Mantén el control del tiempo libre, la asistencia y las jornadas extraordinarias de tu equipo de forma sencilla desde el primer día con Vacaciones & Ausencias Starter Chile. Esta solución centraliza el registro de novedades laborales de tus colaboradores para que impacten directamente en su historial y en el cálculo mensual de sus liquidaciones de sueldo.
Con esta guía de primeros pasos aprenderás a ajustar los saldos históricos de vacaciones de tu equipo, registrar nuevos descansos, ingresar licencias o permisos, y cargar las horas extras del mes:
- Gestión de vacaciones: Ajusta los días tomados con anterioridad, registra nuevas vacaciones y genera automáticamente el certificado de respaldo en la ficha de cada trabajador.
- Control de ausencias: Centraliza el registro de inasistencias, licencias médicas y permisos con o sin goce de sueldo en un solo lugar.
- Registro de horas extras: Contabiliza el tiempo adicional trabajado por tu equipo para que el recargo legal se pague automáticamente en la liquidación del periodo.
Paso 1: Carga saldos de vacaciones
Registra los días de vacaciones que tus colaboradores ya utilizaron antes de que tu empresa comenzara a usar Buk Starter para que el saldo disponible refleje exactamente los días que les corresponden por ley.
- En el menú lateral izquierdo, dirígete a Administrativo > Colaboradores > Ver colaboradores > Vigentes y haz clic sobre el nombre del trabajador para ingresar a su Ficha del colaborador.
- Selecciona la pestaña Vacaciones.
- Ubica la sección Vacaciones Acumuladas y haz clic en el botón Agregar.
- Ingresa la cantidad de días que el trabajador ya se tomó en periodos previos como un valor negativo (por ejemplo,
-5) e indica la fecha de referencia. - Presiona Guardar.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: El saldo disponible del colaborador se actualizará inmediatamente en su ficha, descontando los días ingresados en negativo del total acumulado desde su fecha de contratación.
- Ejemplo práctico: Si un colaborador ingresó hace un año a tu empresa (acumulando 15 días legales) pero ya se había tomado 5 días antes de implementar Buk Starter, registrar
-5en Vacaciones Acumuladas dejará su saldo exacto en 10 días hábiles disponibles.
Paso 2: Registra vacaciones tomadas
Ingresa los nuevos periodos de descanso de tus trabajadores para descontar automáticamente los días de su saldo y generar el comprobante documental.
- Ingresa a la Ficha del colaborador y selecciona la pestaña Vacaciones.
- Dirígete a la sección Vacaciones Tomadas y haz clic en el botón Agregar.
- En la ventana de registro, completa los datos del descanso:
- 3.1. Tipo de vacación: Selecciona la categoría correspondiente (por ejemplo, vacaciones legales).
- 3.2. Fechas: Ingresa la fecha de inicio y la fecha de término del periodo de vacaciones.
- Haz clic en Guardar.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: El registro aparecerá en la tabla de Vacaciones Tomadas en estado Aprobada, el saldo del trabajador disminuirá automáticamente y se generará el certificado de vacaciones en la pestaña Documentos de su ficha.
- Ejemplo práctico: Al registrar las vacaciones de verano de un colaborador, el sistema descuenta únicamente los días hábiles correspondientes y archiva de inmediato el comprobante listo para firma o descarga en su carpeta digital.
Paso 3: Registra ausencias
Lleva un control organizado de las inasistencias, licencias médicas y permisos de tu equipo para respaldar su historial y asegurar un cálculo exacto de los días trabajados en el mes.
- En el menú lateral izquierdo, ve a Administrativo > Colaboradores > Ver colaboradores > Vigentes y selecciona al trabajador correspondiente.
- Dentro de su ficha, abre la pestaña Asistencia y selecciona la sección Ausencias.
- Haz clic en el botón Registrar Ausencia y elige la categoría que deseas ingresar:
- 3.1. Inasistencia: Para ausencias no justificadas que descuentan el día en la liquidación.
- 3.2. Licencia: Para registrar licencias médicas u otros reposos legales indicando los días de duración y días de aporte.
- 3.3. Permisos: Para descansos autorizados por la empresa o por ley (con o sin goce de sueldo).
- Completa los campos solicitados en el formulario (Fecha de inicio, Duración, Días de Aporte y motivo o detalle según el tipo elegido).
- Presiona Agregar para guardar el registro.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: La ausencia aparecerá detallada en el listado de la pestaña Asistencia del colaborador y se considerará automáticamente al procesar las remuneraciones del periodo abierto.
- Ejemplo práctico: Registrar oportunamente una licencia médica de 4 días en la ficha del trabajador asegura que los días no trabajados queden justificados y que la base imponible y las cotizaciones previsionales se calculen según la normativa chilena.
Paso 4: Registra horas extras
Ingresa las horas extraordinarias realizadas por tus colaboradores en el mes para compensar su tiempo adicional directamente en la liquidación de sueldo del periodo.
- Dirígete a Administrativo > Colaboradores > Ver colaboradores > Vigentes e ingresa a la Ficha del colaborador.
- Selecciona la pestaña Asistencia y haz clic en la sección Horas Extras y Recargos.
- Presiona el botón Registrar horas extras.
- Ingresa la cantidad total de horas realizadas por el trabajador en el periodo y verifica la fecha o mes de aplicación.
- Haz clic en Guardar.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: El registro de horas extras aparecerá actualizado en el listado de Horas Extras y Recargos de la ficha y su monto se incluirá automáticamente al calcular la liquidación del mes.
- Importante sobre el recargo legal: Ten en cuenta que en Buk Starter las horas extras registradas se calculan por defecto con un recargo del 50% sobre el valor de la hora ordinaria, cumpliendo con el recargo legal estándar en Chile.
¿Qué puedes hacer ahora?
Una vez que hayas registrado las vacaciones, ausencias y horas extras del periodo, puedes continuar con la gestión mensual de tu equipo:
- Verificar los certificados de vacaciones: Ingresa a la pestaña Documentos dentro de la ficha del colaborador para descargar o revisar los comprobantes generados por cada vacación aprobada.
- Procesar las remuneraciones del mes: Dirígete a Remuneraciones > Procesos y presiona Procesar para que todas las licencias, inasistencias, permisos sin goce y horas extras impacten automáticamente en las liquidaciones de sueldo.
- Mantener al día las novedades antes del cierre: Registra las ausencias y horas extras dentro del periodo abierto antes de ejecutar el cierre mensual para evitar reliquidaciones posteriores.