¿Cómo registrar vacaciones a empleados? – Mexico

Objetivo:

Este artículo tiene como objetivo guiar a administradores o usuarios con permisos de modificación en el proceso de registrar vacaciones de colaboradores, tanto de manera individual como masiva, directamente en la plataforma Buk. Se busca proporcionar una explicación clara y detallada para que el proceso se realice de manera eficiente y sin contratiempos.

Alcance / Limitaciones:

Este artículo está dirigido exclusivamente a administradores o usuarios que cuenten con permisos para modificar la información de vacaciones de los colaboradores en la plataforma. No aplica para colaboradores que deben solicitar sus vacaciones a través de su portal. Es importante tener en cuenta que la funcionalidad de vacaciones de media jornada solo estará disponible si el tipo de vacaciones configurado permite el uso de días parciales. Además, esta opción solo puede aplicarse al último día del período de vacaciones y no a días intermedios.

Proceso en Plataforma Individual:

Para asignar vacaciones a un colaborador desde la plataforma, dirígete a su Ficha del Colaborador >> Vacaciones >> Vacaciones Tomadas y haz clic en el botón Agregar. Se desplegará una ventana emergente donde deberás ingresar el "Tipo de Vacación", las fechas de inicio y término (ambas fechas incluidas) y, si lo deseas, puedes añadir un comentario adicional.

Si el tipo de vacación seleccionado permite el uso de días parciales, podrás activar la opción "Último día como media jornada". Al hacerlo, se habilitará un campo para indicar a qué parte de la jornada corresponde el medio día: Inicio de jornada o Final de jornada.

Tomar Vacaciones 2.png

Una vez guardadas, las vacaciones quedarán automáticamente en estado "Aprobada", y se generará un certificado de vacaciones, el cual podrás revisar desde la pestaña Documentos del colaborador, dentro de la carpeta Vacaciones.

En caso de haber cometido un error en la asignación, puedes editar o eliminar el registro utilizando los íconos del lápiz o la papelera, respectivamente.

Aprobada Vacacion.png

Además, en la misma Ficha del colaborador encontrarás un recuadro de Vacaciones, donde podrás visualizar el saldo disponible por tipo de vacación y utilizar un selector de fecha para consultar los saldos acumulados a una fecha específica.

Proceso en Plataforma Masivo:

Si necesitas cargar vacaciones para varios colaboradores al mismo tiempo, puedes hacerlo a través del importador de registros. Para ello, ve a Información >> Importadores >> Importadores >> Asistencia >> Registros Vacaciones Tomadas, y haz clic en el Importador. Se abrirá una ventana emergente donde deberás seleccionar el "Tipo de Vacación" a asignar.

Si deseas registrar jornadas parciales, y el tipo de vacación lo permite, marca la opción "Asignar Tipo de Jornada" para incluir este campo en la plantilla de carga.

Resgistro Vacaciones Tomadas.png

Además, en esta ventana emergente encontrarás otros checkboxes que te permiten realizar acciones adicionales según lo que necesites registrar:

Ignorar límite de sobregiro de vacaciones: si marcas esta opción, podrás registrar vacaciones aunque el colaborador no cuente con saldo suficiente. Esto es útil, por ejemplo, cuando se necesita ingresar vacaciones tomadas en el pasado que fueron autorizadas con sobregiro, o en casos especiales donde se permita exceder el saldo disponible, incluso si el tipo de vacación no lo permite por defecto.
Borrar todo: al seleccionar esta opción, se eliminarán todos los registros anteriores asociados al tipo de vacación que selecciones, pero se mantendrán los saldos devengados hasta ese momento. Es útil cuando se quiere limpiar el historial de registros sin perder el cálculo acumulado de vacaciones.
Ajustar saldo de vacaciones: esta opción permite ajustar el saldo actual del colaborador sumando los días del nuevo registro, como si fueran días adicionales. Por ejemplo, si el colaborador tiene 10 días de saldo y se registran 2 días de vacaciones, el sistema ajustará el saldo a 12 días, de forma que al descontar las vacaciones quede nuevamente en 10 días.

Luego, al descargar la plantilla del importador deberás completar los siguientes campos:

Número de Documento: Ingresa el RUT o DNI del colaborador (por ejemplo, 12.345.678-9).
Fecha de inicio: Ingresa la fecha en la que comienzan las vacaciones (inclusive).
Fecha de término: Ingresa la fecha en la que finalizan las vacaciones (inclusive).
Días tomados: Indica la cantidad total de días que se tomarán (debe coincidir con el rango de fechas).
Tipo de Jornada (si seleccionaste el checkbox): Indica si se trata de una "jornada_completa" (días enteros) o una media jornada al "inicio_jornada" o "final_jornada". Esta opción solo se utiliza si el número de días tomados es decimal (por ejemplo, 2.5 días), y aplica únicamente para el último día del período vacacional.
Comentario (Opcional): Puedes incluir una observación sobre la asignación de vacaciones si lo deseas.

Una vez que hayas completado la plantilla, súbela a la plataforma asegurándote de haber seleccionado correctamente todas las opciones y campos requeridos.

Palabras Claves:

Vacaciones, registrar vacaciones, asignar vacaciones, tomar vacaciones, administrador, importador, colaborador, certificado de vacaciones, media jornada, vacaciones parciales.