Primeros pasos en Nómina Colombia – Mexico

El módulo de Nómina Colombia en Buk centraliza y automatiza el cálculo de sueldos, prestaciones sociales, seguridad social, impuestos y generación de archivos de pago y Nómina Electrónica bajo la normativa laboral colombiana vigente. Su propósito es que puedas liquidar cada periodo con exactitud, trazabilidad y cumplimiento ante la DIAN y los operadores de seguridad social.

A través de este flujo podrás gestionar de punta a punta las operaciones principales del ciclo de pago:

Ítems de devengos y descuentos: Configuración de conceptos salariales (prestacionales) y no salariales, con fórmulas o montos fijos y su respectiva agrupación para Nómina Electrónica.
Gestión de novedades y sobretiempos: Registro individual o masivo de horas extras, recargos nocturnos, dominicales o festivos, incapacidades, licencias y ausencias.
Procesos y subprocesos de pago: Creación de procesos de liquidación por grupos de colaboradores, permitiendo validar comprobantes, ítems y alertas antes del cierre.
Archivos de cierre y Nómina Electrónica: Descarga centralizada de comprobantes en PDF, Libro de Remuneraciones, planos bancarios, archivo PILA, contabilidad y reporte o transmisión de Nómina Electrónica a la DIAN.

Paso 1: Crea y configura tu primer ítem

En este paso crearás los conceptos de devengos (ingresos) o descuentos (deducciones) que utilizarás para liquidar la nómina de tus colaboradores.

En el menú lateral izquierdo, dirígete a Nómina > Ítems.
Selecciona la pestaña Devengos o Descuentos según el concepto que necesites configurar y haz clic en el botón Crear (Crear Devengo o Crear Descuento).
Completa la configuración general del ítem:
1. 3.1. Nombre y Código: Asigna un nombre claro para el comprobante de pago y un código único identificador (usando solo letras, números o guion bajo, sin espacios ni caracteres especiales).
2. 3.2. Prestacional (en Devengos): Selecciona Sí si el concepto es constitutivo de salario (hace base para seguridad social, prestaciones sociales y parafiscales) o No si es un pago no salarial.
3. 3.3. Forma de cálculo: Define si el valor será Fijo, Proporcional Ausencia (se ajusta según los días trabajados) o Formulado.
4. 3.4. Monto a Asignar: Elige si el valor será Igual para todos los colaboradores o Distinto por persona.
En la sección de bases e impuestos, marca los cálculos en los que debe incluirse el concepto y selecciona su Agrupación Nómina Electrónica correspondiente según la clasificación de la DIAN.
Revisa la configuración y haz clic en Guardar.

¿Cómo sabrás que está listo?: El nuevo concepto aparecerá listado en el catálogo de Devengos o Descuentos y estará disponible para asignarse de forma individual o masiva.
Importante: Definir correctamente el campo Prestacional y la Agrupación Nómina Electrónica al momento de crear el ítem evitará diferencias en el cálculo de aportes a seguridad social (PILA), provisiones de prestaciones y reportes ante la DIAN.

Paso 2: Asigna el ítem a un colaborador

En este paso vincularás un devengo o descuento previamente creado a la ficha de un colaborador específico para que se refleje en su liquidación.

Ingresa al listado de Colaboradores y haz clic sobre el nombre del trabajador para abrir su Ficha del colaborador.
Dirígete a la pestaña Ítems, donde visualizarás las secciones de Devengos y Descuentos.
En la sección correspondiente, haz clic en el botón Asignar (Asignar Devengo o Asignar Descuento).
Completa los detalles de la asignación en la ventana emergente:
1. 4.1. Ítem: Selecciona en el desplegable el devengo o descuento que deseas otorgar.
2. 4.2. Monto: Ingresa el valor a pagar o descontar (este campo estará predefinido o deshabilitado si el ítem es de monto igual para todos o formulado).
3. 4.3. Vigencia: Define la Fecha de inicio (mes desde el cual aplica) y la Fecha de término (para un pago de cuota única en el mes actual, selecciona el mismo periodo en ambos campos; para un concepto indefinido, deja la fecha de término en blanco).
Haz clic en Asignar para guardar el registro.

¿Cómo sabrás que está listo?: El ítem aparecerá registrado en la pestaña Ítems de la ficha del colaborador con su monto y periodo de vigencia, y se reflejará automáticamente en la simulación de su comprobante de pago.
Sugerencia: Antes de finalizar la carga individual, verifica en el comprobante del colaborador que el valor calculado y el comportamiento frente a los días trabajados coincidan con lo esperado.

Paso 3: Asigna ítems de forma masiva (opcional)

En este paso aprenderás a cargar devengos o descuentos para múltiples colaboradores al mismo tiempo mediante plantillas de Excel.

En el menú lateral izquierdo, ve a Reportería > Importadores > Importadores y selecciona el importador Ítems.
Configura los parámetros de la carga antes de descargar la plantilla:
1. 2.1. Periodo: Selecciona el mes y año en que se aplicarán los conceptos.
2. 2.2. Ítem a Cargar: Elige un ítem específico del listado o marca la opción Cargar Múltiples Tipos de Bonos Simultáneamente si deseas incluir varios conceptos en un mismo archivo.
3. 2.3. Opciones adicionales: Marca según tu necesidad Recalcular Comprobantes, Sobrescribir Montos de Ítems ya Asignados o Reajuste porcentual.
4. 2.4. Tipo de cuota: Selecciona Cuota Única (solo aplica en el periodo seleccionado), Agregar Número de Cuotas en Template (para definir la duración en meses dentro del Excel) o Sin fecha de término (permanente).
Haz clic en Descargar Template para obtener el archivo Excel con la estructura exacta requerida.
Abre el archivo descargado, ingresa el Número de documento de cada colaborador, el monto del ítem y los campos adicionales solicitados sin modificar ni eliminar los encabezados de las columnas, y guarda los cambios.
Regresa a la pantalla del importador en Buk, haz clic en Seleccionar archivo, adjunta tu documento Excel completado y confirma la importación.

¿Cómo sabrás que está listo?: El sistema mostrará el resultado de la carga indicando que los registros fueron procesados con éxito y podrás verificar los montos asignados en las fichas de los colaboradores o en sus comprobantes.
Importante: Nunca cambies el nombre de las columnas de la plantilla descargada ni agregues fórmulas o formatos especiales en las celdas de montos, ya que esto generará errores de validación al subir el archivo.

Paso 4: Registra horas extras individualmente

En este paso ingresarás horas extras y recargos (nocturnos, dominicales o festivos) directamente en el perfil de un colaborador para su pago en el periodo.

Ingresa a la Ficha del colaborador y selecciona la pestaña Asistencia.
Dirígete a la sección Horas Extras y Recargos y asegúrate de tener seleccionado el Periodo de nómina correcto.
Haz clic en el botón Registrar Horas Extras (o Registrar Recargos, según el concepto que vayas a reportar).
Completa los campos del formulario:
1. 4.1. Tipo sobretiempo: Selecciona el tipo de hora extra o recargo (por ejemplo, Hora Extra Diurna, Hora Extra Nocturna, Recargo Nocturno o Dominical/Festivo).
2. 4.2. Fecha: Indica el día en que se realizó el trabajo suplementario.
3. 4.3. Cantidad: Ingresa el número de horas trabajadas (puedes registrar fracciones usando decimales, por ejemplo 1.5 para una hora y media).
4. 4.4. Opciones avanzadas (opcional): Si necesitas imputar el gasto a una unidad distinta o dejar respaldo, despliega las opciones avanzadas para indicar un Centro de costo o un Comentario.
Haz clic en Guardar (o Registrar) para confirmar.

¿Cómo sabrás que está listo?: El registro aparecerá en el listado de Horas Extras y Recargos de la pestaña Asistencia del colaborador y el valor liquidado se sumará automáticamente a su comprobante del mes.
Sugerencia: Revisa en el comprobante de pago que el factor multiplicador aplicado corresponda al tipo de hora extra o recargo vigente según la normativa colombiana.

Paso 5: Registra horas extras de forma masiva (opcional)

En este paso cargarás mediante un archivo Excel los sobretiempos y recargos de varios colaboradores en una sola operación.

En el menú lateral izquierdo, ingresa a Reportería > Importadores > Importadores.
Ubica la sección Asistencia y haz clic en el importador Horas Extras.
Selecciona los parámetros del periodo y haz clic en Descargar template para bajar la plantilla oficial en Excel.
Completa el archivo indicando por cada fila el número de identificación del colaborador, la fecha, el tipo de hora extra o recargo y la cantidad de horas, respetando intactos los títulos de las columnas.
Guarda el archivo en tu equipo, vuelve a Buk y súbelo haciendo clic en Seleccionar Archivo.

¿Cómo sabrás que está listo?: La plataforma confirmará que el archivo fue cargado sin errores y las horas extras se verán reflejadas en la pestaña Asistencia de cada colaborador incluido en la planilla.
Ejemplo práctico: Si tu operación consolida el reporte de sobretiempos al cierre de la quincena o del mes, este importador te permite procesar cientos de registros en pocos segundos sin ingresar ficha por ficha.

Paso 6: Registra novedades individualmente

En este paso reportarás ausentismos como incapacidades, licencias remuneradas o no remuneradas, suspensiones o inasistencias en la ficha de un trabajador.

Ingresa a la Ficha del colaborador, dirígete a la pestaña Asistencia y ubica el bloque Ausencias.
Haz clic en el botón Registrar Ausencia y selecciona la categoría de novedad que deseas ingresar: Inasistencia, Licencias o Incapacidades.
Completa el detalle según el tipo de novedad:
1. 3.1. Tipo de ausencia: Elige el subtipo específico (por ejemplo, en Licencias puedes elegir Remunerada, No remunerada, Maternidad/Paternidad, Luto, Calamidad doméstica, Suspensión o Día de la familia, indicando si el soporte es en formato Físico o Electrónico; en Incapacidades, elige el origen común o laboral).
2. 3.2. Fechas y duración: Ingresa la Fecha de inicio de la novedad y la Duración (días) o fecha de término, adjuntando los datos diagnósticos o de soporte si aplica.
3. 3.3. Opciones avanzadas: Despliega esta sección si requieres Activar Suplencia, definir una Fecha de inicio de aplicación distinta (cuando la novedad ocurre tras el corte de nómina y deseas aplicarla en el periodo siguiente) o marcar la casilla Aportar 4 % Pensión (disponible en licencias no remuneradas, inasistencias o suspensiones cuando la empresa decide asumir el aporte del 4 % de pensión del colaborador en PILA).
Haz clic en Agregar para guardar la novedad.

¿Cómo sabrás que está listo?: La ausencia quedará listada en la sección Ausencias del colaborador y el comprobante de pago ajustará automáticamente los días trabajados y el pago del auxilio o licencia correspondiente.
Importante: Utilizar el campo Fecha de inicio de aplicación es clave para novedades extemporáneas, ya que te permite registrar la fecha real en que ocurrió el evento para efectos de seguridad social mientras descuentas o pagas su efecto en el periodo de nómina abierto.

Paso 7: Registra novedades de forma masiva (opcional)

En este paso importarás ausencias, licencias o incapacidades para múltiples colaboradores simultáneamente usando una plantilla de carga masiva.

En el menú lateral izquierdo, dirígete a Reportería > Importadores > Importadores.
En la categoría de Asistencia, selecciona el importador Ausencias por día (o el importador específico de incapacidades/licencias según el tipo de novedad a reportar).
Haz clic en Descargar template para obtener el archivo Excel de carga.
Completa en la planilla el documento de identidad de cada colaborador, el tipo exacto de ausencia, la fecha de inicio y la cantidad de días, sin alterar la estructura de columnas del archivo.
Guarda el documento en tu computador, haz clic en Seleccionar archivo dentro del importador y ejecuta la carga.

¿Cómo sabrás que está listo?: El importador notificará la carga exitosa y todas las novedades aparecerán registradas en el historial de Asistencia de los colaboradores y en sus liquidaciones del periodo.
Sugerencia: Verifica que los nombres de los tipos de ausencia ingresados en el Excel coincidan exactamente con el catálogo configurado en tu plataforma para evitar rechazos de validación.

Paso 8: Crea tu primer proceso de pago

En este paso crearás un proceso o subproceso de nómina para agrupar a los colaboradores, calcular sus comprobantes y revisar las alertas del periodo.

En el menú lateral izquierdo, ve a Nómina > Procesos > Procesos.
Haz clic sobre el Período (mes y año) que vas a procesar para abrir su vista detallada y dirígete a la pestaña Procesos.
Haz clic en el botón Crear Proceso y completa la configuración inicial:
1. 3.1. Nombre del proceso: Asigna un nombre identificable (por ejemplo, Nómina Primera Quincena, Nómina Mensual Administrativo o Anticipo).
2. 3.2. Tipo de proceso: Selecciona si corresponde a Sueldo, Anticipo u otro tipo habilitado.
En la sección de selección de colaboradores, utiliza los filtros disponibles (por empresa, centro de costo, área o tipo de contrato) para elegir quiénes integrarán esta liquidación y haz clic en Agregar Participantes.
Confirma la operación haciendo clic en Crear Proceso.

¿Cómo sabrás que está listo?: El proceso se creará en la etapa Iniciado y al ingresar en él verás habilitadas las pestañas Comprobantes, Ítems y Alertas con el cálculo detallado para cada participante.
Sugerencia: Revisa siempre la pestaña Alertas dentro del proceso antes de avanzar de etapa; allí Buk te advertirá sobre netos negativos, colaboradores sin cuenta bancaria o variaciones inusuales respecto al mes anterior.

Paso 9: Descarga tus archivos de pago y seguridad social

En este paso avanzarás tu proceso de nómina a etapa de revisión y descargarás los reportes oficiales, planos bancarios, contabilidad y el archivo PILA.

Dentro de tu proceso de nómina en Nómina > Procesos, una vez validados los comprobantes y las alertas, haz clic en el botón Continuar para avanzar el proceso de la etapa Iniciado a la etapa En Revisión.
En el menú lateral izquierdo, dirígete a Nómina > Archivos y Pagos.
En esta vista encontrarás las pestañas Abiertos (para los procesos del periodo en curso) y Cerrados (histórico de periodos finalizados).
Ubica tu proceso de pago y descarga los archivos generados haciendo clic sobre el ícono correspondiente:
1. 4.1. Comprobantes PDF: Desprendibles de pago individuales o consolidados de los colaboradores.
2. 4.2. Libro de Remuneraciones: Sabana completa en Excel con el desglose de todos los devengos, descuentos, bases y provisiones del proceso.
3. 4.3. Plano bancario: Archivo con el formato específico de tu entidad bancaria para dispersar el pago de nómina.
4. 4.4. Contabilidad: Comprobante contable con la imputación por cuentas y centros de costo.
5. 4.5. PILA: Archivo plano de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes listo para cargar en tu operador de seguridad social.

¿Cómo sabrás que está listo?: Los archivos se descargarán en tu equipo con la información consolidada de los colaboradores incluidos en el proceso en revisión o pagado.
Importante: Recuerda que para que un subproceso genere sus archivos definitivos en Archivos y Pagos, debe haber superado la etapa Iniciado y encontrarse al menos en estado En Revisión.

Paso 10: Descarga la Nómina Electrónica en Excel

En este paso revisarás y exportarás en Excel el consolidado de Nómina Electrónica para auditar los valores agrupados antes de su validación y envío a la DIAN.

En el menú lateral izquierdo, dirígete a Nómina > Nómina Electrónica.
Asegúrate de estar en la pestaña Nómina y selecciona el Mes o periodo que deseas consultar.
Marca la casilla de selección de los colaboradores que vas a revisar (puedes seleccionarlos todos desde el encabezado de la tabla).
Haz clic en el botón Acciones y selecciona la opción Exportar Excel.
Abre el archivo descargado para verificar que los devengos, deducciones y totales por colaborador coincidan con tu Libro de Remuneraciones y que todos los ítems tengan su agrupación DIAN asignada.

¿Cómo sabrás que está listo?: Se descargará un archivo Excel con el detalle de las agrupaciones de Nómina Electrónica por cada trabajador seleccionado, dejándote listo para ejecutar desde el mismo menú Acciones las opciones de Validar Nómina y Enviar Nómina.
Importante: De acuerdo con la normativa de la DIAN, la transmisión de la Nómina Electrónica debe realizarse dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente al periodo liquidado.

¿Qué puedes hacer ahora?

Transmitir la Nómina Electrónica a la DIAN: Una vez auditado el Excel en Nómina > Nómina Electrónica, utiliza las opciones Validar Nómina y Enviar Nómina para emitir los documentos soporte de pago de nómina electrónica.
Marcar el proceso como Pagado y publicar comprobantes: Cuando hayas efectuado la dispersión bancaria, avanza tu proceso en Nómina > Procesos a la etapa Pagado para cerrar la edición y disponibilizar los desprendibles de pago a los colaboradores.
Conciliar el archivo PILA con tu operador: Sube el plano descargado desde Archivos y Pagos en la plataforma de tu operador de información y verifica que las novedades de ingreso, retiro, vacaciones e incapacidades coincidan con tu liquidación.