizar la estructura de una encuesta libre que hayas aplicado previamente.
- 3.3. Usar plantillas de Buk: Escoge entre 10 plantillas listas para editar: Onboarding, Salida voluntaria, Evaluación del área, Percepción de seguridad laboral, Estrés laboral, Valoración beneficios, Teletrabajo, Percepción inclusión y diversidad, Comunicación o Buzón de sugerencias.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: El sistema abrirá el panel de configuración de tu nueva encuesta libre dividido en cuatro secciones: General, Programación, Formulario de preguntas y Notificaciones y Mensajes.
- Ejemplo práctico: Utiliza la plantilla predeterminada de Onboarding para evaluar rápidamente la experiencia de integración de los nuevos ingresos durante su primer mes.
Paso 2: Configura la privacidad y programación
Establece el nombre de la encuesta, sus reglas de confidencialidad y si su apertura o cierre se ejecutará de forma manual o automática.
- En la sección 1. General, ingresa el Nombre de la encuesta y marca las casillas de configuración según el propósito de tu consulta:
- 1.1. Encuesta Anónima: Oculta la identidad de quienes responden en todos los reportes y vistas de resultados.
- 1.2. Respuestas Recurrentes: Permite que un mismo colaborador conteste el formulario múltiples veces a lo largo del tiempo.
- 1.3. Participantes con trabajo inactivo: Habilita la encuesta exclusivamente para personas desvinculadas o con ficha inactiva en la plataforma.
- En la sección 2. Programación, define cómo se gestionarán los plazos de vigencia:
- 2.1. Inicio y término manual: Las fechas de inicio y fin tendrán un carácter únicamente informativo para los participantes.
- 2.2. Inicio y/o término automático: Activa la opción Programar automáticamente, selecciona la fecha futura en el calendario y define la hora de ejecución en formato 24 horas (HH:MM).
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Las reglas de privacidad y las fechas de programación quedarán definidas y podrás avanzar hacia el diseño del cuestionario.
- Importante: Si programas el inicio y término automático, la fecha y hora de cierre debe ser, como mínimo, 15 minutos posterior a la fecha y hora de inicio, y se ejecutará según la zona horaria configurada en tu plataforma.
- Ejemplo práctico: Activa la casilla Respuestas Recurrentes si estás implementando un buzón de sugerencias continuo o una evaluación que se responde tras cada capacitación.
Paso 3: Construye el formulario de preguntas
Diseña tu cuestionario combinando hasta 10 tipos de preguntas, archivos multimedia y preguntas condicionales.
- Desplázate a la sección 3. Formulario de preguntas y haz clic en Agregar Elemento > Nueva pregunta.
- Selecciona el tipo de pregunta que necesitas incorporar:
- 2.1. Respuesta Corta o Párrafo: Para textos breves (hasta 100 caracteres) o comentarios extensos de desarrollo libre.
- 2.2. Selección única o Selección Múltiple: Para elegir una o varias alternativas dentro de un listado definido.
- 2.3. Escala lineal: Para calificar en un rango numérico (iniciando en 0 o 1 y llegando hasta 10) con etiquetas en sus valores extremos (por ejemplo, Nada satisfecho a Muy satisfecho).
- 2.4. Importancia relativa: Para que el participante ordene las alternativas según su relevancia.
- 2.5. Selección de empleados o Selección de subáreas: Despliega la lista actualizada de colaboradores activos o subáreas del sistema para que el encuestado elija directamente a una persona o equipo.
- 2.6. Fecha o Archivo: Permite seleccionar un día en el calendario o adjuntar un archivo de respaldo (imágenes JPG/PNG de hasta 5 MB, o documentos PDF/DOCX y videos MP4/WEBM de hasta 20 MB).
- Configura si la pregunta es obligatoria y, si deseas que aparezca únicamente según lo que el colaborador conteste en una pregunta previa, configura su lógica condicional.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Verás todas tus preguntas ordenadas en la sección Formulario de preguntas.
- Sugerencia: Si tienes un cuestionario extenso, puedes hacer clic en Agregar elementos > Importar preguntas para descargar la plantilla Excel, completar la hoja Carga_preguntas y subir todas las preguntas de forma masiva.
Paso 4: Configura los mensajes y notificaciones (Opcional)
Personaliza los correos de aviso y los textos de bienvenida y despedida que acompañarán la experiencia del colaborador.
- Avanza a la sección 4. Notificaciones y Mensajes.
- Redacta o adapta los textos para cada instancia:
- 2.1. Notificación de inicio: Correo electrónico que invita al participante a contestar la encuesta.
- 2.2. Mensaje de bienvenida: Texto que introduce el propósito de la encuesta al abrir el formulario.
- 2.3. Mensaje de salida: Mensaje de confirmación que visualiza el colaborador tras enviar sus respuestas.
- 2.4. Notificación de fin de encuesta: Aviso enviado cuando concluye el proceso.
- Haz clic en Guardar para registrar toda la configuración de la encuesta.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Tu encuesta quedará guardada y el sistema te redirigirá automáticamente a la pantalla de Participantes.
- Ejemplo práctico: Aprovecha el mensaje de bienvenida para explicar brevemente cómo se utilizarán los resultados y cuánto tiempo tomará responder (por ejemplo, menos de 3 minutos).
Paso 5: Carga los participantes de la encuesta
Asigna a los colaboradores que deberán responder la encuesta, ya sea seleccionándolos desde la plataforma o importándolos mediante una planilla Excel.
- En la vista de Participantes, haz clic en el botón Agregar participantes.
- Elige la modalidad de asignación:
- 2.1. Agregar manualmente: Filtra y selecciona a los colaboradores directamente desde el listado de la plataforma.
- 2.2. Agregar masivamente: Haz clic en Descargar template, completa el archivo Excel con el número de documento de los participantes (y el código de ficha si tu empresa lo utiliza) y súbelo mediante el botón Seleccionar archivo.
- Revisa que la nómina cargada sea la correcta en el listado de participantes seleccionados.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Visualizarás el total de personas incluidas en el indicador Participantes de la encuesta.
- Ejemplo práctico: Si estás configurando una encuesta de salida, recuerda haber marcado en el Paso 2 la opción Participantes con trabajo inactivo; de esa forma, el selector te mostrará únicamente a los colaboradores desvinculados.
Paso 6: Publica la encuesta libre
Activa tu encuesta de inmediato o confirma su programación automática para comenzar a recibir respuestas de tu equipo.
- Revisa por última vez la configuración y la lista de participantes asignados.
- En la esquina superior, presiona el botón de lanzamiento según la modalidad que definiste en el Paso 2:
- 2.1. Comenzar encuesta: Si configuraste un inicio manual, haz clic aquí para publicar la encuesta de inmediato y despachar las invitaciones por correo electrónico.
- 2.2. Programar encuesta: Si configuraste una fecha y hora de inicio automático, haz clic obligatoriamente en este botón para dejar activada la programación.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: En el listado de encuestas, la columna Estado cambiará a En curso (o a Programada con un ícono de reloj si tiene inicio o cierre automático agendado).
- Importante: Si definiste una fecha de inicio automático en el Paso 2 pero no presionas el botón Programar encuesta, la encuesta permanecerá en estado Pendiente y no se iniciará sola.
¿Qué puedes hacer ahora?
Una vez que tu encuesta libre esté publicada o programada, puedes aprovechar estas funcionalidades desde el menú de tres puntos (⋮) y la vista de seguimiento:
- Difundir mediante enlace directo o código QR: Haz clic en el menú de tres puntos (⋮) en la esquina superior derecha y selecciona Obtener Link encuesta o Obtener QR encuesta (descarga un afiche en PDF) para compartirlo en murales o en el portal de comunicaciones. Recuerda que solo podrán responder quienes estén previamente cargados como participantes.
- Compartir la reportería con líderes o gestores: Desde el menú de tres puntos (⋮) > Compartir reportería, otorga permisos de Lectura (solo ver respuestas) o Modificación (agregar participantes, enviar recordatorios o cerrar la encuesta) a otros usuarios de tu organización.
- Monitorear estados y respuestas en tiempo real: Revisa el Avance Global y, si la encuesta es nominativa, consulta quiénes están en estado No iniciada, En curso o Finalizada. En la pestaña Respuestas, visualiza los gráficos al instante o haz clic en Descargar Respuestas para exportar el detalle a Excel (incluyendo los enlaces a los archivos adjuntos).