Configuraciones del Módulo Documentos y Firma en Buk

En esta guía conocerás en detalle cada una de las opciones de configuración disponibles en el menú lateral del módulo Documentos y Firma dentro de la plataforma Buk, y cómo te ayudan a mejorar la gestión documental en tu empresa. A través de estas instrucciones, aprenderás el propósito, la utilidad y el comportamiento de las opciones de firma electrónica, seguridad, descargas masivas de archivos, identificadores correlativos y permisos especiales del sistema.

⚠️ Requisito previo obligatorio:

Solo pueden firmar documentos en Buk las personas que tienen ficha y usuario creados en el sistema. No es posible habilitar la firma para personas externas que no cuenten con ficha ni usuario.

Ruta principal de configuración

Para comenzar a personalizar los parámetros del módulo, dirígete a la siguiente ubicación dentro del menú de la plataforma:

Ruta: Administrativo → Documentos y firma → Configuraciones

Detalle de las configuraciones disponibles

A continuación, se detalla el funcionamiento de cada una de las opciones organizadas según su área correspondiente:

1. Firma Electrónica

En esta sección podrás definir las reglas que regirán para los representantes legales al momento de firmar documentación:

• 🔐 Permitir la firma de cualquier Representante Legal

  • Descripción y utilidad: Permite que cualquier Representante Legal de la empresa pueda firmar documentos clave como certificados de vacaciones o finiquitos. Es una opción muy útil cuando hay múltiples representantes autorizados.

  • Comportamiento al estar activada: Permite que cualquier Representante Legal asignado en el sistema pueda firmar los certificados de vacaciones, finiquitos o documentos autogestionables solicitados por los colaboradores (siempre que la plantilla del documento lo requiera).

  • Comportamiento al estar desactivada: La solicitud de firma se asignará únicamente y de forma automática al Representante Legal configurado por defecto (o al secundario, según la lógica del sistema). Si está desactivado, solo firmará el representante asignado por defecto o secundario.

• 📩 Enviar copia a Representantes Legales

  • Descripción y utilidad: Automáticamente enviará una copia del documento firmado a todos los representantes que participaron del proceso. Es ideal para mantener la transparencia y trazabilidad legal en la firma de documentos.

  • Objetivo: Notificar y respaldar a los firmantes.

  • Comportamiento al activar: Cada Representante Legal que haya intervenido firmando el documento recibirá de forma automática una copia digital del documento finalizado.

2. Seguridad

En esta sección podrás gestionar el acceso a la verificación pública de los documentos:

• 📎 Descargar documentos vía QR sin usuario

  • Descripción y utilidad: Permite a cualquier persona con el QR de validación descargar el documento, sin necesidad de acceder a Buk. Es útil para compartir documentos firmados de forma segura y simple con externos o colaboradores sin cuenta activa.

  • Objetivo: Facilitar el acceso y la verificación pública de documentos firmados.

  • Comportamiento al activar: Habilita la descarga directa de un documento escaneando su código QR o ingresando al enlace (URL) de validación, sin exigir iniciar sesión ni poseer una cuenta de usuario en el sistema.

3. Descarga masiva de documentos

Para ajustar la forma en que se estructuran los archivos descargados masivamente, debes situarte en la siguiente ubicación dentro de las opciones de configuración:

Ruta:

Administrativo → Documentos y firma → Configuraciones → Descarga masiva de documentos

En este apartado tendrás para habilitar las siguientes opciones:

• 📁 Descarga masiva en carpetas

  • Descripción y utilidad: Organiza automáticamente los documentos descargados en carpetas dentro del archivo .zip. Mejora la clasificación y el orden, siendo especialmente útil en procesos de alta demanda documental.

  • Comportamiento al activarla: Los documentos descargados masivamente se organizarán en carpetas.

  • Comportamiento al estar desactivada: Los archivos se descargarán juntos en un sólo archivo .zip, diferenciados únicamente por su nombre.

• 👤 Descarga masiva por colaborador

  • Descripción y utilidad: Incluye el nombre del colaborador en cada archivo descargado. Facilita la identificación rápida de documentos sin necesidad de abrirlos.

  • Comportamiento al activarla: Los documentos descargados masivamente usarán el nombre del colaborador en el nombre del archivo.

  • Comportamiento al estar desactivada: El nombre del archivo prescindirá de dicha identificación (por ejemplo: nombre-colaborador-firma-contrato.pdf pasaría a ser firma-contrato.pdf).

• 🗃️ Descarga masiva manteniendo estructura de carpetas

  • Descripción y utilidad: Mantiene la misma estructura de carpetas de la ficha del colaborador al descargar documentos. Es ideal para equipos que ya trabajan con esa estructura internamente y desean continuidad.

  • Comportamiento al activarla: Los documentos descargados masivamente respetarán la estructura de carpetas de la ficha del colaborador.

Paso a paso: Cómo ejecutar la descarga masiva de documentos

💡 Para ejecutar la descarga masiva de tus archivos aplicando las preferencias de organización configuradas anteriormente, sigue estos pasos:

Ruta:

Administrativo → Documentos y Firma → Documentos

1. Seleccionar los documentos: Una vez ubicado en la sección de documentos, selecciona los archivos que deseas descargar utilizando la casilla de selección masiva o haciendo clic en la opción "Seleccionar todos".

2. Ingresar al menú de acciones: A continuación, dirígete a la parte superior y haz clic en el menú Acciones.

3. Seleccionar la opción de descarga: Dentro de la lista desplegable, elige "Descargar documentos".

4. Obtener el archivo compilado: Al realizar esto, Buk generará automáticamente un archivo comprimido .zip que contendrá los archivos PDF seleccionados, aplicando la modalidad de organización (carpetas, nombres por colaborador o estructura de ficha) que tengas activada previamente.

4. Otras configuraciones

• 🗑️ Permitir eliminar documentos firmados

  • Descripción: Otorga al usuario con perfil Superadmin la posibilidad de eliminar documentos firmados de forma masiva.

  • Advertencia y utilidad: Es útil en casos de error o requerimientos legales, pero debe usarse con extrema precaución.

5. Identificadores

• Habilitar identificador correlativo

  • Objetivo: Asegurar la trazabilidad, orden y control de los archivos emitidos por el sistema.

  • Comportamiento al activar: Asigna y mecha (estampa) un código o folio correlativo visible en la totalidad de las páginas de cada documento generado.

Resultado esperado

Si configuraste los parámetros y ejecutaste las acciones de manera correcta, obtendrás los siguientes resultados:

• Los procesos de firma electrónica se asignarán según las reglas definidas (permitiendo la firma a cualquier representante legal o restringiéndola únicamente al asignado por defecto/secundario) y se enviará una copia digital automática a todos los firmantes intervinientes si activaste dicha casilla.

• Cualquier persona en posesión de un código QR o enlace URL de validación podrá descargar directamente los documentos sin tener que iniciar sesión en el sistema.

• Al ejecutar descargas desde la ruta Administrativo > Documentos y Firma > Documentos, obtendrás un archivo .zip organizado respetando las combinaciones activas (carpetas individuales, inclusión del nombre del colaborador o la estructura de carpetas de la ficha).

• La totalidad de las páginas de los documentos generados mostrarán estampado un código o folio correlativo visible para un mejor control y trazabilidad.

• El rol Superadmin dispondrá de la facultad para eliminar documentos firmados de forma masiva ante eventuales errores o exigencias legales.

Consideraciones adicionales

• Restricción estricta de firma: No existe la posibilidad de habilitar la firma de documentos para personas externas que no dispongan de ficha y cuenta de usuario creadas formalmente en Buk.

• Precaución al eliminar: La eliminación masiva de documentos firmados reservada para el Superadmin debe manejarse con cuidado debido al impacto que implica la supresión de registros con respaldo legal.

• Nomenclatura de archivos: Ten en cuenta que si mantienes desactivada la "Descarga masiva por colaborador", la denominación del archivo se acortará de nombre-colaborador-firma-contrato.pdf a firma-contrato.pdf.