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Primeros pasos en Gestión del Desempeño

Mide e impulsa el talento de tu equipo con el módulo de Gestión del Desempeño, una solución diseñada para alinear el desarrollo individual de cada colaborador con los objetivos estratégicos de tu organización mediante ciclos de mejora continua.

Con esta guía de primeros pasos aprenderás a estructurar tu diccionario de competencias, configurar tus periodos y escalas de metas, diseñar tus formularios de medición y lanzar oficialmente tu primer proceso de evaluación:

  • Evaluaciones integrales y flexibles: Configura procesos de medición en 90°, 180°, 270° o 360° (autoevaluación, descendente, ascendente, pares o cliente interno), incorporando etapas de calibración, feedback y matriz Ninebox.
  • Mapeo de competencias: Evalúa las habilidades, actitudes y comportamientos clave de tu organización asociándolos de forma transversal o específica a tus cargos y familias de cargos.
  • Gestión continua de metas (objetivos): Define retos cuantificables por periodo, habilita escalas de avance en unidades reales y monitorea el cumplimiento de cada colaborador a lo largo del año.

Paso 1: Evalúa si quieres medir competencias, metas o ambas

Define estratégicamente qué dimensiones del rendimiento evaluarás en tu proceso antes de parametrizar la plataforma, asegurando que el modelo refleje la cultura y prioridades de tu organización.

  1. Reúnete con tu equipo de Gestión de Personas y liderazgos para definir cuál de los tres enfoques utilizarán en el ciclo:
    1. 1.1. Solo Competencias: Mide habilidades, conocimientos, valores y comportamientos observables vinculados al perfil de cada cargo. Es ideal para evaluaciones de cultura, potencial o periodos de prueba.
    2. 1.2. Solo Metas (Objetivos): Mide resultados específicos y cuantificables asignados a cada colaborador dentro de un plazo determinado. Es ideal para roles comerciales u operativos enfocados en metas numéricas.
    3. 1.3. Evaluación Mixta (Competencias y Metas): Combina ambas dimensiones asignando un peso porcentual a cada una (por ejemplo, 60 % metas y 40 % competencias) para evaluar tanto el resultado alcanzado como la forma en que se logró.
  2. Según tu definición, continúa con los Pasos 2 al 5 si evaluarás competencias, los Pasos 6 al 10 si evaluarás metas (o ambos bloques si tu proceso es mixto), y luego avanza al Paso 11 para armar y lanzar tu evaluación.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Contarás con una definición clara de las dimensiones y ponderaciones que estructurarán tus formularios de evaluación en Buk.
  • Diferencia clave en la plataforma: Ten presente que en Buk las Competencias se asignan a los Cargos (o Familias de Cargo), mientras que las Metas (Objetivos) se asignan directamente a los Colaboradores dentro de un periodo específico.

Paso 2: Elige la metodología de competencias (si evalúas competencias)

Define si medirás las habilidades de tu equipo mediante conductas únicas por competencia o diferenciando el nivel de exigencia según la madurez de cada cargo.

  1. En el menú lateral izquierdo, ve a Administrativo > Organización > Cargos y selecciona la pestaña Competencias.
  2. Haz clic en el botón Acciones (o directamente en el botón Configurar Metodología).
  3. Elige entre las dos metodologías disponibles en el menú desplegable:
    1. 3.1. Indicadores conductuales: Estructura plana donde una competencia tiene los mismos indicadores observables para todos los cargos que la posean, sin distinguir jerarquías.
    2. 3.2. Niveles de desarrollo: Estructura escalonada que permite crear distintos niveles de exigencia dentro de una misma competencia (por ejemplo, Nivel 1 Junior, Nivel 2 Especialista, Nivel 3 Senior), evaluando a cada cargo con indicadores acordes a su responsabilidad.
  4. Haz clic en Actualizar Configuración General.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Verás un mensaje de confirmación en pantalla y el sistema guardará esta metodología como base para crear y estructurar todas las competencias de tu diccionario.
  • Ejemplo práctico: Si deseas evaluar la competencia Orientación al Cliente en toda la empresa, pero necesitas exigir conductas básicas a un analista junior y conductas estratégicas a un gerente, elige la metodología de Niveles de desarrollo.

Paso 3: Revisa o crea las competencias de tu equipo (si evalúas competencias)

Alimenta el diccionario de habilidades de tu organización revisando las competencias predefinidas por Buk o creando nuevas competencias transversales y específicas con sus conductas observables.

  1. En Administrativo > Organización > Cargos, sitúate en la pestaña Competencias y revisa el listado existente (puedes hacer clic en el ícono de lápiz Editar para ajustar cualquiera de ellas).
  2. Para registrar una habilidad nueva, haz clic en el botón Crear Competencia.
  3. Completa la información general de la competencia:
    1. 3.1. Nombre y Descripción: Ingresa el título de la habilidad (por ejemplo, Proactividad o Liderazgo) y su definición conceptual.
    2. 3.2. Alcance: Selecciona Transversal (si se evaluará a todos los colaboradores de la empresa sin necesidad de asignarla cargo por cargo) o Específica (si se asociará únicamente a determinados cargos o familias de cargos).
  4. Registra las conductas observables que calificarán los evaluadores según tu metodología:
    1. 4.1. Si utilizas Indicadores conductuales: Haz clic en Agregar e ingresa directamente cada uno de los indicadores conductuales que componen la competencia.
    2. 4.2. Si utilizas Niveles de desarrollo: Primero haz clic en Crear Nivel para definir las escalas de madurez (ej. Nivel 1, Nivel 2) y luego haz clic en Agregar dentro de cada nivel para escribir sus indicadores específicos.
  5. Haz clic en Guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Tu nueva competencia aparecerá listada en la tabla principal de la pestaña Competencias, lista para ser asignada a tus perfiles de cargo.
  • Sugerencia para carga masiva: Si necesitas cargar un diccionario extenso de competencias e indicadores de una sola vez, puedes utilizar la plantilla Excel disponible en Reportería > Importadores > Importadores > Talento > Competencias.

Paso 4: Asigna las competencias específicas a cada familia de cargo (si evalúas competencias)

Estandariza los perfiles de tu organización agrupando puestos de naturaleza similar en familias de cargos para asignarles competencias y ponderaciones de forma simultánea.

  1. En Administrativo > Organización > Cargos, ingresa a la pestaña Familias de Cargo (o Familia de cargos).
  2. Haz clic en Crear Familia de Cargo para definir una nueva agrupación, o haz clic en el ícono de lápiz (Editar) en la última columna de una familia existente.
  3. En la sección Competencias Específicas, haz clic en el botón Agregar.
  4. Selecciona las competencias previamente creadas que correspondan a esa familia de roles y define el Peso (%) relativo de cada una.
  5. Verifica que la suma de las ponderaciones sea coherente (recuerda que el total de competencias asignadas a un puesto debe sumar exactamente 100 %) y haz clic en Guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Verás un mensaje de éxito en pantalla y todos los cargos pertenecientes a esa familia heredarán automáticamente las competencias y porcentajes configurados.
  • Importante: Dado que no existe un importador masivo para asignar competencias cargo por cargo, utilizar Familias de Cargo es la mejor práctica para asignar las mismas habilidades a múltiples puestos en un solo paso.

Paso 5: Asigna las competencias específicas a cada cargo (si evalúas competencias)

Define las exigencias particulares de un puesto de trabajo asignándole habilidades concretas directamente en su perfil de cargo.

  1. Dirígete a Administrativo > Organización > Cargos y mantente en la pestaña Cargos.
  2. Busca el puesto que deseas configurar y haz clic sobre el nombre del cargo (o en el botón Mostrar).
  3. Dentro del perfil del cargo, selecciona la pestaña Competencias y haz clic en Agregar.
  4. Elige las competencias específicas requeridas para el rol y asigna el Peso (%) que tendrá cada una en la evaluación.
  5. Comprueba que la suma total de los pesos de las competencias del cargo sea exactamente 100 % y haz clic en Guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: La tabla de competencias dentro del perfil del cargo mostrará las habilidades asignadas con sus ponderaciones sumando el 100 %.
  • Importante: Si combinas competencias asignadas a nivel de Familia de Cargo (Paso 4) y a nivel de Cargo individual (Paso 5), asegúrate de que la suma combinada de sus pesos sea exactamente 100 %. Si el total supera o no alcanza el 100 %, el sistema bloqueará el inicio de la evaluación para esos colaboradores.

Paso 6: Revisa la configuración general de tus metas (si evalúas metas)

Habilita las reglas operativas que definirán cómo los líderes y colaboradores propondrán, aprobarán y actualizarán el avance de sus objetivos durante el año.

  1. En el menú lateral izquierdo, ingresa a Desarrollo Organizacional > Talento > Configuraciones.
  2. Selecciona la pestaña Metas (u Objetivos) y haz clic en la subpestaña Otras.
  3. Revisa y activa las opciones que se ajusten a la política de tu empresa:
    1. 3.1. Permitir Asignación Objetivos Empleados: Habilita que los propios colaboradores propongan y creen sus metas desde su ficha personal para que luego su supervisor las apruebe.
    2. 3.2. Empleado Aprueba Objetivos: Exige que el colaborador valide desde su ficha las metas que su jefatura le haya cargado antes de que queden activas.
    3. 3.3. Habilitar seguimiento de metas en objetivos: Permite que líderes y colaboradores registren periódicamente el porcentaje o las unidades de avance en su ficha, habilitando además el uso de ponderaciones por categoría de metas.
  4. Guarda tus preferencias.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Las casillas seleccionadas quedarán activas en la subpestaña Otras, adaptando los permisos de autogestión y seguimiento continuo en las fichas de los colaboradores.
  • Ejemplo práctico: Activar Permitir Asignación Objetivos Empleados junto con Habilitar seguimiento de metas fomenta la corresponsabilidad, permitiendo que cada persona proponga sus metas a inicio de año, su jefe las apruebe con un clic desde su correo y ambos actualicen el progreso trimestre a trimestre.

Paso 7: Crea o edita las categorías de metas (si evalúas metas)

Define las agrupaciones estratégicas bajo las cuales clasificarás los objetivos de tu organización para ordenar su seguimiento y ponderación.

  1. Ve a Desarrollo Organizacional > Talento > Configuraciones y selecciona la pestaña Metas (u Objetivos).
  2. En la subpestaña Categorías, revisa las agrupaciones existentes o haz clic en el botón Crear Categoría de Meta.
  3. Escribe el nombre de la categoría (por ejemplo, Organizacional, Área / Equipo o Individual / Comercial) y presiona el ícono de check (confirmar) para guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Las nuevas categorías aparecerán de inmediato en el listado y estarán disponibles como opción al momento de crear o importar metas para los colaboradores.
  • Sugerencia: Clasificar tus metas en categorías te permitirá más adelante asignar un peso global a cada dimensión (por ejemplo, que las metas Organizacionales pesen un 30 % y las Individuales un 70 % de la nota de objetivos).

Paso 8: Crea periodos de metas para establecer los tiempos de medición (si evalúas metas)

Configura el marco temporal al que se vincularán los objetivos de tus colaboradores y habilita su estado para permitir la carga de datos.

  1. En Desarrollo Organizacional > Talento > Configuraciones > Metas, ingresa a la subpestaña Periodos.
  2. Haz clic en Crear Periodo de Metas (o Crear Periodo de Objetivos), o bien edita uno existente.
  3. En la ventana emergente, completa los parámetros del ciclo:
    1. 3.1. Nombre: Asigna un título identificatorio (por ejemplo, Metas Anuales 2026 o Objetivos Q1-Q2).
    2. 3.2. Fecha de inicio y Fecha de finalización: Define el rango de fechas referenciales del ciclo.
    3. 3.3. Restringir el período de carga y modificación de objetivos (opcional): Marca esta casilla si deseas delimitar una ventana específica de fechas (Fecha de inicio de carga y Fecha de término de carga) fuera de la cual los líderes y colaboradores no podrán crear ni editar metas.
  4. Haz clic en Guardar.
  5. En la tabla de Periodos, ubica la fila de tu nuevo periodo y haz clic sobre el ícono de candado en la columna de acciones para cambiar su estado de Cerrado a Abierto.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Tu periodo figurará en la lista con el candado abierto y el estado Abierto, habilitando la carga y asignación de metas para ese ciclo.
  • Importante: Por defecto, todo nuevo periodo se crea en estado Cerrado. Es indispensable abrir el candado manualmente para poder asignarle metas, y puedes mantener múltiples periodos abiertos en paralelo si tu empresa gestiona metas anuales y trimestrales simultáneamente.

Paso 9: Crea escalas de avance de metas (si evalúas metas)

Establece unidades de medida personalizadas (con interpolación lineal automática) para registrar el progreso de los objetivos en valores reales de negocio y reconocer sobrecumplimientos.

  1. Dentro de Desarrollo Organizacional > Talento > Configuraciones > Metas, selecciona la subpestaña Escalas de avance.
  2. Haz clic en el botón Crear Escala.
  3. Configura los parámetros de medición del progreso:
    1. 3.1. Nombre y Visibilidad: Define cómo se identificará la escala y quiénes podrán utilizarla.
    2. 3.2. Unidad de medida: Indica el concepto real que se registrará (por ejemplo, Porcentaje (%), Unidades vendidas, Millones ($) o Proyectos entregados).
    3. 3.3. Puntos de la escala: Establece el valor correspondiente al Estado inicial (0 %) y al Resultado esperado (100 %). También puedes configurar escalas inversas cuando el objetivo sea reducir un indicador (por ejemplo, bajar la tasa de reclamos o accidentes).
    4. 3.4. Permitir sobrecumplimiento (opcional): Activa este interruptor si deseas cuantificar y premiar avances que superen el 100 % de la meta establecida.
  4. Haz clic en Guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: La nueva escala aparecerá registrada en tu listado de Escalas de avance, lista para vincularse al crear objetivos en la biblioteca o por importador.
  • Ejemplo práctico: Con las escalas de avance, el líder o colaborador solo debe ingresar el dato real logrado (por ejemplo, 120 ventas realizadas sobre una meta de 100) y Buk calculará automáticamente el porcentaje de cumplimiento mediante interpolación lineal.

Paso 10: Crea las metas de tus colaboradores y configura el peso de las categorías (si evalúas metas)

Registra los objetivos asignados a tu equipo y define el peso porcentual de cada categoría para alinear sus prioridades con la estrategia de la empresa.

  1. Para realizar la carga masiva optimizando tiempos, ve en el menú lateral a Reportería > Importadores > Importadores.
  2. En la sección Talento, ubica el importador de Metas (Importador) (u Objetivos) y haz clic en Iniciar Proceso.
  3. Descarga la plantilla Excel y completa su información:
    1. 3.1. Hoja Cargar Metas: Ingresa los objetivos de cada colaborador indicando su categoría, escala de avance y peso dentro de la categoría.
    2. 3.2. Hoja Configurar Peso Categorías: Asigna la ponderación de cada categoría de metas para cada colaborador, asegurándote de que la suma total por persona sea exactamente 100 % (esta opción aplica cuando tienes activo el seguimiento de avance de metas configurado en el Paso 6).
  4. En la pantalla del importador, selecciona el Periodo abierto correspondiente y haz clic en Subir plantilla.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El historial de cargas mostrará el estado exitoso de la importación y las metas aparecerán activas en la pestaña Talento > Objetivos de la ficha de cada colaborador.
  • Alternativa individual (Biblioteca de Objetivos): También puedes crear y asignar metas una a una desde Desarrollo Organizacional > Talento > Objetivos, creando primero el objetivo en la pestaña Biblioteca de Objetivos (Crear Objetivo) y asignándolo luego a tus colaboradores.

Paso 11: Crea tus escalas de medición para calificar el desempeño

Configura las escalas de calificación que utilizarán los evaluadores en los formularios para puntuar las competencias, metas y preguntas de potencial.

  1. En el menú lateral izquierdo, ve a Desarrollo Organizacional > Talento > Configuraciones.
  2. Selecciona la pestaña Evaluación (o Evaluaciones > Escalas).
  3. Revisa las escalas predeterminadas del sistema o haz clic en el botón Nueva Escala para crear una propia.
  4. Configura los niveles de tu escala:
    1. 4.1. Nombre: Asigna un nombre identificatorio a la escala (por ejemplo, Escala de Desempeño 1 a 5 o Escala de Frecuencia).
    2. 4.2. Medidas: Haz clic en Agregar para definir cada peldaño de la escala (mínimo dos medidas), ingresando el Nombre del concepto (por ejemplo, Supera las expectativas o Siempre) y su Valor numérico entero correspondiente (por ejemplo, 5).
  5. Haz clic en Crear Escala (o Guardar).
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Tu escala personalizada quedará guardada en la tabla principal y aparecerá como opción seleccionable al configurar los formularios de tus evaluaciones de desempeño.
  • Importante: Los valores numéricos de las medidas solo admiten números enteros (sin decimales) y debes crear tus escalas antes de armar la evaluación de desempeño. Evita editar escalas que ya estén en uso dentro de una evaluación en curso para no alterar la consistencia de los cálculos.

Paso 12: Configura tu evaluación de desempeño

Diseña la estructura integral de tu proceso definiendo los tipos de evaluadores, los formularios a responder, las reglas de cálculo de la nota final y la visibilidad de los informes.

  1. En el menú lateral izquierdo, ingresa a Desarrollo Organizacional > Talento > Evaluaciones.
  2. Haz clic en Nueva evaluación y selecciona Crear desde cero (o elige Desde una evaluación anterior si deseas reutilizar una estructura previa).
  3. Completa secuencialmente las cuatro pestañas de configuración del proceso:
    1. 3.1. Pestaña General: Ingresa el Nombre de la evaluación y sus fechas referenciales. Activa los Tipos de evaluación que incluirá el proceso (Autoevaluación, Descendente, Ascendente, Paralela / Pares o Cliente interno) asignando el porcentaje de peso de cada uno (deben sumar 100 %, aunque puedes asignar 0 % a una evaluación como la autoevaluación si deseas que se responda sin afectar la nota final). Activa aquí también las etapas adicionales que requieras, como Calibración, Feedback o Potencial (Ninebox).
    2. 3.2. Pestaña Formularios: Selecciona qué dimensiones medirás (Competencias, Metas / Objetivos o ambas con su respectiva ponderación), asocia la Escala de evaluación creada en el Paso 11 y agrega preguntas abiertas o de potencial si lo deseas.
    3. 3.3. Pestaña Resultados: Elige la escala de expresión del resultado final (en Nota o Porcentaje) y configura los rangos de desempeño con sus nombres y colores distintivos.
    4. 3.4. Pestaña Informe: Define qué secciones del reporte de resultados estarán visibles de cara al colaborador y a su jefatura una vez finalizado el proceso.
  4. Haz clic en Guardar y salir.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Al regresar al listado principal de Evaluaciones, verás tu evaluación creada con el estado En configuración, lista para la asignación de participantes.
  • Sugerencia: Si marcas la opción de Autoevaluación con peso 0 %, tanto el colaborador como su líder podrán contrastar sus percepciones en el informe final de feedback sin que la autocalificación distorsione el puntaje oficial del cargo.

Paso 13: Carga a los participantes y sus evaluadores

Asigna a los colaboradores que serán evaluados en este ciclo y vincula a las jefaturas, pares o subordinados encargados de calificarlos.

  1. En Desarrollo Organizacional > Talento > Evaluaciones, haz clic sobre el título de tu evaluación (que se encuentra en estado En configuración).
  2. Haz clic en el botón Acciones (ícono de tres puntos) y elige el método de carga según el volumen de tu dotación:
    1. 2.1. Carga individual o por filtros (Gestionar participantes): Haz clic en Seleccionar participantes, filtra y marca a los colaboradores a evaluar, presiona Agregar participantes y luego Guardar. A continuación, asigna a cada participante sus respectivos evaluadores según los tipos de evaluación activados y haz clic en Guardar.
    2. 2.2. Carga masiva por Excel (Añadir participantes masivamente): Haz clic en Cargar participantes, descarga la plantilla Excel, completa los datos de los evaluados y sus evaluadores en cada columna y sube el archivo a la plataforma.
  3. Revisa la tabla del panel de participantes para verificar que todos los evaluados cuenten con su evaluador asignado y que sus pesos de competencias y metas sumen el 100 %.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Visualizarás la nómina completa de colaboradores y evaluadores en el panel de participantes de la evaluación, sin alertas ni advertencias de configuración pendientes.
  • Importante: Si al configurar la evaluación activaste la opción avanzada Habilitar múltiples evaluaciones, la carga de participantes deberá realizarse obligatoriamente mediante la opción Añadir participantes masivamente.

Paso 14: Inicia tu evaluación de desempeño

Revisa el resumen de validaciones del sistema, cierra la fase de configuración y lanza oficialmente el proceso para que los evaluadores comiencen a calificar a sus equipos.

  1. En Desarrollo Organizacional > Talento > Evaluaciones, haz clic sobre el nombre de la evaluación que acabas de configurar.
  2. Haz clic en el botón Acciones y selecciona Iniciar proceso (también puedes ingresar desde el listado general haciendo clic en Ver resumen de configuración).
  3. En la pantalla de Resumen de configuración, revisa las pestañas General, Formularios, Resultados y Notificaciones (donde puedes marcar el envío de la Notificación de inicio de evaluación a participantes).
  4. Dirígete a la sección final Validaciones y comprueba que todos los chequeos del sistema estén aprobados en verde (si existe alguna observación pendiente, haz clic en el enlace de la validación para ir directamente a corregirla).
  5. Haz clic en el botón Iniciar proceso y confirma la acción.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El estado de tu evaluación cambiará de En configuración a Iniciado en la tabla principal, y los evaluadores recibirán un correo electrónico automático notificándoles que sus formularios ya están disponibles para responder.
  • Ejemplo práctico: Una vez iniciado el proceso, podrás ingresar en cualquier momento a la evaluación para monitorear en tiempo real el porcentaje de avance de respuestas por área o evaluador y enviar recordatorios a quienes tengan formularios pendientes.

¿Qué puedes hacer ahora?

Con tu evaluación de desempeño en marcha, puedes gestionar las siguientes etapas del ciclo de talento desde la plataforma:

  • Monitorear la tasa de avance y enviar recordatorios: Ingresa a tu evaluación en estado Iniciado para supervisar qué evaluadores han completado sus formularios y enviar notificaciones de recordatorio a los pendientes.
  • Ejecutar la etapa de Calibración y Matriz Ninebox: Una vez respondidas las evaluaciones, revisa y ajusta las calificaciones junto a los líderes en las sesiones de calibración y visualiza la distribución del talento en los cuadrantes de desempeño versus potencial (Ninebox).
  • Gestionar el cierre de Feedback y Planes de Acción: Habilita la etapa de Feedback para que las jefaturas compartan el informe de resultados con cada colaborador, registren acuerdos de retroalimentación y creen planes de acción individuales para el próximo periodo.

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